Wie man Outlook datenschutzkonform nutzt
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Outlook im Web ist eine gute Lösung, um Zuhause oder unterwegs auf geschäftliche E-Mails zugreifen zu können. Jedoch muss man bei der Konfiguration von Outlook im Web einige Dinge bezüglich des Datenschutzes beachten.
Das Problem hinter Outlook im Web
Besonders durch die Corona-Pandemie sind einige Arbeitnehmer dazu gezwungen, ihre E-Mails unterwegs oder im Home-Office abzurufen. Allerdings wurden nicht allen Arbeitnehmern geschäftliche Geräte zur Verfügung gestellt. Das datenschutzrechtliche Problem: Es befinden sich geschäftliche Informationen auf Geräten, die sich außerhalb des Einflussbereiches des Unternehmens befinden. Die Datenschutz-Grundsätze können nicht erfüllt werden, wenn geschäftliche E-Mails durch Systeme aufgerufen werden, die nicht Eigentum des Unternehmens sind. Außerdem sollte vom Unternehmen hinterfragt werden, ob es sich bei einem Abruf der E-Mails nicht um eine Übermittlung im gesetzlichen Sinne handelt, die sogar verboten ist. Ein weiteres Problem kann sein, dass sich das Unternehmen im Bereich der Verarbeitung im Auftrag bewegt, sodass die umfangreichen Pflichten ausgelöst werden. Denn: Eventuelle Kontrollen beim Arbeitnehmer kommen mitunter nicht gut an. Sollten bezüglich des Datenschutzes einige Fragen aufkommen, kann der externe Datenschutzbeauftragte Pabst Data möglicherweise behilflich sein. Pabst Data betreut den Datenschutz eines Unternehmens im Online- und Offline-Bereich.
Datenschutzkonformer Einsatz von Outlook
Solange die geschäftlichen Daten den eigenen Bereich des Unternehmens nicht verlassen, gibt es kein Problem mit der datenschutzkonformen Nutzung. Damit der Arbeitnehmer Outlook im Web nutzen kann, muss der Exchange-Server eine ausreichende Sicherheit aufweisen. Dafür müssen alle relevanten Updates von Microsoft eingespielt werden. Natürlich muss auch sichergestellt werden, dass die Updates regelmäßig eingespielt werden. Der Zugriff sollte zudem nur durch den Einsatz eines Reverse Proxy gestattet werden, sodass eine direkte Kommunikation zwischen dem Anfragenden und dem Exchange-Server nicht möglich ist. Auch der Einsatz eines Monitoring-Systems kann durchaus sinnvoll sein, denn das überwacht die Zugriffsversuche. Um den Datenschutz abzurunden, sollte der Browser, mit dem Outlook genutzt wird, passend konfiguriert werden.
Pressekontakt
Pabst Data
Pabst Media GmbH
Ansprechpartner: Rüdiger Pabst
Website: www.pabst-data.com / www.datenschutz-siegel.com