Zielgenaue konsularische Dienstleistung: Regelkonform reisen, HR- & Travel-Abteilung entlasten und bei Einreise- und Melderegularien auf Nummer sicher gehen

Geschäftsreisen sind neben Workation und mobilem Arbeiten im Ausland feste Bestandteile der heutigen Arbeitskultur. Dass bei der grenzüberschreitenden Entsendung von Mitarbeitenden die Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes berücksichtigt werden müssen, ist ein komplexes Thema, welches viele Unternehmen vor ressourcenintensive Herausforderungen stellt. Unabhängig davon, ob es sich nur um einen kurzen Messebesuch im Ausland oder eine Workation im Anschluss an den Urlaub handelt: Alle gesetzlichen Anforderungen, vom korrekten Umgang mit der Sozialversicherung bis hin zu steuerlichen Risiken müssen bei einer Entsendung / Dienstreise ins Ausland beachtet werden.

Dr. Julius Heintz, CEO der DVKG Deutsche Visa und Konsular Gesellschaft, weiß aus langjähriger Erfahrung in der konsularischen Dienstleistung um die Stolpersteine rund um die Themen Entsenderichtlinie, Visum, Immigration und Workation. Weltweit unterstützt Heintz Reisende aus allen Ländern in alle Länder mit dem Brand Global Consular Services, inklusive einem 24/7 Bereitschaftsdienst.

Herr Heintz, die Entsendung von Arbeitnehmenden ins Ausland gewinnt an Bedeutung. Wo liegen die Risiken?

Die Risiken sind umfangreich und komplex. Bei einer Entsendung müssen Meldepflichten und Einreisebestimmungen eingehalten werden. Im Rahmen der Workation sind auch steuerliche Aspekte zu berücksichtigen. Wenn zum Beispiel der Geschäftsführer im Ausland digital oder händisch signiert, wird eine Betriebsstätte gegründet. Zum Schutz des eigenen Unternehmens braucht es entsprechende Policys.

Was macht die Thematik so komplex?

Allein für die 31 EU & EFTA Staaten und ihre 47 verschiedene Anträge gelten unterschiedliche Regeln der Entsenderichtlinie. Sprachbarrieren, Registrierungspflichten zur Durchführung der Meldung und über 200 länderspezifische, sich verändernde Regularien verkomplizieren das Thema. Wir sehen, dass Fachabteilungen sich mit den Anforderungen beschäftigen und feststellen, wie ressourcenintensiv die Recherche der Regularien und die Abbildung der notwendigen Prozesse sind. An dieser Stelle werden wir kontaktiert. Wir unterstützen mit maßgeschneiderten Lösungen wie zum Beispiel einem vom Reisenden eigenständig zu nutzenden Entscheidungsbaum für die Regularien.

Über die der Reisende selbstständig seinen Antrag ausfüllt und einreicht?

Genauso erlebbar einfach ist es. Ich verfolge das Ziel, diese komplizierten und manuell behafteten Prozesse zu digitalisieren und in einem intuitiv durchführbaren Prozess der reisenden Person zur Verfügung zu stellen. Über uns kann eine EU-, A1-Meldung oder ein Schengenvisum mit dem Smartphone revisionssicher abwickelt werden. Die bürokratischen Abläufe werden für Arbeitgebende und Arbeitnehmende erlebbar einfach und transparent. Die Bereitschaft der Arbeitnehmenden, den Antragsprozess durchzuführen und als Unternehmen regelkonform zu handeln, steigt. Das Ergebnis ist eine Bestätigung, die die Einhaltung sämtlicher Regularien und sozialversicherungsrechtliche Korrektheit für alle Seiten sicherstellt.

Die DVKG Deutsche Visa und Konsular Gesellschaft mbH wurde mit dem Ziel gegründet, Kundenbedürfnisse der konsularischen Dienstleistung ernst zu nehmen und durch technologisch moderne Lösungen erlebbar zu vereinfachen.

Weitere Informationen unter: www.dvkg.de oder www.global-consular-services.com

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