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Achtung Betriebsprüfung! So sollten sich Unternehmen jetzt vorbereiten, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden
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Düsseldorf (ots)
Die Betriebsprüfungen, die im Zuge der Pandemie ausgesetzt wurden, rollen nun zusammen mit regulären Kontrollen auf die Firmen zu. Und die Prüfer scheinen keine Gnade zu kennen: Falsche Schätzungen, unrealistische Bewertungen und daraus resultierende hohe Nachzahlungen können dramatische Folgen haben, gerade für Unternehmen, die ohnehin um ihre Existenz kämpfen.
"Eine Betriebsprüfung ist wie ein medizinischer Check-up; sie kann schmerzhaft sein, aber wenn man gut vorbereitet ist, minimiert man die Risiken erheblich", warnt Soufian El Morabiti, der gemeinsam mit Ali Doygun mittelständische Unternehmen bei der Entwicklung von Strategien unterstützt, um die Steuerlast nachhaltig zu reduzieren. Er betont, dass die Vorbereitung nicht erst beginnen sollte, wenn das Finanzamt bereits angekündigt hat, vor der Tür zu stehen. Es sind vielmehr kontinuierliche Maßnahmen erforderlich, um die eigene steuerliche Situation stets im Griff zu haben. Wie sich Unternehmen jetzt vorbereiten, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden, verrät er nachfolgend.
Betriebsprüfungen sind für Unternehmer oft ein Quell von Unsicherheit, Stress und Sorgen. Sie bedeuten nicht nur einen erheblichen Zeitaufwand, der von den täglichen Geschäftsaktivitäten ablenkt, sondern wecken auch die Angst vor unerkannten Fehlern in der Buchführung, die zu Nachzahlungen und finanziellen Strafen führen könnten. Die Vorstellung, dass öffentliche Prüfungen den guten Ruf des Unternehmens schädigen und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern erschüttern könnten, verstärkt die emotionale Belastung. Hinzu kommen die bürokratischen Anforderungen und die Furcht vor unerfahrenen Prüfern, die die Sorgen der Unternehmer verstärken. Insgesamt sind Betriebsprüfungen mit einer Mischung aus Unsicherheit, Stress und finanzieller Besorgnis verbunden, die Unternehmen dazu veranlassen, diese Prüfungen zu fürchten und zu meiden. Dennoch können eine gründliche Vorbereitung und professionelle Beratung dazu beitragen, diese Ängste zu mildern und die Prüfung erfolgreich zu bewältigen.
Die Betriebsprüfung beginnt oft mit einer schriftlichen Ankündigung seitens des Betriebsprüfers, in der ein Termin zur Steuerprüfung festgelegt wird. Dieser Termin liegt in der Regel zwei bis vier Wochen in der Zukunft. Die Finanzbehörden berücksichtigen die Notwendigkeit einer angemessenen Vorbereitungszeit und die Belastungen des Tagesgeschäfts bei der Terminfestlegung. Dabei sollten Unternehmen im Kopf behalten: Betriebsprüfungen sind keine Seltenheit, sondern ein regulärer Teil der Geschäftswelt. Mit einer professionellen Vorbereitung kann man souverän durch diese Prozesse navigieren.
Dauer der Betriebsprüfung und Ort
Die Dauer der Betriebsprüfung variiert stark je nach Unternehmensgröße. Kleinunternehmen benötigen oft nur wenige Tage, während größere Unternehmen Prüfungen über mehrere Wochen hinweg erleben können. Der Ort der Prüfung ist in der Regel die Betriebsstätte, kann aber in den meisten Fällen auch in Räumlichkeiten des Steuerberaters verlegt werden, insbesondere wenn die Geschäftsräume steuerlich nicht relevant sind. In einigen Fällen findet die Prüfung sogar im Finanzamt statt, insbesondere wenn das Unternehmen hauptsächlich außerhalb betrieblicher Räumlichkeiten tätig ist. Es ist ratsam, diesen Ort im Voraus zu klären und gegebenenfalls vorzubereiten. Sinnvoll ist außerdem, die Betriebsprüfung beim Steuerberater oder in den Amtsräumen durchzuführen. Dies erleichtert den reibungslosen Ablauf und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit mit dem Betriebsprüfer.
Wichtige Unterlagen sorgfältig vorbereiten
Vor dem Prüfungstermin ist es von entscheidender Bedeutung, alle Unterlagen auf dem aktuellen Stand zu haben und ordentlich zu sortieren. Zu den geprüften Dokumenten gehören Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Handelsbücher, Sitzungsprotokolle, Bankunterlagen, Rechnungen, Fahrtenbücher, Dienstverträge, Organisationspläne und Dienstanweisungen. Es ist ratsam, diese Unterlagen im Voraus gründlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Betriebsprüfers entsprechen.
Neben den physischen Unterlagen ist es wichtig zu beachten, dass Betriebsprüfer das Recht haben, die EDV-Systeme zu durchforsten. Dies betrifft alle steuerrelevanten Daten, einschließlich Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Waren- und Materialwirtschaft sowie Kosten- und Leistungsrechnung. Daher sollte man auch die Daten im EDV-System vor dem Prüfungstermin ordnen und strukturieren.
Ablauf der Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung beginnt mit der Übergabe der Unterlagen und einem Einführungsgespräch. Der Prüfer wird die Unterlagen sichten und überprüfen. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Dokumenten kann er Fragen an den Steuerpflichtigen richten. Daher ist es wichtig, dass der Steuerpflichtige während des gesamten Prüfungsverfahrens erreichbar ist, um Fragen ordnungsgemäß zu beantworten und alle Angaben mit entsprechenden Belegen zu belegen.
Warum veranlasst das Finanzamt eine Betriebsprüfung?
Das Finanzamt führt eine Betriebsprüfung in der Regel durch, wenn es den Eindruck hat, dass die Buchführung oder Steuerzahlungen unzureichend sind. Typische Anlässe für eine Betriebsprüfung sind lückenhafte Steuererklärungen, verspätete Steuerzahlungen, stark schwankende Gewinne, hohe Steuernachzahlungen oder wiederholt verspätete Einreichung von Steuererklärungen. Die Häufigkeit einer Betriebsprüfung kann auch von der Unternehmensgröße und den Gewinnen abhängen. Betriebe können und werden jedoch auch rein zufällig geprüft.
Die Betriebsprüfung endet entweder mit einer Prüfungsfeststellung oder einer Schlussbesprechung. Die Prüfungsfeststellung informiert den Steuerpflichtigen über das Ergebnis der Prüfung. In einigen Fällen können sich Feststellungen zugunsten oder zulasten des Unternehmens ergeben, was zu nachträglichen Änderungen der Steuerbescheide führen kann. Fehler sollten vermieden werden, um reibungslos durch die Prüfung zu kommen.
Über Ali Doygun und Soufian El Morabiti:
Soufian El Morabiti und Ali Doygun entwickeln mit GoldmanTax intelligente Steuerstrategien für den Mittelstand. Die beiden Steuerprofis haben es sich zur Aufgabe gemacht, die Steuerberatung zu revolutionieren und Mittelständlern dabei zu helfen, den niedrigsten für sie möglichen Steuersatz zu erhalten. Dabei setzt die Steuerkanzlei GoldmanTax auf die Steuerstrategien der erfolgreichsten Konzerne. Mehr Informationen dazu unter: https://www.goldmantax.de/
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