EANS-Hauptversammlung: Österreichische Post AG
Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG
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Information zur Hauptversammlung übermittelt durch euro adhoc mit dem Ziel
einer europaweiten Verbreitung. Für den Inhalt ist der Emittent
verantwortlich.
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19.05.2020
Österreichische Post Aktiengesellschaft Wien
FN 180219 d, ISIN AT0000APOST4
Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung der
Österreichische Post Aktiengesellschaft
für Mittwoch, den 17. Juni 2020 um 10:00 Uhr
am Sitz der Gesellschaft in 1030 Wien, Rochusplatz 1
I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG OHNE PHYSISCHE PRÄSENZ DER AKTIONÄRE
1. Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
Der Vorstand hat zum Schutz der Aktionäre und sonstigen Teilnehmer beschlossen,
die neue gesetzliche Regelung einer virtuellen Hauptversammlung in Anspruch zu
nehmen.
Die Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 17. Juni
2020 wird iSd der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020) als "virtuelle
Hauptversammlung" durchgeführt.
Dies bedeutet, dass bei der Hauptversammlung der Österreichische Post
Aktiengesellschaft am 17. Juni 2020 Aktionäre nicht physisch anwesend sein
können.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle
Hauptversammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im
Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionäre.
Die Stimmrechtsausübung, das Recht, Anträge zu stellen und das Recht,
Widerspruch zu erheben, erfolgen ausschließlich durch Vollmachtserteilung und
Weisung an einen der von der Gesellschaft vorgeschlagenen unabhängigen
besonderen Stimmrechtsvertreter.
Diese vier besonderen Stimmrechtsvertreter werden in der spätestens am 27. Mai
2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir zugänglichen
Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die
Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV ("Teilnahmeinformation")
genannt.
Das Auskunftsrecht kann während der virtuellen Hauptversammlung von den
Aktionären selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und
zwar ausschließlich in Textform ausschließlich per E-Mail direkt an die
Emailadresse fragen.post@hauptversammlung.at der Gesellschaft.
2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs 4 AktG
vollständig in Echtzeit im Internet übertragen.
Alle Aktionäre der Gesellschaft können die Hauptversammlung am 17. Juni 2020 ab
10:00 Uhr im Internet unter post.at/ir verfolgen.
Durch die Übertragung der Hauptversammlung im Internet haben alle Aktionäre, die
dies wünschen, die Möglichkeit, durch diese akustische und optische
Einwegverbindung in Echtzeit dem Verlauf der Hauptversammlung zu folgen und die
Präsentation des Vorstands und die Beantwortung der Fragen der Aktionäre zu
verfolgen.
Die Liveübertragung ermöglicht keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und
keine Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG).
Im Übrigen wird auf die Teilnahmeinformation hingewiesen.
Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung dieser
Teilnahmeinformation, in welcher auch der Ablauf der Hauptversammlung dargelegt
wird.
II. TAGESORDNUNG
1. Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate-Governance-
Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die
Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das
Geschäftsjahr 2019
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das
Geschäftsjahr 2019
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2019
5. Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats
6. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr
2020
7. Wahlen in den Aufsichtsrat
8. Beschlussfassung über die Vergütungspolitik
9. Beschlussfassung über
a) die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals [Genehmigtes Kapital 2020]
i) unter Wahrung des gesetzlichen Bezugsrechts, auch im Sinne des mittelbaren
Bezugsrechts gem § 153 Abs 6 AktG,
ii) mit der Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts,
iii) mit der Möglichkeit zur Ausgabe der neuen Aktien gegen Sacheinlagen,
und
b) die Änderung der Satzung in § 5 a "Genehmigtes Kapital"
10. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands Finanzinstrumente im
Sinne des § 174 AktG, insbesondere Wandelschuldverschreibungen,
Gewinnschuldverschreibungen, Genussrechte, die auch das Bezugs- und/oder das
Umtauschrecht auf den Erwerb von Aktien der Gesellschaft einräumen können,
auszugeben, auch mit der Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts der
Aktionäre auf die Finanzinstrumente
11. Beschlussfassung über
a) den Widerruf der in der Hauptversammlung vom 15. April 2015 beschlossenen
bedingten Erhöhung des Grundkapitals [Bedingtes Kapital 2015] unter
gleichzeitiger Ersetzung durch die neuerliche bedingte Erhöhung des
Grundkapitals der Gesellschaft gemäß § 159 Abs 2 Z 1 AktG zur Ausgabe an
Gläubiger von Finanzinstrumenten [Bedingtes Kapital 2020] und
b) die Änderung der Satzung in § 5 b "Bedingtes Kapital"
III. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER
INTERNETSEITE
Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab 27. Mai 2020 auf der im
Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir
zugänglich:
* Jahresabschluss mit Lagebericht,
* Corporate-Governance-Bericht,
* Konzernabschluss mit Konzernlagebericht,
* Vorschlag für die Gewinnverwendung,
* gesonderter nichtfinanzieller Bericht,
* Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019,
* Geschäftsbericht 2019,
* Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 11,
* Vergütungspolitik,
* Erklärungen der Kandidaten für die Wahlen in den Aufsichtsrat zu TOP 7 gemäß §
87 Abs 2 AktG samt Lebenslauf,
* Bericht des Vorstands gemäß § 170 Abs 2 AktG iVm § 153 Abs 4 S 2 AktG zu
TOP 9 - Bezugsrechtsausschluss, Genehmigtes Kapital,
* Bericht des Vorstands gemäß §§ 174 Abs 4 iVm § 153 Abs 4 AktG und § 159 Abs 2
Z 3 AktG zu TOP 10 und 11 - Bezugsrechtsausschluss, Bedingtes Kapital,
* Satzungsgegenüberstellung,
* Vollmachtsformular für die besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4
COVID-19-GesV,
* Formular für den Widerruf einer Vollmacht,
* Frageformular,
* Unterlagen zur Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf,
Hinweisblatt),
* vollständiger Text dieser Einberufung sowie
* Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die
Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV
("Teilnahmeinformation").
