12.09.2023 – 14:00

So helfen Mitarbeiterbefragungen beim Fachkräftemangel

Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig für Unternehmen. Aufgrund des demografischen Wandels und weiterer Faktoren stellt die Suche nach Fachkräften jedoch immer mehr Unternehmen vor Herausforderungen. Um dem aktuellen Fachkräftemangel zu begegnen, sind innovative Ansätze, Engagement und perspektivisches Handeln gefragt. Wie eine Mitarbeiterbefragung die Suche erfolgreicher machen kann und was dabei wichtig ist, das erfahren Sie in diesem Artikel der sich mit dem Thema Mitarbeiterbefragungen als Baustein gegen den Fachkräftemangel beschäftigt.

Eine Mitarbeiterbefragung ist eine anonym durchgeführte Befragung der Belegschaft, welche sich nur auf einzelne Abteilungen oder das gesamte Unternehmen beziehen kann. Inhaltlich befassen sich solche Mitarbeiterbefragungen üblicherweise mit dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden und wollen deren Meinung zum Arbeitsplatz, Arbeitsalltag und der Beziehung zu ihren Vorgesetzten und Kollegen erfassen. Nach Durchführung der Befragung wird diese ausgewertet und die Ergebnisse lassen sich gewinnbringend für das Unternehmen, die Personalsuche und den Aufbau einer Arbeitgebermarke nutzen.

Befragungen der eigenen Mitarbeitenden können einerseits unternehmensintern durchgeführt und ausgewertet werden, wozu einzelne Angestellte als kleines Team mit dieser Aufgabe betraut werden und die Ergebnisse anschließend in die Führungsebene des Unternehmens kommunizieren.

Andererseits lässt sich eine Mitarbeiterbefragung auch an einen externen Dienstleister auslagern, welcher von der Planung und Erarbeitung der Fragebögen über die Durchführung bis hin zur Auswertung und Präsentation der Umfrageergebnisse sämtliche Aufgaben übernimmt. Das Beauftragen eines externen Dienstleisters ist immer dann sinnvoll, wenn in der eigenen Belegschaft eines Unternehmens keine ausreichend qualifizierten Kräfte für eine solche Befragung vorhanden sind oder diese keine freie Kapazität für eine zusätzliche Aufgabe haben.

Aber auch wenn man sich durch eine unabhängige Befragung mehr Neutralität wünscht, kann es sinnvoll sein einen externen Anbieter mit einer Mitarbeiterbefragung zu beauftragen. Gerade externe Anbieter haben eine Expertise welche Fragen man stellen sollte und wie man diese auswertet.

Die Befragung der eigenen Mitarbeiter hat gleich mehrere Vorteile für Unternehmen, welche sich einerseits auf die Belegschaft selbst und andererseits auf das Employer Branding und somit die Gewinnung neuer Fachkräfte auswirken. Daher ist es sinnvoll, die Befragung so anzulegen, dass sowohl bereits vorhandene Mitarbeiter als auch die Personalabteilung und das Marketing im Anschluss von den Ergebnissen profitieren und sie für ihre Zwecke nutzen können. Ein dritter Aspekt ist das Management des Unternehmens, welches ebenfalls wichtige Erkenntnisse aus den Befragungsergebnissen gewinnen und daraus entsprechende Schlüsse für die Zukunft ziehen kann.

Werden Mitarbeiter zu ihrer Meinung über ihren Arbeitgeber, den Arbeitsplatz und die Strukturen im Arbeitsalltag befragt, fühlen sie sich ernst genommen und erfahren eine Form der Wertschätzung. Das wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Belegschaft aus und kann dadurch die Bindung von Fachkräften an Sie als Arbeitgeber verbessern und sich zudem positiv auf die Reduktion der Fluktuation im Unternehmen auswirken.

Gleichzeitig haben Angestellte bei solchen Befragungen die Gelegenheit, Verbesserungsvorschläge zu machen und konstruktive Kritik zu üben. Gerade aus diesen Punkten lassen sich bei der Auswertung der Befragung wichtige Erkenntnisse ziehen. Basierend auf Verbesserungsvorschlägen aus der eigenen Belegschaft können möglicherweise Arbeitsabläufe effizienter oder mitarbeiterfreundlicher gestaltet werden.

