Arbeitsintensives Q1 - Filip A. Rutzen verrät, was Steuerkanzleien tun müssen, um den Stress in den ersten Monaten zu reduzieren
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Hamburg (ots)
Das erste Quartal im Jahr 2024 neigt sich dem Ende zu. Für viele Steuerkanzleien war es vor allem mit Stress verbunden - wie jedes Jahr. Filip A. Rutzen ist der Geschäftsführer der Rutzen Media GmbH und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Steuerkanzleien bei der Suche nach Fachkräften zu unterstützen, um ihnen Kapazitäten zu verschaffen, die sie für andere Aufgaben benötigen. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, worauf Steuerberater bei der Verteilung ihrer Aufgaben achten sollten, wie Kundenbeziehungen zur Umsatzsteigerung genutzt werden können und welche Rolle der Fachkräftemangel bei der Problematik spielt.
Für Steuerkanzleien ist das erste Quartal, kurz Q1, das arbeitsintensivste. Jahresabschlüsse und Steuererklärungen müssen erstellt werden, so mancher Mandant benötigt eine Erinnerung, dass noch wichtige Unterlagen von ihm fehlen, während andere Mandanten bereits eine Beratung über die beste Steuerstrategie im kommenden Jahr wünschen. Arbeit gibt es also genug - meist aber nicht genügend Fachkräfte, die sich um die Anliegen ihrer Mandanten kümmern können. Deshalb gelingt es nur wenigen Kanzleien, trotz der guten Bedingungen, die momentan für sie vorliegen, ihre Umsätze signifikant zu steigern. "Besonders am Jahresanfang stapeln sich in den Steuerkanzleien die Aufträge. Doch obwohl die Mitarbeiter meist alle bis zur Erschöpfung arbeiten, verzeichnen die Kanzleien nur minimales Wachstum", erklärt Filip A. Rutzen, Geschäftsführer der Rutzen Media GmbH.
"Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die Weichen für 2025 zu stellen. Damit das nächste Q1 weniger stressig abläuft und dennoch mehr Erträge bringt, müssen jetzt die entsprechenden Vorbereitungen getroffen werden. Das Schlüsselwort hierfür lautet Recruiting", führt der Experte weiter aus. Mit seinem Unternehmen unterstützt er Steuerkanzleien vor allem beim Recruiting von qualifizierten Fachkräften. Verfügt ein Unternehmen über mehr Mitarbeiter, können die Aufgaben neu verteilt werden, sodass wieder Kapazitäten für strategische Ansätze bleiben. Um das zu erreichen, setzt Filip A. Rutzen auf digitale Lösungen. Ein attraktiver Nebeneffekt: Arbeiten in einer Kanzlei genug Steuerfachkräfte, läuft auch das erste Quartal automatisch stressfreier ab. Mit den folgenden Strategien kann dieser Effekt noch verstärkt werden.
Strategie 1: Langfristige Mitarbeiterplanung
Der Erfolg einer Steuerkanzlei steht und fällt mit den Mitarbeitern. Deshalb ist es wichtig, dass der Geschäftsführer rechtzeitig mit dem Personal-Recruiting beginnt, wenn Stellen zu besetzen sind. Dabei ist es nicht ausreichend, einen Bewerber dann einzustellen, wenn ein Mitarbeiter die Kanzlei verlässt - stattdessen sollte die Einarbeitung der neuen Steuerfachkraft bereits stattfinden, während der scheidende Arbeitnehmer noch tätig ist. Nur so kann gewährleistet werden, dass es zu keinem Personalnotstand kommt, bei dem die Führungskräfte zulasten ihrer strategischen Aufgaben aushelfen müssen.
Strategie 2: Delegieren von Aufgaben
Um das erste Quartal zu entzerren, sollte das oberste Ziel sein, dass der Führungsebene genug Kapazitäten verbleiben, um ihren strategischen Anforderungen nachzukommen. Dazu müssen sie Aufgaben wie Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und direkten Mandantenkontakt an ihre Mitarbeiter delegieren, damit sie sich verstärkt auf die Unternehmensentwicklung, Automatisierung und Digitalisierung konzentrieren können. Nur so passt sich die Kanzlei an die Herausforderungen der Gegenwart an und bleibt wettbewerbsfähig.
Strategie 3: Pflege von Mandantenbeziehungen
Wachstum und Umsatzsteigerungen werden häufig mit der Gewinnung neuer Mandanten assoziiert. Dabei unterschätzen die Unternehmer meist, welches Potenzial in den bereits vorhandenen Mandantenbeziehungen steckt. So lassen sich durch die aktive Kontaktaufnahme zu Mandanten in Kombination mit dem Angebot zusätzlicher Dienstleistungen die Umsätze häufig beträchtlich steigern.
Strategie 4: Nutzen von externen Dienstleistern
Der Fachkräftemangel macht Steuerkanzleien enorm zu schaffen. Vor einer erfolgreichen Neueinstellung vergeht meist deutlich mehr Zeit als früher, zudem müssen deutlich mehr Kapazitäten für die Recruiting-Prozesse aufgewendet werden. Entlastung können hier externe Dienstleister bieten. Sie kümmern sich professionell um alle notwendigen Schritte von der Generierung qualifizierter Bewerber bis hin zum Führen von Vorstellungsgesprächen. Auch wenn das Hinzuziehen solcher Experten Zusatzkosten verursacht, kann damit gleichzeitig gewährleistet werden, dass den Mitarbeitern wieder genug Zeit für die Belange ihrer Mandanten bleibt.
Steuerkanzleien, die diese Strategien in ihren Arbeitsalltag integrieren, werden nicht nur bald von deutlicher Entlastung profitieren, sondern sind auch bestens gewappnet für das kommende Jahr.
Sind auch Sie auf der Suche nach Maßnahmen, um das Q1 für sich und Ihre Mitarbeiter zu entzerren? Möchten Sie sich endlich wieder der strategischen Arbeit widmen, statt wie bisher operative Tätigkeiten zu übernehmen? Dann melden Sie sich jetzt bei Filip Rutzen von der Rutzen Media GmbH und vereinbaren Sie einen Termin!
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