IV. NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHMEBERECHTIGUNG
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen dieser
virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV geltend zu machen
sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 7. Juni 2020
(Nachweisstichtag).
Zur Teilnahme an dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe der COVID-19-
GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär ist und dies der
Gesellschaft nachweist.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am
12. Juni 2020 (24:00 Uhr, MESZ) ausschließlich auf einem der folgenden
Kommunikationswege und Adressen zugehen muss:
(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß
§ 18 Abs 2 genügen lässt
Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 - 75
Per E-Mail anmeldung.post@hauptversammlung.at (Depotbestätigungen bitte im
Format PDF)
(ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform
Per Post oder Boten Österreichische Post Aktiengesellschaft
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen/Wechsel, Köppel 60
Per SWIFT GIBAATWGGMS
Message Type MT598 oder MT599, unbedingt ISIN AT0000APOST4 im Text angeben)
Die Aktionäre werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu
wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu
veranlassen.
Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien
und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem
Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat
der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:
* Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr
zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (BIC),
* Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen
Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen
Personen,
* Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000APOST4
(international gebräuchliche Wertpapierkennnummer),
* Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
* Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.
Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der
Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 7. Juni 2020
(24:00 Uhr, MESZ) beziehen.
Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache
entgegengenommen.
V. ABSTIMMUNG PER BRIEF
Jeder Aktionär ist berechtigt an der kommenden Hauptversammlung im Wege der
Abstimmung per Brief gemäß § 19 der Satzung und § 127 AktG teilzunehmen.
Die Stimmabgabe hat schriftlich unter Verwendung des von der Gesellschaft zur
Verfügung gestellten Formulars (Stimmzettel) zu erfolgen. Die Unterlagen zur
Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf, Hinweisblatt, Rückkuvert)
werden auf Verlangen zugesandt. Bitte fordern Sie diese bei der Abteilung
Investor Relations +43 (0) 57767 - 30401 zu folgenden Zeiten an: Montag -
Donnerstag 9 Uhr - 16 Uhr und Freitag 9 Uhr - 13 Uhr. Die Texte der Formulare
und das Hinweisblatt sind spätestens am 27. Mai 2020 auf der Internetseite
unter post.at/ir unter dem Menüpunkt "Hauptversammlung" abrufbar.
Der Aktionär hat auf dem Formular (Stimmzettel) in jedem Fall folgende Angaben
zu machen: Angabe des Namens (Firma) und des Wohnorts (Sitz) des Aktionärs,
Anzahl der Aktien. Die Stimmabgabe bedarf zu ihrer Gültigkeit der Unterfertigung
durch den Aktionär.
Das ausgefüllte und mit Originalunterschrift versehene Formular (Stimmzettel)
muss spätestens am 12. Juni 2020 bei Notar Dr. Christian Mayer an dessen
Postfach 3, 8230 Hartberg, als Zustellbevollmächtigten der Österreichische Post
Aktiengesellschaft für Zwecke der Briefwahl zugehen.
Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass Voraussetzung für die Abstimmung per
Brief der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist, d.h., dass der
Gesellschaft eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG spätestens am 12. Juni 2020
unter einer der oben genannten Adressen zugeht. Aktionäre, die im Wege der
Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen daher für
die rechtzeitige Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung gemäß §
10a AktG im Sinne der obigen Ausführungen Sorge tragen.
