ComputerPartner: Archivierungspflicht im Geschäftsverkehr gilt auch für E-Mails
München (ots)
Für die Online-Kommunikation gelten die gleichen Vorschriften wie für die Briefpost / Alle Dokumente rund um Aufträge und Rechnungen müssen aufbewahrt werden / Die Archivierungsfrist beträgt sechs Jahre / Ein Verstoß gegen die Vorschriften kann strafrechtliche Folgen haben
München, 16. Februar 2006 - Laut Gesetzgeber sind Einzelkaufleute sowie Personenhandels- und Kapitalgesellschaften verpflichtet, eine Kopie der abgesandten sowie empfangene Handelsbriefe aufzubewahren. Was allerdings nur wenige wissen: Diese Archivierungspflicht gilt nicht nur für Briefpost und Telefax-Nachrichten, sondern auch für Online-Kommunikation. Deshalb warnt der Rechtsanwalt Thomas Feil in der aktuellen Ausgabe (07/2006) der Handelszeitschrift ComputerPartner: "Eine nachlässige oder fehlende Archivierung von E-Mails im Geschäftsverkehr kann für Unternehmer rechtliche Konsequenzen haben."
Als Handelsbriefe gelten sämtliche Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Dazu zählen unter anderem Aufträge, Auftragsbestätigungen, Verträge, Rechnungen, Reklamationen und Zahlungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Handelsbriefe abgesandt beziehungsweise empfangen wurden, erläutert der Hannoveraner Rechtsanwalt in der Handelszeitschrift. Für die Online-Kommunikation, die auch im Geschäftsverkehr täglich an Bedeutung gewinnt, heißt dies in der Praxis: Unternehmer sind nicht nur verpflichtet, dafür sorgen, dass die entsprechenden E-Mails archiviert werden. Darüber hinaus müssen sie auch sicherstellen, dass innerhalb der Frist die entsprechenden Programme vorhanden sind, die ein Lesen der Dokumente ermöglichen.
Lässt ein Unternehmer die Frage der Archivierung außer Acht, stellt dies einen Verstoß der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten dar. Unter Umständen kann eine fehlende Archivierung der entsprechenden E-Mails aber auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, so Feil in der ComputerPartner. Beispielsweise kommt eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung (§ 370 Abgabenordnung) oder als leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) in Betracht. Ein weiterer rechtlicher Aspekt ist die Frage der persönlichen Haftung von Vorständen oder Geschäftsführern, wenn diese eine Organisation der E-Mail-Archivierung unterlassen oder nur unvollständig vornehmen.
Für Rückfragen: Marzena Fiok, Chefreporterin ComputerPartner, Tel. 089/ 360 08-361, Fax 089/ 360 86-389
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