Wenn der Kunde nicht zahlt - Inkasso-Experte gibt 5 Tipps, wie Händler trotzdem an ihr Geld kommen
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Buchholz i. d. Nordheide (ots)
Unbezahlte Rechnungen führen bei Händlern nicht nur zu finanziellen Einbußen, sondern erfordern auch einen erheblichen Aufwand im Mahnwesen. Das bindet wiederum Ressourcen, die anderweitig effektiver eingesetzt werden könnten. Der Umgang mit säumigen Zahlern wird somit zu einer zentralen Herausforderung, die eine effiziente und zugleich kundenorientierte Lösung erfordert.
"Inkasso hat einen schlechten Ruf, dabei gibt es effektive Wege, um an das Geld zu kommen, ohne die Beziehung zum Kunden zu ruinieren", betont Philipp Kadel. Er ist bereits seit 24 Jahren im Inkassogeschäft tätig und kennt die Branche. "Eine frühzeitige Intervention und transparente Kommunikation sind besonders entscheidend." In diesem Beitrag teilt der Experte 5 Tipps, wie Händler an ihr Geld kommen.
1. Für klare Verhältnisse sorgen
Schon die Rechnung muss unbedingt die wichtigsten Informationen zur Forderung beinhalten. Dazu gehört neben dem Rechnungsbetrag und der Bankverbindung auch ein eindeutiges Zahlungsziel.
Dieses muss zwecks Rechtssicherheit nach dem Datum benannt werden - Formulierungen wie "zahlbar sofort" oder "fünf Tage nach Erhalt zu zahlen" wurden in der Vergangenheit bereits erfolgreich angefochten. Ebenso muss die Bankverbindung gemäß der IBAN-Norm angegeben und gut lesbar in den bekannten Viererblöcken abgedruckt werden.
2. Mahnungen positiv aufladen
Gelegentlich vergessen Händler zudem, dass die Mehrheit der Schuldner nicht absichtlich in Verzug gerät. In einigen Fällen stecken größere finanzielle Probleme dahinter, die zur gleichen Zeit zu mehreren Mahnungen führen. Geht bei einem Kunden, der bereits drei oder vier Mahnungen anderer Gläubiger erhalten hat, eine fünfte ein, wird er wahrscheinlich nicht auf alle gleichzeitig reagieren können.
Umso wichtiger ist es deshalb, aus der Masse herauszustechen. Anstatt dem Kunden sofort mit Inkasso zu drohen, sollte die Mahnung lieber so formuliert werden, dass sie dem Leser bestenfalls sogar ein Lächeln ins Gesicht zaubert. Dies trägt entscheidend dazu bei, Aufmerksamkeit zu erlangen und den Kunden in seiner Priorisierung der Forderungen zu helfen.
3. Abwicklung so leicht wie möglich gestalten
Auch die Nutzerfreundlichkeit der Abwicklung entscheidet maßgeblich mit, welche Forderungen zuerst beglichen werden. Bietet ein Anbieter verschiedene Bezahlverfahren an, kann sich der Kunde eines aussuchen, das seinen Präferenzen und Möglichkeiten entspricht. So bevorzugen manche Kunden die Zahlung per Kreditkarte, da sie so ihr Zahlungsziel aufschieben und gleichzeitig auch noch Bonusmeilen sammeln können.
Am besten lassen sich flexible Bezahlverfahren über einen in der Rechnung eingebundenen Paylink oder QR-Code realisieren. Wird der Kunde direkt auf ein vorausgefülltes Formular weitergeleitet, in dem er nur noch seine präferierte Zahlweise auswählen muss, ist er eher geneigt, die Rechnung sofort zu bezahlen.
4. Auf mehreren Kanälen mahnen
Um säumige Kunden auf ausstehende Forderungen aufmerksam zu machen, sollten zudem verschiedene Kanäle genutzt werden. Dabei hat sich folgende Abfolge bewährt: zuerst eine Zahlungsaufforderung per E-Mail, danach eine zweite Mahnung per Post und abschließend ein persönlicher Anruf, bevor die Forderung an ein Inkassobüro weitergegeben wird.
