Vienna Insurance Group AG Wiener Versicherung Gruppe
EANS-Hauptversammlung: Vienna Insurance Group AG Wiener Versicherung Gruppe
Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG - ANHANG
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Information zur Hauptversammlung übermittelt durch euro adhoc mit dem Ziel
einer europaweiten Verbreitung. Für den Inhalt ist der Emittent
verantwortlich.
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25.08.2020
VIENNA INSURANCE GROUP AG
Wiener Versicherung Gruppe
FN 75687 f
ISIN: AT0000908504
Schottenring 30, Ringturm, 1010 Wien
EINBERUFUNG
der
am Freitag, dem 25. September 2020, um 11:00 Uhr (MESZ)
in Wien
stattfindenden
29. ordentlichen Hauptversammlung
ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG OHNE PHYSISCHE PRÄSENZ DER AKTIONÄRE
Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und
Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
Der Vorstand beschloss in Anbetracht der COVID-19-Pandemie, nach sorgfältiger
Abwägung zum Schutz der Aktionäre und sonstigen Teilnehmer die neue gesetzliche
Regelung einer virtuellen Hauptversammlung in Anspruch zu nehmen.
Die Hauptversammlung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe am
25. September 2020 wird auf Grundlage von § 1 Abs. 2 COVID-19-GesG (BGBl. I Nr.
16/2020) und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020) unter Berücksichtigung
der Interessen sowohl der Gesellschaft als auch der Teilnehmer als "virtuelle
Hauptversammlung" durchgeführt.
Dies bedeutet, dass aus Gründen des Gesundheitsschutzes bei der Hauptversammlung
der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe am 25. September 2020
Aktionäre (mit Ausnahme der besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs. 4
COVID-19-GesV) nicht physisch anwesend sein können.
Der Vorstand bittet um Verständnis, dass Aktionäre am 25. September 2020 nicht
persönlich zur Hauptversammlung kommen können.
Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit des Vorsitzenden des
Aufsichtsrats sowie dessen Stellvertreters, der Mitglieder des Vorstandes, des
beurkundenden Notars und der vier von der Gesellschaft bestimmten besonderen
Stimmrechtsvertreter in Wien statt.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle
Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV führt zu
Modifikationen im bisher gewohnten Ablauf der Hauptversammlung sowie in der
Ausübung der Rechte der Aktionäre.
Die Stimmrechtsausübung, das Recht Anträge zu stellen und das Recht Widerspruch
zu erheben, erfolgen ausschließlich durch Vollmachtserteilung und Weisung an
einen der von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter
gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV.
Das Auskunftsrecht kann während der virtuellen Hauptversammlung von den
Aktionären selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und
zwar ausschließlich in Textform per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse der
Gesellschaft fragen.vig@hauptversammlung.at.
Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs. 4 AktG
vollständig in Bild und Ton in Echtzeit im Internet übertragen. Eine Anmeldung
oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.
Alle Aktionäre der Gesellschaft können die Hauptversammlung am 25. September
2020 ab 11:00 Uhr unter Verwendung entsprechender technischer Hilfsmittel im
Internet unter www.vig.com/hauptversammlung virtuell verfolgen.
Durch die Übertragung der Hauptversammlung im Internet haben alle Aktionäre, die
dies wünschen, die Möglichkeit durch diese akustische und optische
Einwegverbindung in Echtzeit dem Verlauf der Hauptversammlung zu folgen und die
Präsentation des Vorstandes und die Beantwortung der Fragen der Aktionäre zu
verfolgen.
Es wird darauf hingewiesen, dass diese Liveübertragung als virtuelle
Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs. 3 Z 2 AktG) und keine
Fernabstimmung (§ 102 Abs. 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die
Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist.
Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von
technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese
ihrer Sphäre zuzurechnen sind.
Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen
Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs. 3 iVm § 2 Abs. 4 COVID-19-GesV
("Teilnahmeinformation") sowie auf die Informationen über die Rechte der
Aktionäre hingewiesen. Wir bitten die Aktionärinnen und Aktionäre in diesem Jahr
um besondere Beachtung dieser Teilnahmeinformation, in welcher auch der Ablauf
der Hauptversammlung dargelegt wird.
