EANS-Hauptversammlung: Österreichische Post AG
Einladung zur Hauptversammlung
-------------------------------------------------------------------------------- Information zur Hauptversammlung übermittelt durch euro adhoc. Für den Inhalt ist der Emittent verantwortlich. -------------------------------------------------------------------------------- Österreichische Post Aktiengesellschaft Wien, FN 180219 d ISIN AT0000APOST4 EINBERUFUNG Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am 17. April 2012 um 10.00 Uhr in der Halle F der Wiener Stadthalle, Vogelweidplatz 14, 1150 Wien, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft ein. Die Unterlagen und Informationen für die Hauptversammlung sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.post.at/ir verfügbar. I. TAGESORDNUNG 1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts über das Geschäftsjahr 2011 2. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss zum 31. Dezember 2011 ausgewiesenen Bilanzgewinns 3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2011 4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011 5. Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung an die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011 6. Wahl des Abschlussprüfers für den Jahres- und Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2012 7. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in den §§ 2 "Gegenstand des Unternehmens", 4 "Grundkapital und Aktien", 5 "Genehmigtes und bedingtes Kapital", 18 "Hauptversammlung - Teilnahme" und 21 "Hauptversammlung - Vorsitz, Aufzeichnung und Übertragung" II. NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 07. April 2012 (Nachweisstichtag). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist. Der Anteilsbesitz am Nachweisstichtag ist durch Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am 12. April 2012 ausschließlich unter einer der nachgenannten Adressen zugehen muss, nachzuweisen. Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 - 75 Per E-Mail: anmeldung.post@hauptversammlung.at Per SWIFT: GIBAATWGGMS (Message Type MT599; unbedingt ISIN AT0000APOST4 im Text angeben) Per Post: c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH Kennwort: Post HV Waldgasse 9, 2443 Stotzing III. DEPOTBESTÄTIGUNG GEM. § 10a AKTG Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten: Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code), Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen, Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000APOST4, Depotnummer andernfalls eine sonstige Bezeichnung, Zeitpunkt auf den sich die Depotbestätigung bezieht. Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den oben genannten Nachweisstichtag 07. April 2012 beziehen. Die Depotbestätigung wird in deutscher und englischer Sprache entgegen genommen. Soweit ausschließlich Zwischenscheine ausgegeben sind, ist die Eintragung im Aktienbuch maßgeblich und bedarf es keines gesonderten Nachweises durch den Aktionär. Die Aktionäre werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung bzw. durch Übermittlung einer Depotbestätigung nicht blockiert; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung bzw. Übermittlung der Depotbestätigung weiterhin frei verfügen. IV. ABSTIMMUNG PER BRIEF Jeder Aktionär ist berechtigt an der kommenden Hauptversammlung im Wege der Abstimmung per Brief gemäß § 19 der Satzung und § 127 AktG teilzunehmen. Die Stimmabgabe hat schriftlich unter Verwendung des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulars (Stimmzettel) zu erfolgen. Die Unterlagen zur Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf, Hinweisblatt, Rückkuvert) werden auf Verlangen zugesandt. Bitte fordern Sie diese bei der Abteilung Investor Relations +43 (0) 57767 - 30401 zu folgenden Zeiten an: Montag - Donnerstag 9 Uhr - 16 Uhr und Freitag 9 Uhr - 13 Uhr. Die Texte der Formulare und das Hinweisblatt sind spätestens am 27. März 2012 auf der Internetseite unter www.post.at/ir abrufbar. Der Aktionär hat auf dem Formular (Stimmzettel) in jedem Fall folgende Angaben zu machen: Angabe des Namens (Firma) und des Wohnorts (Sitz) des Aktionärs, Anzahl der Aktien. Die Stimmabgabe bedarf zu ihrer Gültigkeit der Unterfertigung durch den Aktionär. Das ausgefüllte und mit Originalunterschrift versehene Formular (Stimmzettel) muss spätestens am 12. April 2012 bei Notar Dr. Rupert Brix an dessen Postadresse Seilerstätte 28, 1010 Wien, als Zustellbevollmächtigten der Österreichische Post Aktiengesellschaft für Zwecke der Briefwahl zugehen. Notar Dr. Rupert Brix wird den Zeitpunkt des Einlangens auf dem Stimmzettel bzw. auf dem Kuvert vermerken und sicherstellen, dass