Risiko Homeoffice: Keine Weihnachtsgeschenke nach Hause schicken!
Was Firmen bei Geschenken für Geschäftspartner beachten müssen
Hamburg (ots)
Harmloses Weihnachtsgeschenk oder versuchte Bestechung? Nicht immer ist das so leicht zu unterscheiden, wie bereits ein einfaches Beispiel zeigt: Ein Einkäufer eines mittelständischen Unternehmens erhält von einem Lieferanten einen Präsentkorb - geschätzter Wert: 50 Euro. Grundsätzlich ist daran nichts auszusetzen. Ein solches Geschenk gilt in den meisten Fällen als angemessen und ist in der Regel unverfänglich. Dennoch lauern bereits hier Gefahren, denen sich Firmen bewusst sein sollten, um nicht mit Antikorruptionsgesetzen oder den Steuerbehörden in Konflikt zu geraten. "Der Präsentkorb kann zum Beispiel allein dadurch problematisch werden, dass er - wie in Homeoffice-Zeiten möglicherweise naheliegend - an die Privatadresse geschickt wird", mahnt Nadine Jacobi von Salvenmoser-Jacobi - den Compliance-Lotsen, die Unternehmen beim Aufbau von Compliance-Management-Systemen beraten. Denn in diesem Fall sei keine Transparenz gegeben, was als Indikator für einen möglichen Compliance Verstoß gewertet werden könne. Es wirke, als wolle der Sender vermeiden, dass Dritte etwas von dem Geschenk mitbekommen. Und wenn Vertragsunterzeichnungen anstehen, kann noch eher der Anschein einer unrechtmäßigen Einflussnahme entstehen.
Wer etwas verschenkt, darf keine Gegenleistung erwarten
Der korrekte Umgang mit Geschenken ist grundsätzlich eine nicht zu unterschätzende Herausforderung für Unternehmen. Laut Paragraf 299 Strafgesetzbuch gilt: Wer versucht, sich durch Geschenke Vorteile gegenüber Wettbewerbern zu sichern, wird mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder einer Geldstrafe bestraft. "Ebenfalls strafbar ist es, Geschenke anzunehmen und dem Schenkenden im Gegenzug Vorteile zu versprechen oder zu gewähren", so Jacobi. Hinter diesen Vorgaben stehe das Ziel, den freien Wettbewerb zu schützen.
Nicht gesetzlich geregelt ist hingegen, ab welchem Wert Weihnachtsgeschenke für Kunden als versuchte Korruption gewertet werden können. Stattdessen fällt in der Rechtsprechung häufig der Begriff der Sozialadäquanz und das bedeutet zum Beispiel: Nach einer Gesamtbetrachtung der Lebensumstände kann es angemessen sein, einen Geschäftsführer zu einem teuren Essen einzuladen, bei einem einfachen Mitarbeitenden kann das jedoch bereits als Einflusseinnahme gewertet werden. "Ob eine Zuwendung als sozialadäquat gilt, hängt vom Einzelfall ab. Zu berücksichtigen sind der betreffende Geschäftsbereich sowie die Stellung und Lebensumstände des Beschenkten", erklärt Steffen Salvenmoser von den Compliance-Lotsen. Besonders kritisch zu betrachten seien zum Beispiel auch Geschenke an Mitarbeitende, die die Vergabe großer Aufträge verantworten oder maßgeblichen Einfluss darauf haben. Besondere Anforderungen gelten zudem für Amtsträger, die so gut wie gar nichts annehmen dürfen. Wenn überhaupt, dürfen sie Geschenke nur annehmen, wenn sie von geringem Wert (z.B. einfacher Werbekugelschreiber) sind oder ihr Dienstherr dies zuvor genehmigt hat. Was niemals akzeptabel ist, ist Bargeld - weder an Amtsträger noch an Mitarbeitende von Unternehmen aus der Privatwirtschaft."
Unternehmen sollten klare Grenzen setzen
Um Risiken ebenso wie Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden zu vermeiden, sollte jedes Unternehmen interne Richtlinien erstellen und schulen, so dass jeder Beschäftigte weiß, wie er sich als Schenkender oder Beschenkter verhalten soll. Außerdem sollte das Unternehmen eine Person benennen, bei der sich Mitarbeitende vor der Annahme oder Vergabe eines Geschenkes beraten lassen können. Idealerweise ist das der erfahrene Compliance Beauftragte oder Mitarbeitende in der Rechtsabteilung im Unternehmen. Grundsätzlich ist der Mitarbeitende in der Pflicht, sich zu informieren. Denn Compliance liegt in der Verantwortung eines jeden Mitarbeitenden. Als Schenkender oder Schenkende macht es zudem Sinn, sich im Vorfeld nach den Regelungen im Unternehmen des Empfängers zu erkundigen.