Die Aktionäre werden darauf hingewiesen, dass abgegebene Stimmen per Briefwahl
nichtig sind, wenn der Beschluss in der Hauptversammlung mit einem anderen
Inhalt gefasst wird als im Formular (Stimmzettel) vorgesehen.
Die Gesellschaft wird erforderlichenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft
unter post.at/ir unter dem Menüpunkt "Hauptversammlung" ein neues Formular
(Stimmzettel) zur Verfügung stellen, sollten bis spätestens 27. Mai 2020
zulässige Anträge von Aktionären zur Ergänzung der Tagesordnung im Sinne von §
109 AktG und/oder bis spätestens 5. Juni 2020 zulässige Beschlussvorschläge von
Aktionären zu den Tagesordnungspunkten im Sinne von § 110 AktG einlangen.
Im Falle einer bereits erfolgten Stimmabgabe per Brief kann unter Verwendung des
von der Gesellschaft zu diesem Zweck auf ihrer Internetseite zur Verfügung
gestellten Formulars (Widerruf) diese Stimmabgabe widerrufen werden. Für die
Rechtswirksamkeit des Widerrufs genügt es, wenn der Widerruf Notar Dr. Christian
Mayer per Telefax unter +43 (0) 1 512 46 11 - 28 spätestens am 16. Juni 2020,
vor Tagesablauf, zugeht.
Ein Aktionär, der an der Abstimmung per Brief teilgenommen hat, kann auf dem
Stimmzettel gleichzeitig vorsorglich Widerspruch gegen einen in der
Hauptversammlung zu fassenden Beschluss erklären.
Erteilt ein Aktionär einem besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4
COVID-19-GesV gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt VI Vollmacht
und hat dieser Aktionär seine Stimme bereits im Wege der Abstimmung per Brief
abgegeben, kann der besondere Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht und das Recht
Widerspruch zu erheben nur dann in der Hauptversammlung ausüben, wenn der
Aktionär rechtzeitig, d.h. spätestens am 16. Juni 2020, wie oben näher
beschrieben, seine Stimmabgabe widerrufen hat. Andernfalls kann der besondere
Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV in der virtuellen
Hauptversammlung ausschließlich Beschlussanträge stellen.
Ausdrücklich wird jedoch darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118
AktG während der Hauptversammlung von den Aktionären auch dann selbst durch
Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft ausüben kann, wenn
der Aktionär seine Stimme bereits im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben
hat.
VI. BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETERS UND DAS DABEI
EINZUHALTENDE VERFAHREN
Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist und
dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt IV
nachgewiesen hat, hat das Recht, einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu
bevollmächtigen.
Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines
Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der Österreichische Post
Aktiengesellschaft am 17. Juni 2020 können gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur
durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen.
Die besonderen Stimmrechtsvertreter werden in der Teilnahmeinformation bekannt
gegeben.
Jeder Aktionär kann eine der vier von der Gesellschaft in der
Teilnahmeinformation genannten Personen als seinen besonderen
Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Vollmacht erteilen.
Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist
spätestens am 27. Mai 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/
ir ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten ausdrücklich dieses
Vollmachtsformular zu verwenden.
Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten
und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Regelungen zu
beachten.
Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich
ausgeschlossen.
VII. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEM §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG
1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit
mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können
schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser
Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in
Schriftform per Post oder Boten spätestens am 27. Mai 2020 (24:00 Uhr, MESZ) der
Gesellschaft ausschließlich an der Adresse Österreichische Post
Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien, Rochusplatz 1, zugeht.
Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt
Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die
antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung
Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft
nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionären,
die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 5% des
Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionäre
auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen
Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur
Teilnahmeberechtigung (Punkt IV) verwiesen.
2. Beschlussvorschläge von Aktionären zur Tagesordnung nach § 110 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu
jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt
Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den
Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer
allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im
Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht
werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 5. Juni 2020 (24:00
Uhr, MESZ) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0) 1 400220906 oder
Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien,
Rochusplatz 1, oder per E-Mail an investor@post.at, wobei das Verlangen in
Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als PDF, dem E-Mail
anzuschließen ist, zugeht.
Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle
der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG.
Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß §
10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als
sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionären, die nur zusammen
den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1% des Grundkapitals erreichen,
müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionäre auf denselben Zeitpunkt
(Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die
Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV)
verwiesen.
3. Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG
Zum Tagesordnungspunkt 7 "Wahlen in den Aufsichtsrat" und der allfälligen
Erstattung eines entsprechenden Wahlvorschlags durch Aktionäre gemäß § 110 AktG
macht die Gesellschaft folgende Angaben:
Auf die Österreichische Post Aktiengesellschaft ist § 86 Abs 7 AktG anwendbar.
