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Die Mehrheit der deutschen Unternehmen missachtet Gesetze zur E-Mail-Archivierung

München (ots)

COMPUTERWOCHE-Online-Umfrage: Zwei Drittel der
Firmen ohne klare Regeln zur Aufbewahrung elektronischer Daten / 
Gesetzliche Bestimmungen existieren aber bereits seit mehr als vier 
Jahren / Bei einem Verstoß müssen IT-Chefs mit fristloser Kündigung 
und Schadensersatzforderungen rechnen
München, 19. Mai 2006 - Das gesetzeskonforme Archivieren von 
E-Mails wird in vielen deutschen Unternehmen trotz eindeutiger 
Regelungen immer noch vernachlässigt. Das berichtet die 
IT-Wochenzeitung COMPUTERWOCHE in ihrer neuen Ausgabe (20/2006, EVT: 
19. Mai). So gibt es laut einer aktuellen Online-Umfrage der 
COMPUTERWOCHE in rund zwei Dritteln (64 Prozent) der Firmen nach wie 
vor keine innerbetrieblichen Bestimmungen, wie elektronische Daten - 
und hier insbesondere die E-Mail-Kommunikation - aufbewahrt werden 
müssen.
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler 
Unterlagen sind aber bereits seit dem 1. Januar 2002 in Kraft. In 
diesen schreibt das Bundesfinanzministerium vor, dass Unternehmen in 
der Lage sein müssen, sämtliche steuerrelevante Daten maschinell 
auswertbar zur Verfügung zu stellen. Für Buchführungsunterlagen, 
Jahresabschlüsse oder Buchungsbelege ist eine zehnjährige 
Archivierungs-Dauer vorgesehen, für Handelsbriefe und sonstige 
Unterlagen gelten sechs Jahre. Für die Online-Kommunikation - also 
den E-Mail-Verkehr -, die auch bei Geschäftsvorgängen immer mehr Raum
einnimmt, bedeutet dies in der Praxis: Unternehmer sind nicht nur 
dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen
auch gewährleisten, dass alle betriebswirtschaftlich und 
steuerrechtlich relevanten E-Mails samt deren Anhängen jederzeit 
verfügbar gemacht werden können.
IT-Chefs, denen eine mangelnde Pflichterfüllung nachgewiesen wird,
bekommen arbeitsrechtliche Probleme und müssen sogar mit einer 
fristlosen Kündigung rechnen. Kommt es aufgrund der lückenhaften 
Dokumentation der Geschäftskommunikation zu einer Zwangsschätzung der
Unternehmenswerte durch das Finanzamt, sind darüber hinaus auch 
Schadensersatzforderungen möglich.
Für Rückfragen:
Jan-Bernd Meyer, Redaktion COMPUTERWOCHE,
Tel. 089/360 86-160
Fax 089/360 86-109
www.computerwoche.de

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