das Stimmverhalten bei der Abstimmung per Brief weder Vorstand und Aufsichtsrat noch den übrigen Aktionären vor der Abstimmung in der Hauptversammlung bekannt wird. Die Aktionäre werden darauf hingewiesen, dass abgegebene Stimmen per Briefwahl nichtig sind, wenn der Beschluss in der Hauptversammlung mit einem anderen Inhalt gefasst wird als im Formular (Stimmzettel) vorgesehen. Die Gesellschaft wird erforderlichenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.post.at/ir ein neues Formular (Stimmzettel) zur Verfügung stellen, sollten bis spätestens 27. März 2012 zulässige Anträge von Aktionären zur Ergänzung der Tagesordnung im Sinne von § 109 AktG und/oder bis spätestens 05. April 2012 zulässige Beschlussvorschläge von Aktionären zu den Tagesordnungspunkten im Sinne von § 110 AktG einlangen. Aktionäre, die per Brief abstimmen, können naturgemäß auf Vorgänge in der Hauptversammlung nicht reagieren und über dort gestellte neue Anträge nicht abstimmen. Im Falle einer bereits erfolgten Stimmabgabe per Brief kann unter Verwendung des von der Gesellschaft zu diesem Zweck auf ihre Internetseite zur Verfügung gestellten Formulars (Widerruf) diese Stimmabgabe widerrufen werden. Für die Rechtswirksamkeit des Widerrufs genügt es, wenn der Widerruf Notar Dr. Rupert Brix per Telefax unter +43 (0) 1 512 46 11 - 28 spätestens am 16. April 2012, vor Tagesablauf, zugeht. Erscheint ein Aktionär zur Hauptversammlung, der seine Stimme bereits im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben hat, kann er sein Stimmrecht nur dann in der Hauptversammlung ausüben, wenn er rechtzeitig, d.h. spätestens am 16. April 2012 wie oben näher beschrieben seine Stimmabgabe widerrufen hat. Andernfalls kann der Aktionär in der Hauptversammlung ohne Recht auf Ausübung seiner Aktionärsrechte teilnehmen, d.h. diesem Aktionär steht kein Rede- und Fragerecht, kein Antragsrecht und insbesondere kein Stimmrecht oder Widerspruchsrecht zu. Ein Aktionär, der an der Abstimmung per Brief teilgenommen hat, kann auf dem Stimmzettel gleichzeitig vorsorglich Widerspruch gegen einen in der Hauptversammlung zu fassenden Beschluss erklären. Eine darüber hinaus gehende Möglichkeit des Widerspruchs besteht nicht. Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass Voraussetzung für die Abstimmung per Brief der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist, d.h., dass der Gesellschaft eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG spätestens am 12. April 2012 unter einer der oben genannten Adressen zugeht. Aktionäre, die im Wege der Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen daher - genauso wie Aktionäre, die persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen wollen - für die rechtzeitige Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG im Sinne der obigen Ausführungen Sorge tragen. V. VERTRETUNG DURCH BEVOLLMÄCHTIGTE Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht einen Vertreter zu bestellen, der im Namen des Aktionärs an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte hat wie der Aktionär, den er vertritt. Die Vollmacht muss einer bestimmten (natürlichen oder juristischen) Person in Textform erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Die Vollmacht muss der Gesellschaft bis spätestens 16. April 2012, 16.00 Uhr, ausschließlich an einer der nachstehenden Adressen zugehen: Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 - 75 Per E-Mail: anmeldung.post@hauptversammlung.at, wobei die Vollmacht in Text-form, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist Per Post: c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH Kennwort: Post HV Waldgasse 9, 2443 Stotzing Am Tag der Hauptversammlung ausschließlich: Persönlich: Bei der Registrierung zur Hauptversammlung am Versammlungsort Die vorstehenden Bestimmungen gelten sinngemäß für den Widerruf der erteilten Vollmacht. Ein Vollmachtsformular (bzw. ein Formular für den Widerruf der Vollmacht) wird auf Verlangen zugesandt und ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.post.at/ir abrufbar. Hat ein Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Für die Übermittlung dieser Erklärung gilt § 10a Abs. 3 AktG sinngemäß. Es wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft, die Mitglieder des Vorstands bzw. die Mitglieder des Aufsichtsrats eine ihr/ihnen für die Ausübung der Aktionärsrechte in der Hauptversammlung erteilte Stimmrechtsvollmacht nicht ausüben werden. Als besonderer Service steht den Aktionären ein Vertreter vom Interessenverband für Anleger, IVA, Feldmühlgasse 22/4, 1130 Wien, als unabhängiger Stimmrechtsvertreter für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Seitens IVA ist derzeit vorgesehen, dass Herr Dr. Michael Knap bei der Hauptversammlung diese Aktionäre vertreten wird. Für die Bevollmächtigung von Dr. Michael Knap ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.post.at/ir ein spezielles Vollmachtsformular abrufbar, welches der Gesellschaft ausschließlich an einer der oben genannten Adressen (Telefax, E-Mail, Post) für die Übermittlung von Vollmachten zugehen muss. