Blickwinkel: Nie wieder Ärger wegen fehlender Belege: So bewahren Sie Dokumente richtig auf
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Saarbrücken (ots)
Was, wo, wie, bis wann? Wenn es um die Aufbewahrung von Dokumenten geht, stellen sich viele Fragen. CosmosDirekt gibt Tipps zu Aufbewahrungsfristen, Entsorgung, Speicherformen und Ablagesystemen.
Saarbrücken - Betriebskostenabrechnungen, Versicherungsnachweise und Kaufbelege - für die jährlich winkende Steuererklärung sammeln sich Monat für Monat Belege an. Damit immer alles am richtigen Platz ist und nichts verloren geht, gibt CosmosDirekt, der Direktversicherer der Generali in Deutschland, Tipps für die richtige Ablage von Dokumenten aller Art.
AUFBEWAHRUNG MIT SYSTEM
Jeder Mensch ist einzigartig - und deswegen gibt es kein optimales Ordnungssystem für alle. Jeder und jede ist anders strukturiert und muss daher genau das Ablagesystem wählen, das individuell am besten passt. Das muss man ausprobieren, eine Zeit lang testen und dann - wenn es funktioniert - konsequent befolgen. Wichtig ist, dass sich im Notfall auch andere Personen schnell zurechtfinden. Daher empfiehlt sich, alle wichtigen Dokumente wie z. B. Versicherungspolicen, Vollmachten und Unterlagen zu Bankkonten in einem Ordner zu lagern und Familienmitglieder darüber in Kenntnis zu setzen. Wer zusätzlich auf Nummer sicher gehen will, kann als Alternative zum heimischen Büro ein Bankschließfach anmieten und dort alle relevanten Dokumente sicher verwahren. Neben der richtigen Aufbewahrung hält der Direktversicherer noch einen zusätzlichen Tipp bereit: Für die Hausratsversicherung sollten Wertgegenstände wie Schmuck und teure Geräte immer direkt nach Anschaffung mit Fotos dokumentiert werden. Bei CosmosDirekt können die Bilder sogar über die meinCosmosDirekt App hochgeladen werden.
PAPIER ODER DIGITAL?
Oft liegen Dokumente nur in einer Form vor, z. B. die Geburtsurkunde oder das Abschlusszeugnis in Papierform. Bei solch wichtigen Dokumenten empfiehlt sich die doppelte Ablage - digital und in Papierform. Digitale Dokumente sollten jedoch nicht nur lokal auf dem eigenen Computer vorliegen, sondern doppelt gesichert werden, beispielsweise auf einer externen Festplatte. Aber Vorsicht: Externe Festplatten können empfindlich sein und kaputtgehen. Alternative Möglichkeiten einer dauerhaften Speicherung bieten auch Cloud-Lösungen, die allerdings den strengen Datenschutzregelungen in Deutschland entsprechen sollten.
AUFBEWAHRUNGSFRISTEN UND RICHTIGE ENTSORGUNG
Grundsätzlich gelten für Privatpersonen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Eine Ausnahme, bei der eine offizielle Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren gilt, sind Handwerkerrechnungen, um nachweisen zu können, dass keine Schwarzarbeit geleistet wurde. Um jedoch Ansprüche jeglicher Art geltend machen zu können, empfiehlt es sich, die folgend genannten Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Sofern eine Aufbewahrung der Dokumente nicht mehr notwendig ist, sollten darauf enthaltene sensible Daten dringend unkenntlich gemacht werden bevor sie im Altpapier landen. Noch ratsamer ist es, das komplette Dokument zu schreddern.
COSMOSDIREKT
CosmosDirekt ist Deutschlands führender Online-Versicherer und der Direktversicherer der Generali in Deutschland. Mit einfachen und flexiblen Online-Angeboten und kompetenter persönlicher Beratung rund um die Uhr setzt das Unternehmen neue Maßstäbe in der Versicherungsbranche. Zum Angebot zählen private Absicherung, Vorsorge und Geldanlage. Mehr als 1,8 Millionen Kunden vertrauen auf CosmosDirekt.
GENERALI IN DEUTSCHLAND
Die Generali in Deutschland ist mit 14,3 Milliarden Euro Beitragseinnahmen sowie rund 10 Millionen Kunden der zweitgrößte Erstversicherungskonzern im deutschen Markt. Als Teil der internationalen Generali Group gehören zu ihr in Deutschland die Lebens- und Sachversicherer der Generali Deutschland, der CosmosDirekt sowie der Dialog, die Generali Deutschland Krankenversicherung, die Advocard Rechtsschutzversicherung und die Deutsche Bausparkasse Badenia. Ziel der Generali ist es, Lifetime Partner für ihre Kunden zu sein, der dank eines herausragenden Vertriebsnetzes im Exklusiv- und Direktvertrieb sowie im Maklerkanal innovative, individuelle Lösungen und Services anbietet.
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