Tagesordnung
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses 2019 samt dem Lagebericht, des
konsolidierten Corporate Governance-Berichts 2019, des Nachhaltigkeitsberichts
2019 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht), des Konzernabschlusses 2019
samt dem Konzernlagebericht, des Vorschlages für die Gewinnverwendung und des
Berichts des Aufsichtsrates (§ 96 AktG).
2. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss 2019
ausgewiesenen Bilanzgewinnes.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das
Geschäftsjahr 2019.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für
das Geschäftsjahr 2019.
5. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr
2021.
6. Wahl in den Aufsichtsrat.
7. Beschlussfassung über die Neufestsetzung der Vergütung an die Mitglieder des
Aufsichtsrates.
8. Beschlussfassung über die Vergütungspolitik.
UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
Die folgenden gemäß § 108 AktG aufzulegenden Unterlagen liegen spätestens ab 04.
September 2020 zu den üblichen Geschäftszeiten zur Einsicht der Aktionäre in den
Geschäftsräumen am Sitz der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe
(die "Gesellschaft"), Schottenring 30, 1010 Wien, auf:
* Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die
Teilnahme gemäß § 3 Abs. 3 iVm § 2 Abs. 4 COVID-19-GesV
("Teilnahmeinformation"),
* Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019,
* Konzernabschluss mit Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2019,
* Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019,
* konsolidierter Corporate Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2019,
* Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2019 (konsolidierter
nichtfinanzieller Bericht),
* Vorschlag für die Gewinnverwendung für das Geschäftsjahr 2019 zum
Tagesordnungspunkt 2,
* Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2-8,
* Unterlagen für die Wahl in den Aufsichtsrat gemäß § 87 Abs. 2 AktG zum
Tagesordnungspunkt 6,
* Erläuterungen zu den Tagesordnungspunkten 1, 2 und 5-8, sowie
* Vergütungspolitik.
Diese Unterlagen sowie der vollständige Text dieser Einberufung, das
Vollmachtsformular für die vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß
§ 3 Abs. 4 COVID-19-GesV, das Formular für den Widerruf einer Vollmacht gemäß §
114 AktG, das Frageformular, sowie Informationen über die Rechte der Aktionäre
nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sind spätestens ab 04. September 2020
auch auf der Internetseite der Gesellschaft www.vig.com unter Investor
Relations/Hauptversammlung via direktem Link www.vig.com/hauptversammlung
zugänglich.
HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEMÄSS §§ 109, 110, 118 UND 119 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals erreichen und die seit
mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können
schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser
Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen
spätestens am 04. September 2020 der Gesellschaft in Schriftform an VIENNA
INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Abteilung VD100, zu Handen Herrn
Dr. Philipp Bardas, Schottenring 30, 1010 Wien, zugeht. Jedem so beantragten
Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen.
Zum Nachweis der Aktionärseigenschaft genügt bei depotverwahrten Inhaberaktien
die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass
die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung
Inhaber der Aktien sind, und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft
nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien,
die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5% vermitteln, müssen sich auf
denselben Stichtag beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die
Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.
Aktionäre, deren Anteile zusammen 1% des Grundkapitals erreichen, können zu
jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt
Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den
Namen der Aktionäre, die das Verlangen stellen, samt Begründung und einer
allfälligen Stellungnahme des Vorstandes oder des Aufsichtsrates auf der im
Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht
werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 16. September 2020 der
Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0)1 89 00 500-60 oder per Post an
VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Abteilung VD100, zu Handen
Herrn Dr. Philipp Bardas, Schottenring 30, 1010 Wien, zugeht. Bei einem
Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der
Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs. 2 AktG.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes zur Ausübung dieses Aktionärsrechtes genügt
bei depotverwahrten Inhaberaktien die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a
AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben
Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das
Beteiligungsausmaß von 1% vermitteln, müssen sich auf denselben Stichtag
beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird
auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen (siehe unten).