Empfehlenswert ist es, bei der Erstellung der Richtlinien mit klaren Wert-Grenzen zu arbeiten. Sinnvoll ist beispielsweise eine Grenze von 35 Euro, bis zu der der Schenkende ein Geschenk als Betriebsausgabe geltend machen kann. Zu beachten ist bei dieser Vorgehensweise allerdings auch die Häufigkeit der Geschenke, da auch viele kleine Geschenke in der Summe als unrechtmäßige Beeinflussung gelten können. Hier müssen also Jahresgrenzen festgelegt werden. Ebenfalls entscheidend: Unternehmen haben viele Abteilungen, die mit ein und demselben Unternehmen in Kontakt stehen können. Hier gilt es den Überblick zu behalten. Ein von Mitarbeitenden auszufüllendes Geschenkeregister kann hier ein hilfreiches Instrument sein. Ebenfalls wichtig zu wissen, um dem Beschenkten Unannehmlichkeiten zu ersparen: Ab zehn Euro müssen Geschenke vom Empfänger versteuert werden. Es sei denn, der Schenkende hat sie bereits pauschalversteuert und das auch gekennzeichnet. Damit weiß der Beschenkte, dass er auf der sicheren Seite ist.
Sicher gehen, aber keine Panik machen
Viele Unternehmen sind für das Thema Geschenke bereits sensibilisiert, die gesellschaftliche Wahrnehmung hat sich in dieser Hinsicht stark verändert. "Dennoch sollten Firmen einen vernünftigen Umgang mit dem Thema pflegen und die Diskussion um Lappalien vermeiden. Geht es zum Beispiel um einen einfachen Kalender, muss sich niemand Sorgen machen", so Salvenmoser. Oft besteht die Sorge bei der Ablehnung eines höherwertigen Geschenks, den Schenker und vertrauensvollen Geschäftspartner, z.B. aus einem Land mit einer anderen Kultur, mit einer Absage vor den Kopf zu stoßen. In diesen Fällen kann es eine Lösung sein, das Geschenk zwar anzunehmen, es dann aber in einer unternehmensinternen Weihnachtstombula zu verlosen. Dazu werden alle an die Mitarbeitenden gerichteten Geschenke bei einer zentralen Stelle abgegeben. Das Unternehmen verlost die Geschenke als Preise unter den Mitarbeitenden und spendet die Einnahmen aus dem Losverkauf für einen guten Zweck. Das Risiko einer gezielten Einflussnahme auf einzelne Mitarbeiter wird dadurch deutlich verringert.
Nichts falsch machen können Unternehmen auf jeden Fall mit einer handgeschriebenen Weihnachtskarte und einer Spende für die Ukraine oder an gemeinnützige Organisationen. Dabei handelt es sich um eine Praxis, die immer häufiger zu beobachten ist. Und das nicht zuletzt, weil viele Firmen keine Lust auf die komplizierten Compliance-Regeln beim Schenken haben.
Über Salvenmoser-Jacobi - die Compliance-Lotsen
Rechtsanwältin Nadine Jacobi blickt auf langjährige Erfahrung als Chief Compliance Officer in Industrieunternehmen zurück, u.a. in den Bereichen Rüstung und Medizintechnik. Rechtsanwalt Steffen Salvenmoser ist ehemaliger Richter und Staatsanwalt. Zusätzlich zu dem Engagement in ihren eigenen Kanzleien bündeln sie ihre Expertise für Unternehmen unter dem Namen Salvenmoser-Jacobi. Als strategische Compliance-Lotsen unterstützen sie Geschäftsführer, Unternehmensinhaber oder (Chief) Compliance Officer bei Vorfällen mit wirtschaftsstrafrechtlichem Hintergrund - für viele Unternehmen "unbekannte Gewässer", in denen Untiefen und Klippen lauern. Sie beraten Unternehmen beim Aufbau oder der Optimierung von Compliance-Management-Systemen oder der Auswahl einer geeigneten externen Kanzlei oder Prüfungsgesellschaft zur Durchführung von Internen Untersuchungen.
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