Der Aufsichtsrat der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht nach der
letzten Wahl durch die Hauptversammlung aus acht von der Hauptversammlung
gewählten Mitgliedern (Kapitalvertretern) und vier vom Betriebsrat gemäß § 110
ArbVG entsandten Mitgliedern. Von den acht Kapitalvertretern sind vier Männer
und vier Frauen. Von den vier Arbeitnehmervertretern sind drei Männer und eine
Frau.
Mitgeteilt wird, dass von der Mehrheit der Kapitalvertreter im Aufsichtsrat mehr
als sechs Wochen vor der Hauptversammlung ein Widerspruch gemäß § 86 Abs 9 AktG
erhoben wurde und es daher zur Getrennterfüllung des Mindestanteilsgebot gemäß §
86 Abs 7 AktG kommt.
Gemäß § 9 Abs 1 der Satzung der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht
der Aufsichtsrat aus mindestens vier und höchstens zehn von der Hauptversammlung
gewählten Mitgliedern und den von der betrieblichen Arbeitnehmervertretung gemäß
§ 110 Abs 1 ArbVG entsendeten Mitgliedern.
Sollte es zum Tagesordnungspunkt 7 "Wahlen in den Aufsichtsrat" zur Erstattung
eines Wahlvorschlags durch Aktionäre kommen, haben diese darauf Bedacht zu
nehmen, dass nach Durchführung der Wahlen in den Aufsichtsrat am 17. Juni 2020
mindestens zwei Frauen dem Aufsichtsrat auf der Seite der Kapitalvertreter
angehören müssen.
4. Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 118 AktG
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über
Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen
Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht
erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem
verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den
Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger
unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem
verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre
Erteilung strafbar wäre.
Die Aktionäre werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform per E-
Mail an die Adresse fragen.post@hauptversammlung.at zu übermitteln und zwar so
rechtzeitig, dass diese spätestens am 12. Juni 2020 bei der Gesellschaft
einlangen.
Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche
Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen.
Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens am 27. Mai 2020
auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir abrufbar ist.
Ausdrücklich wird jedoch darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118
AktG während der Hauptversammlung von den Aktionären selbst ausschließlich durch
Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft an die
Emailadresse fragen.post@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann.
Bitte beachten Sie, dass dafür während der Hauptversammlung vom Vorsitzenden
angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können.
Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der
Aktionäre gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
5. Anträge von Aktionären in der Hauptversammlung nach § 119 AktG
Jeder Aktionär ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt,
in der Hauptversammlung durch seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem
Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Voraussetzung hiefür ist der
Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung und die Erteilung
einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß
Punkt VI. dieser Einberufung.
Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt jedoch zwingend
die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus:
Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat (Punkt 7 der Tagesordnung) können nur von
Aktionären, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen,
vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 5. Juni 2020 in
der oben angeführten Weise (Punkt VII Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem
Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person
über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren
Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit
begründen könnten, anzuschließen.
Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei
der Abstimmung nicht berücksichtigt werden.
Hinsichtlich der Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG wird
auf die Ausführungen zu Punkt VII Abs 3 verwiesen.
Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der
Aktionäre gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
6. Information für Aktionäre zur Datenverarbeitung
Die Österreichische Post Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten
der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name,
Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des
Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie
gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf
Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen
Datenschutzgesetzes, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der
Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die
Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem
Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist
somit Artikel 6 (1) c) DSGVO.
Für die Verarbeitung ist die Österreichische Post Aktiengesellschaft die
verantwortliche Stelle. Die Österreichische Post Aktiengesellschaft bedient sich
zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer
Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-
Dienstleistern. Diese erhalten von Österreichische Post Aktiengesellschaft nur
solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten
Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach
Weisung der Österreichische Post Aktiengesellschaft. Soweit rechtlich notwendig,
hat die Österreichische Post Aktiengesellschaft mit diesen
Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung
abgeschlossen.
Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden
Aktionäre bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der
Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das
gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen
und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name,
Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Österreichische Post
Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene
Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen
Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).
Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der
Internetseite der Österreichische Post Aktiengesellschaft unter post.at zu
finden.
VIII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der
Gesellschaft EUR 337.763.190,00 und ist zerlegt in 67.552.638 auf Inhaber
lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der
Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der
Hauptversammlung 67.552.638 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt
der Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene
Aktien.
Keine physische Anwesenheit
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der kommenden
Hauptversammlung weder Aktionäre noch Gäste zum Veranstaltungsort der
Hauptversammlung kommen können.
Wien, im Mai 2020
Der Vorstand
Rückfragehinweis:
DI Harald Hagenauer
Leitung Investor Relations, Konzernrevision & Compliance
Tel.: +43 (0) 57767-30400
harald.hagenauer@post.at
Ende der Mitteilung euro adhoc
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FAX:
Email: investor@post.at
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