Über einen Beschlussvorschlag, der gemäß § 110 Abs. 1 AktG bekannt gemacht
wurde, ist gemäß § 119 Abs. 2 AktG nur dann abzustimmen, wenn er in der
Hauptversammlung als Antrag wiederholt wurde. Es wird darauf hingewiesen, dass
das Recht der Aktionäre in der Hauptversammlung Anträge zu stellen, wie unten
näher ausgeführt, ausschließlich durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter
ausgeübt werden kann.
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über
Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen
Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunft darf
verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung
geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen
erheblichen Nachteil zuzufügen oder ihre Erteilung strafbar wäre.
Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG
auch bei der virtuellen Hauptversammlung während der Hauptversammlung von den
Aktionären selbst ausschließlich durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt
an die Gesellschaft an die E-Mail-Adresse fragen.vig@hauptversammlung.at
ausgeübt werden kann.
Bitte beachten Sie, dass während der Hauptversammlung vom Vorsitzenden
angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.
Wir ersuchen unsere Aktionäre aufgrund der außerordentlichen Situation die
Fragen vorab in Textform per E-Mail an die E-Mail-Adresse
fragen.vig@hauptversammlung.at zu übermitteln. Wir würden uns sehr freuen, wenn
diese bis 2 Werktage vor der Hauptversammlung, das ist der 23. September 2020,
bei der Gesellschaft eingehen, um eine optimale Vorbereitung sicherstellen zu
können. Damit ermöglichen Sie der Gesellschaft eine möglichst genaue
Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen in der
Hauptversammlung.
Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches auf der Internetseite der
Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung abrufbar ist.
Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der
Aktionäre gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
Jeder Aktionär ist berechtigt, in der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe
des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV durch seinen besonderen
Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen, die
keiner vorherigen Bekanntmachung bedürfen. Voraussetzung hierfür ist der
Nachweis der Teilnahmeberechtigung und die Erteilung einer entsprechenden
Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter im Sinne der Einberufung.
Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der
Aktionäre gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
Über einen Antrag zur Wahl einer Person in den Aufsichtsrat kann in der
Hauptversammlung nur dann abgestimmt werden, wenn spätestens am 16. September
2020 ein entsprechender Beschlussvorschlag von Aktionären, deren Anteile
zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, der Gesellschaft zugegangen ist.
Hinsichtlich der übrigen Anforderungen für das Einbringen von Vorschlägen zur
Beschlussfassung wird auf die diesbezüglichen Ausführungen verwiesen.
Der Aufsichtsrat der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe
besteht derzeit aus 10 Mitgliedern, davon 4 Frauen und 6 Männer, sodass die
Mindestanforderungen gemäß § 86 Abs. 7 AktG erfüllt sind. Mag. Maria Kubitschek
hat ihr Aufsichtsratsmandat mit Wirkung zum Zeitpunkt der Beendigung der
Hauptversammlung zurückgelegt. Der Aufsichtsrat soll weiter aus 10 von der
Hauptversammlung gewählten Mitgliedern bestehen. In der Hauptversammlung ist
daher ein Aufsichtsratsmitglied zu wählen, um die bisherige Anzahl von 10
Aufsichtsratsmitgliedern wieder zu erreichen.
§ 10 Ziffer 2 der Satzung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung
Gruppe bestimmt, dass der Aufsichtsrat aus 3 bis 10 von der Hauptversammlung
gewählten Mitgliedern besteht.
In der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe müssen im
Aufsichtsrat mindestens 3 Sitze von Frauen und mindestens 3 Sitze von Männern
besetzt sein.
Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionäre nach den §§ 109,
110, 118 und 119 AktG sind spätestens ab 04. September 2020 auf der
Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung zugänglich.
NACHWEISSTICHTAG UND BERECHTIGUNG ZUR TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG GEMÄSS §
111 AktG
Depotverwahrte Inhaberaktien
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der
virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV
geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am 15. September
2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Nachweisstichtag).
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG
und der COVID-19-GesV und zur Ausübung der Aktionärsrechte ist daher nur
berechtigt, wer am Nachweisstichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft
nachweist.
Bei depotverwahrten Inhaberaktien genügt für den Nachweis des Anteilsbesitzes am
Nachweisstichtag eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft
spätestens am 22. September 2020, 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich unter einer
der folgenden Adressen zugehen muss:
- per Post oder per Boten:
VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe
Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas
Schottenring 30, 1010 Wien
- per Telefax: +43 (0)1 89 00 500-60
- per E-Mail: anmeldung.vig@hauptversammlung.at
[anmeldung.vig@hauptversammlung.at] (als eingescannter Anhang - TIF, PDF, etc.)
