Hannover (ots)

Viele Unternehmer organisieren ihr Business zu Beginn mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel. Je größer das Unternehmen wird, desto mehr stößt das Programm jedoch an seine Grenzen - und kann sogar richtig teuer werden. Robert Giebenrath übernimmt mit seiner RG Finance GmbH als externer CFO das Controlling für seine Kunden - Microsoft Excel kommt für ihn dabei nicht als Tool infrage. Warum das Programm für die finanzielle Organisation großer Unternehmen nicht geeignet ist, ab wann man auf eine professionelle Lösung umsteigen sollte und wie diese aussehen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Microsoft Excel gehört zu den Standard-Softwareprogrammen: Häufig wird es zusammen mit anderen Office-Tools erworben oder befindet sich bereits auf dem Computer. Es ist daher naheliegend, das Tabellenkalkulationsprogramm zu nutzen, um die Buchhaltung des Unternehmens zu erledigen. Dazu tragen auch die intuitive Bedienbarkeit, das relativ große Leistungsspektrum sowie die umfangreichen Hilfefunktionen bei. Dennoch ist Microsoft Excel kein professionelles Controlling-Tool. Je umfangreicher die Prozesse in der Buchhaltung werden, desto weniger gut ist ein Tabellenkalkulationsprogramm geeignet, diese Prozesse abzubilden. Vielen Unternehmern gelingt es jedoch nicht, den richtigen Zeitpunkt für einen Umstieg auf eine andere Software abzupassen. "Neben den vielen Funktionen, die Excel bietet, gibt es einen weiteren Grund, warum so viele Unternehmer an diesem Programm festhalten: Sie arbeiten schon so lange damit, dass sie sich im Schlaf zurechtfinden würden. Beim Umstieg auf ein anderes Tool fürchten sie dementsprechend einen hohen Einarbeitungsaufwand", erklärt Robert Giebenrath von der RG Finance GmbH.

"Fakt ist aber, dass an diesem Schritt kein Weg vorbeiführt. Professionelle Controlling-Softwares beinhalten Funktionen, die mit Excel nicht zu erzielen sind. Langfristig läuft das Controlling mit einem speziell darauf ausgerichteten Tool um so viel effizienter ab, dass damit sogar umfangreiche Einsparungen einhergehen", meint der Experte weiter. Als Geschäftsführer der RG Finance GmbH, die 25 Mitarbeiter umfasst, übernimmt Robert Giebenrath für zahlreiche Unternehmen als externer CFO das Finanzwesen. Dabei optimiert der Experte die zugrundeliegenden Prozesse, kümmert sich um das Forderungsmanagement und bereitet relevante Daten übersichtlich auf. Geschäftsführer wissen so jederzeit, wie ihr Unternehmen finanziell aufgestellt ist, ohne sich mit den damit verbundenen administrativen Aufgaben beschäftigen zu müssen. Obwohl Robert Giebenrath Microsoft Excel grundsätzlich als gutes Programm betrachtet, ist es für ihn bei seiner Arbeit im Controlling keine Option. Warum das so ist, hat er im Folgenden zusammengefasst.

Grund 1: Gravierende Auswirkungen von Formelfehlern

Microsoft Excel arbeitet mit relativ einfachen Formeln. Durch entsprechende Verschachtelungen kann das Programm dennoch auch komplexere Sachverhalte abbilden. Problematisch ist allerdings, dass die Formeln in solchen Fällen unübersichtlich werden und nicht mehr mit einem Blick auf Fehler überprüft werden können. Da die Daten, die in den Tabellen berechnet werden, die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen darstellen, sind unbemerkte Formelfehler entsprechend fatal. Robert Giebenrath arbeitete erst kürzlich mit einem E-Commerce-Unternehmen, dessen Controlling auf Google Sheets, dem Tabellenkalkulationsprogramm von Google, beruhte. Dieses Unternehmen musste eine Unterdeckung von 70.000 Euro ausgleichen, die durch einen Formelfehler in der Warenkalkulation entstanden war.

Grund 2: Hohe Fehleranfälligkeit aufgrund des manuellen Datenimports

In jedem Unternehmen müssen zahlreiche Daten verwaltet werden. Damit der Betrieb reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass alle Informationen zu jedem Zeitpunkt vollständig und korrekt sind. Bei Microsoft Excel sind Funktionen, mit denen Datensätze automatisiert verwaltet werden können, allerdings begrenzt. Das bedeutet, jede Information muss manuell eingetragen werden - und das nicht nur in einer Tabelle, denn häufig wird dieselbe Information in verschiedenen Kontexten benötigt. Je größer das Unternehmen wird, desto mehr Datensätze werden relevant - und desto fehleranfälliger wird ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel im Controlling.

Grund 3: Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern

Sollte es einem Unternehmen dennoch gelingen, die komplette Buchhaltung mithilfe von Microsoft Excel zu verwalten, stecken in der Regel hochkomplexe Formeln und Befehle hinter den einzelnen Zellen. Diese wurden meist von einer Einzelperson erstellt, die sich intensiv mit dem Tabellenkalkulationsprogramm und seinen Möglichkeiten auseinandergesetzt hat. Meist ist diese Person gleichzeitig der einzige Mitarbeiter, der sämtliche Tabellen ad hoc lesen, interpretieren und bei Bedarf verändern kann. Diese Konstellation ist für ein Unternehmen gefährlich, denn der einzelne Mitarbeiter wird aufgrund seines hohen Spezialisierungsgrades nahezu unersetzlich. Verkündet dieser überraschend die Kündigung oder fällt krankheitsbedingt länger aus, wird die Buchhaltung schnell zum Problem.

Alternative: Professionelle Controlling-Softwares

Microsoft Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme sind also ab einer bestimmten Größe des Unternehmens nicht mehr für effizientes Controlling geeignet. Robert Giebenrath nennt einen Monatsumsatz von 100.000 Euro als Anhaltspunkt, ab dem Firmen in professionelle Controlling-Software investieren sollten. Welche davon am besten zum jeweiligen Unternehmen passt, ermittelt der CFO mit seinem Team der RG Finance GmbH für jeden Kunden individuell und unterstützt zudem bei der Loslösung von Microsoft Excel.

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