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme mit Herrn Dr. Michael Knap vom IVA unter Tel. +43 1 8763343 - 0, Fax +43 1 8763343 - 49 oder E-Mail michael.knap@iva.or.at. Der Aktionär hat Herrn Dr. Michael Knap Weisungen zu erteilen, wie dieser (oder allenfalls ein von Herrn Dr. Michael Knap bevollmächtigter Subvertreter) das Stimmrecht auszuüben hat. Herr Dr. Michael Knap übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Ohne ausdrückliche Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Erhebung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennimmt. VI. HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEMÄß §§ 109, 110 und 118 AKTG Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform spätestens am 27. März 2012 der Gesellschaft ausschließlich an der Adresse Österreichische Post AG, zHd. Investor Relations, Haidingergasse 1, 1030 Wien, zugeht. Die Aktionärseigenschaft ist durch Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre (5 % des Grundkapitals) seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben (7) Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen. Aktionäre, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge samt Begründung auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 05. April 2012 der Gesellschaft entweder per Post an Österreichische Post AG, zHd. Investor Relations, Haidingergasse 1,1030 Wien, oder per Telefax an Österreichische Post AG, zHd. Investor Relations, Faxnummer +43 (0)57767-30409 zugeht. Die Aktionärseigenschaft zur Ausübung dieses Aktionärsrechtes ist durch Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben (7) Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen. Soweit ausschließlich Zwischenscheine ausgegeben sind, ist die Eintragung im Aktienbuch maßgeblich und bedarf es keines gesonderten Nachweises durch den Aktionär. Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionäre nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sind ab sofort auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.post.at/ir zugänglich. VII. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG Folgende Unterlagen sind spätestens am 27. März 2012 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.post.at/ir zugänglich: Jahresabschluss 2011 samt Lagebericht, Corporate Governance-Bericht, Konzernabschluss samt Konzernlagebericht, Vorschlag für die Gewinnverwendung, Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011, Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2. bis 7, Satzungsgegenüberstellung im Zusammenhang mit der beabsichtigten Änderung der Satzung der Österreichische Post AG, Geschäftsbericht 2011 der Österreichische Post AG, Unterlagen zur Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf, Hinweisblatt, Rückkuvert), Formulare für die Erteilung einer Vollmacht, Formular für den Widerruf einer Vollmacht, vollständiger Text dieser Einberufung. VIII. GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE Gemäß § 106 Z 9 Aktiengesetz wird bekannt gegeben, dass 67.552.638 Stück auf Inhaber lautende Stückaktien im Umlauf sind und jede Stückaktie eine Stimme gewährt. Um den reibungslosen Ablauf bei der Eingangskontrolle zu ermöglichen werden die Aktionäre gebeten, sich rechtzeitig vor Beginn der Hauptversammlung einzufinden und sich beim Registrierungsschalter unter Vorlage der Depotbestätigung bzw. eines gültigen Lichtbildausweises (Führerschein, Reisepass, Personalausweis) auszuweisen. Einlass zur Behebung der Stimmkarten ist ab 8.30 Uhr. Es wird darauf hingewiesen, dass der Vortrag des Vorsitzenden des Vorstandes der Österreichische Post AG im Internet (www.post.at/ir) übertragen werden wird. Wien, im März 2012 Der Vorstand Rückfragehinweis: Austrian Post Mr. Harald Hagenauer Head of Investor Relations Tel.: +43 (0) 57767 30400 harald.hagenauer@post.at Ende der Mitteilung euro adhoc -------------------------------------------------------------------------------- Emittent: Österreichische Post AG Haidingergasse 1 A-1030 Wien Telefon: +43 (0)57767-0 Email: investor@post.at WWW: www.post.at Branche: Transport ISIN: AT0000APOST4 Indizes: ATX Prime, ATX Börsen: Amtlicher Handel: Wien Sprache: Deutsch
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