Auch Anpassungen der Arbeitsplätze sind basierend auf unternehmensinternen Vorschlägen möglich und tragen zu einem besseren Arbeitsklima bei. Davon profitieren sowohl die Angestellten selbst als auch das Unternehmen. Schließlich arbeiten zufriedene Angestellte motivierter, engagierter und weisen weniger Fehlzeiten auf.

Bei der Planung und Durchführung sind einige Rahmenbedingungen zu beachten, welche in jedem Fall eingehalten werden müssen. Dazu zählen beispielsweise rechtliche Aspekte wie die Tatsache, dass sämtliche Vorgaben des Datenschutzes zwingend zu berücksichtigen sind. Außerdem müssen solche Umfragen vollständig anonym sein, wenn Sie ehrliche Antworten erhalten möchten, die Sie später für verschiedene Zwecke nutzen können. Ebenfalls zu den essenziellen Rahmenbedingungen gehört, dass die Fragebögen leicht verständlich sein müssen.

In der ersten Phase wird von den mit der Befragung beauftragten Personen in Zusammenarbeit mit der Unternehmensführung das Ziel definiert. Warum soll eine Befragung durchgeführt werden, welche Erkenntnisse wünscht sich das Management und wie sollen die Erkenntnisse im Anschluss genutzt werden?

Diese wichtigen Fragen werden zu Beginn des Projekts geklärt. Mögliche Ziele einer Befragung können eine Auswertung der Mitarbeiterbindung, eine Stärkung des Employer Brandings, die Optimierung von Arbeitsprozessen und der Arbeitsumgebung oder die Qualitätserfassung sein. Die im Team definierten Ziele sollten innerhalb des Unternehmens offen kommuniziert werden, um die Bereitschaft der Teilnahme zu steigern und durch Transparenz für Akzeptanz zu sorgen.

Basierend auf der beschlossenen Zielsetzung werden anschließend die Fragebögen erarbeitet. Inhaltlich richten sie sich nach dem Ziel der Befragung. Sie sollten einfach formuliert und leicht verständlich sein. Sofern bereits in der Vergangenheit eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt wurde, können einzelne Fragen aus dem früheren Fragebogen erneut aufgegriffen werden. Das hat den Vorteil, dass sich daraus Entwicklungen ableiten und Veränderungen messen lassen. Zudem muss erfasst werden, wie viel Zeit für das Ausfüllen des fertigen Fragebogens voraussichtlich benötigt wird. Diese zeitliche Einschätzung ist wichtig für die weitere Planung der Befragung. Sobald die Fragebögen fertiggestellt sind, beginnt die Durchführung der Befragung. Hierzu werden die Bögen wahlweise in gedruckter Form oder digital an die Mitarbeiter ausgehändigt. Ihnen sollte außerdem ein Zeitfenster für die Bearbeitung vorgegeben werden.

Eine repräsentative Befragung der Mitarbeiter kann als Grundlage für verschiedene Entscheidungen genutzt werden. Ebenso lässt sich eine Mitarbeiterbefragung auch extern nutzen. Das ist beispielsweise durch verschiedene Auszeichnungen möglich, die Unternehmen als Arbeitgeber erhalten, wenn sie gewisse Kriterien erfüllen.

Beispiele für solche Auszeichnungen sind " Top Arbeitgeber (DIQP)" und " Familienfreundlicher Arbeitgeber (DIQP)". Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Befragung durch das Marktforschungsunternehmen SQC-QualityCert GmbH ausgeführt wurde. Außerdem müssen die Ergebnisse belegen, dass es sich bei Ihrem Unternehmen nach Meinung der Beschäftigten tatsächlich in einen familienfreundlichen Arbeitgeber oder einen Top Arbeitgeber handelt.

Statt der genannten Auszeichnungen kann das Ergebnis der Mitarbeiterbefragung in komprimierter Form selbstverständlich auch auf andere Weise nach außen kommuniziert werden. Hier sind Aussagen wie "Unser Unternehmen wird von 99,5 Prozent der Beschäftigten laut der letzten Mitarbeiterbefragung als Arbeitgeber weiterempfohlen" oder "100 Prozent der Beschäftigten würden sich laut Mitarbeiterbefragung wieder bei uns bewerben" denkbar, wenn dies die tatsächlichen Ergebnisse der Befragung sind.

