Aktendigitalisierung für Kommunen in Hessen
Aktendigitalisierung für Kommunen in Hessen
Ekom21 hat Scandienstleistungen neu ausgeschrieben – einfacher Zugang für Verwaltungen zur Aktendigitalisierung - LORENZ Orga-Systeme weiter als bewährter Partner
Frankfurt, 18. November 2024. Gemeinden, Städten und Landkreise, die sich von ihren Papieraktenbergen trennen wollen, müssen die Digitalisierung auch künftig nicht umständlich selbst ausschreiben. In Hessen hat die ekom21 diese Leistung kürzlich neu ausgeschrieben und arbeitet erneut mit vier starken Partnern zusammen, die für die Aktendigitalisierung im kommunalen Sektor zur Verfügung stehen. Bewährter Partner für die Leitung und Durchführung der Projekte ist weiterhin die LORENZ Orga-Systeme GmbH. Und dies nicht nur in Hessen, sondern jetzt auch in Rheinland-Pfalz: Auf den dortigen Partner KommWis wurde das Angebot ausgeweitet.
Die professionelle Digitalisierung der Bestandsakten hessischer Kommunen über die ekom21 wird damit fortgeführt. Ende 2023 waren die bisherigen Vertragsverhältnisse mit den Scandienstleistern ausgelaufen, weswegen eine neue Ausschreibung erforderlich war. Die Nachfrage nach einer allumfassenden Digitalisierungsdienstleistung nimmt derweil stetig zu.
Kommunen können somit weiterhin Aktendigitalisierung über die ekom21 beziehen. Als Vertragspartner oder Mitglied der Dienstleister müssen sie nicht mehr selbst ausschreiben, keine DSGVO- und sonstigen vertraglichen Regeln ausarbeiten. Unabhängig von der zu digitalisierenden Menge entstehen keine Rüstzeiten, es kann sofort losgehen. Der IT-Dienstleister leitet alle Anfragen an die LORENZ Orga-Systeme GmbH weiter, welche die Digitalisierungsprojekte direkt mit den Kunden von A bis Z durchführt. Rechtlich abgesichert sind die Scanprojekte durch bestehende Partnerverträge der Kunden mit ekom21. Zudem erhalten die Kunden sämtliche Leistungen zu einem Festpreis und gewinnen somit maximale Planbarkeit und Sicherheit.
Alle Scandienstleister – drei neue Partner sowie einer aus der bisherigen Zusammenarbeit – verpflichten sich ebenfalls wieder den Kernbausteinen einer Aktendigitalisierung wie TR-RESISCAN, ganzseitige OCR-Erkennung oder das Liefern von Akten als Digitalisat „on demand“ im Notfall. Sofern Akten vernichtet werden, erfolgt dies gesetzeskonform inklusive Nachweis. Ist die Kommune als Mandant im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der ekom21 geführt, werden die digitalen Akten ohne Brüche direkt in die 2Charta® eAkte von LORENZ Orga-Systeme GmbH importiert. Datenverlust ist damit ausgeschlossen, bis auf die Sichtkontrolle am Ende entsteht beim Kunden keine Mitwirkungspflicht.
Durch eine erprobte standardisierte Vorgehensweise kann auch jedes andere DMS-Produkt sicher beliefert werden. Kommunen wird weiterhin ein Trackingsystem auf hohem Niveau bereitgestellt, das auch bei großen Mengen von mehreren Kilometer Bauakten immer den Überblick wahrt. Auch kleine Mengen, etwa Personalakten, werden sicher umgesetzt.
Bereits nach den ersten vier Monaten lagen hessischen Kommune auf Grund ihrer Anfragen zwölf offizielle Angebote vor. Die Digitalisierung von zwei Kilometer Bauakten einer hessischen Bauaufsicht wurde mittlerweile beauftragt. Die erfolgreichen letzten Jahre mit knapp 65 umgesetzten Projekten werden also fortgesetzt, künftig nun auch in Rheinland-Pfalz.
LORENZ Orga-Systeme GmbH Julia Ringleb Eschborner Landstraße 75 60489 Frankfurt am Main tel. 069 78 991-154 fax 069 78 991-110 Julia.Ringleb@lorenz-orga.de www.lorenz-orga.de