Der erste Kontakt per E-Mail erfüllt dabei den Zweck, den Schuldner in Echtzeit auf die Forderung aufmerksam zu machen. Da eine E-Mail zudem schnell weiterzuleiten oder zu vervielfältigen ist, kann innerhalb eines Unternehmens der Freigabeprozess für die Zahlung schnell in die Wege geleitet werden. Der anschließende Postbrief macht die Mahnung im wahrsten Sinne des Wortes greifbar - er erhält dadurch ein hohes Maß an Aufmerksamkeit.
Erfolgt nach dem Mahnschreiben keine Reaktion, bleibt dem Gläubiger immer noch der Griff zum Hörer. In einem Telefonat ist es möglich, genauer nach den Ursachen für das Zahlungsversäumnis zu forschen. Oftmals kann so eine Lösung gefunden werden, ohne ein Inkassounternehmen zu involvieren. Gleichzeitig zeugt diese Vorgehensweise von Wertschätzung, da der Händler dadurch Interesse an einer für beide Seiten optimalen Lösung signalisiert.
5. Mahnwesen systematisch und kundenfreundlich abwickeln
Kulanz zu zeigen ist zwar gut - jedoch dürfen Unternehmen das Forderungsmanagement nicht schleifen lassen. Mahnt die Buchhaltung offene Forderungen nur dann an, wenn der Quartalsabschluss unmittelbar bevorsteht, dauert es umso länger, bis das Geld eingeht. Langfristig führt dies schlimmstenfalls dazu, dass die Schuldner dem Unternehmen auf der Nase herumtanzen.
Um dies zu verhindern, müssen klare Prozesse für Mahnungen geschaffen werden. So sollte festgelegt werden, nach welcher Zeit die Mahnung erfolgt und wie genau das Mahnverfahren abgewickelt wird. Zum Beispiel ist es mit entsprechenden Systemen möglich, automatisch Mahnungen zu erstellen und auf den Tag genau drei Tage nach der Deadline zu versenden, ohne dass ein Buchhalter sich überhaupt damit befassen muss.
Wenn alle Stricke reißen, sollten sich Gläubiger jedoch nicht scheuen, die Forderung an einen Inkassodienstleister weiterzureichen. Dabei empfiehlt es sich, immer die Bewertungen auf Google und anderen Bewertungsportalen zu lesen, um einen Eindruck von der Arbeitsweise des gewählten Inkassobüros zu erhalten. Insbesondere gilt es, einen Dienstleister zu finden, der sich als Problemlöser versteht und den Kunden so durch den Prozess führt, dass er gerne wieder beim Unternehmen kauft.
Über Philipp Kadel und die DIAGONAL Gruppe:
Das Forderungs- und Zahlungsmanagement ist ein wichtiger Aufgabenbereich in jedem Unternehmen und gehört zum täglichen Geschäft dazu. Dabei sind die Aufgaben vielfältig und reichen vom Debitorenmanagement über die Rechnungsstellung bis hin zur Bonitätsprüfung oder einem potenziellen Inkassoverfahren. Mit der DIAGONAL Gruppe hat es sich Philipp Kadel zur Aufgabe gemacht, Unternehmen in genau diesem Bereich unter die Arme zu greifen. Denn das Forderungs- und Zahlungsmanagement kann viel Zeit in Anspruch nehmen - die viele Unternehmer nicht haben. Ein gutes Forderungsmanagement wird die Liquidität in den Unternehmen nachhaltig verbessern. Mit bereits 30 Jahren Erfahrung steht das Team der DIAGONAL Gruppe seinen Kunden bei allen Fragen rund um Payment und Forderungen zur Seite und sorgt dafür, dass diese sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Mehr Informationen unter: https://diagonal-gruppe.de/
Pressekontakt:
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Vertreten durch: Philipp Kadel, Holger Kück
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