Um solche Ergebnisse oder auch Auszeichnungen als Arbeitgeber zu kommunizieren, sollte man neben der eignen Website auch einen unternehmenseigenen Blog und soziale Netzwerke für die Veröffentlichung nutzen.

Die Auswertung und Präsentation der Ergebnisse lassen sich zudem für das Employer Branding einsetzen. Ein wichtiger Vorteil einer Umfrage unter den eigenen Mitarbeitern ist, dass Sie hier Meinungen von noch bei Ihnen beschäftigten Personen erhalten. Andere Arbeitgeberbewertungen beispielsweise auf großen Jobportalen stammen hingegen in der Regel von ehemaligen Mitarbeitern und können daher basierend auf Enttäuschung, Unzufriedenheit und Frustration unterdurchschnittlich schlecht ausfallen. Eine repräsentative Mitarbeiterumfrage hingegen gibt Ihnen als Arbeitgeber ein wichtiges Feedback und zeigt bereits vorhandene Stärken auf. Diese sollten im Rahmen des Employer Brandings an potenzielle Bewerber und interessierte Personen kommuniziert werden. Das steigert Ihre Attraktivität als Arbeitgeber gerade im Kampf um Fachkräfte.

Nicht zu vernachlässigen ist der Aspekt, dass eine Umfrage innerhalb der Belegschaft ein Zeichen der Wertschätzung des Arbeitgebers gegenüber seinem Team darstellt. Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen, in Prozesse einbezogen und gehört. Das trifft jedoch nur dann zu, wenn basierend auf dem Befragungsergebnissen zeitnah Entscheidungen zu Optimierungen getroffen werden. Durch eine Befragung aufgefallene Schwächen, Potenziale zur Optimierung oder Missstände lassen sich gezielt angehen. Das führt zu einer Verbesserung der Arbeitssituation für die Belegschaft und gibt ihr die Gewissheit, dass die Befragung tatsächlich zu Veränderungen in ihrem Sinne geführt hat. Dadurch stärken Sie die Mitarbeiterbindung an Ihr Unternehmen und können wertvolle Fachkräfte aus den eigenen Reihen bestenfalls langfristig an Ihr Unternehmen binden.

Mitarbeiterumfragen sind ein wichtiges Instrument für das Employer Branding, die Optimierung von Arbeitsprozessen und das Erkennen sowie Ausschöpfen von Potenzialen. Solche Befragungen können sowohl von Mitarbeitern aus Ihrem Unternehmen als auch von externen Dienstleistern durchgeführt werden und liefern viele wertvolle Erkenntnisse. Deshalb gehören sie zu den Erfolgsfaktoren von zukunftsorientierten und innovativen Unternehmen - unabhängig von der Branche und Betriebsgröße.

Dies kann auch Nikolaus Fleischhacker, der Geschäftsführer der ORANIER Unternehmensgruppe aus Haiger bestätigen. Sein Unternehmen hat gerade eine unabhängige Mitarbeiterbefragung nach dem Standard des DIQP Deutsches Institut für Qualitätsstandards und -prüfung e.V. durchführen lassen und sagt, "Die Beschäftigten fühlen sich ernst genommen, da wir deren Meinung in einer unabhängigen Mitarbeiterbefragung erhoben haben. Die tabellarische Auswertung der Mitarbeiterbefragung hilft uns als Arbeitgeber dabei unsere Attraktivität immer weiter auszubauen. Zudem haben wir als Arbeitgeber durch die unabhängige Befragung und das HR-Interview auch eine Auszeichnung als Top-Arbeitgeber (DIQP) und Familienfreundlicher-Arbeitgeber (DIQP) erhalten. Die Befragung unterstützt uns damit auch noch beim Employer Branding. Wir sind sehr glücklich und dankbar, dass wir so ein tolles Team bei der ORANIER Unternehmensgruppe haben und freuen uns über die Ergebnisse der Befragung und die Auszeichnungen."

Wichtige weitere Informationen finden Sie in einem Leitfaden von Oliver Scharfenberg, dem Geschäftsführer der SQC-QualityCert: " Mitarbeiterbefragungen für Unternehmen".

Pressekontakt:

Oliver Scharfenberg
Geschäftsführer
SQC-QualityCert GmbH
Telefon: 030 / 233 276 440
Telefax: 030 / 233 276 441
Oliver.Scharfenberg@sqc-cert.de
https://www.sqc-cert.de

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