- per SWIFT: GIBAATWGGMS
Message Type MT598 oder MT599; unbedingt ISIN AT0000908504 im Text angeben
Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die
Bevollmächtigung eines besonderen Stimmrechtsvertreters nicht wirksam erfolgen.
Hinsichtlich der Bevollmächtigung eines besonderen Stimmrechtsvertreters und des
dabei einzuhaltenden Verfahrens wird auf die nachstehenden Ausführungen in
dieser Einberufung verwiesen.
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem
Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat
der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:
* Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr
zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),
* Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen
Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen
Personen,
* Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien (ISIN AT0000908504) des Aktionärs,
* Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
* Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.
Die Depotbestätigung muss sich auf den Nachweisstichtag 15. September 2020, 24:
00 Uhr (MESZ) beziehen.
Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als
Aktionär geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der
Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.
Im Sinne des § 10a Abs. 1 letzter Satz AktG wird die Gesellschaft auch
Bestätigungen zum Nachweis des Besitzes von Aktien (Depotbestätigungen)
entgegennehmen, die von juristischen Personen ausgestellt wurden, welche gemäß
tschechischem Recht zur Depotführung hinsichtlich dieser Aktien befugt sind.
Die Depotbestätigung muss in deutscher oder englischer Sprache übermittelt
werden. Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung bzw. durch
Übermittlung einer Depotbestätigung nicht gesperrt; Aktionäre können deshalb
über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung bzw. Übermittlung einer
Depotbestätigung weiterhin frei verfügen.
BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETERS UND DAS DABEI
EINZUHALTENDE VERFAHREN
Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach
Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies der
Gesellschaft gemäß den nachfolgenden Bestimmungen in dieser Einberufung
nachgewiesen hat, hat das Recht, einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu
bevollmächtigen.
Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines
Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der VIENNA INSURANCE GROUP AG
Wiener Versicherung Gruppe am 25. September 2020 kann gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-
GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen.
Als besondere Stimmrechtsvertreter werden die folgenden Personen, die geeignet
und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:
(i) Dr. Michael Knap
c/o Interessenverband für Anleger, IVA
Feldmühlgasse 22, 1130 Wien
E-Mail-Adresse knap.vig@hauptversammlung.at
(ii) Rechtsanwalt Dr. Christoph Nauer, LL.M.
c/o bpv Hügel Rechtsanwälte GmbH
ARES-Tower, Donau-City-Straße 11, 1220 Wien
E-Mail-Adresse nauer.vig@hauptversammlung.at
(iii)Notar MMag.Dr. Arno Weigand
Untere Donaustraße 13-15/7. OG, 1020 Wien
E-Mail-Adresse weigand.vig@hauptversammlung.at
(iv) Rechtsanwalt Dr. Richard Wolf
c/o Wolf Theiss Rechtsanwälte GmbH & Co KG
Schubertring 6, 1010 Wien
E-Mail-Adresse wolf.vig@hauptversammlung.at
Jeder Aktionär kann eine der vier oben genannten Personen als seinen besonderen
Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Vollmacht erteilen.
Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist auf der
Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung ein eigenes
Vollmachtsformular abrufbar, welches zwingend zu verwenden ist.
Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten
und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Bestimmungen zu
beachten.
Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich
ausgeschlossen.
GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE (Hinweis gemäß § 120 Abs. 2 Z 1 BörseG)
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der
Gesellschaft Nominale EUR 132.887.468,20 und ist eingeteilt in 128.000.000 auf
den Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die
Gesellschaft und ihre Tochterunternehmen halten keine eigenen Aktien. Die
Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt zum vorgenannten
Zeitpunkt 128.000.000.
KEINE PHYSISCHE ANWESENHEIT
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der Durchführung der
kommenden Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß der COVID-19-
GesV weder Aktionäre noch Gäste persönlich zugelassen sind.
Information zur Datenverarbeitung für Aktionäre
Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer Daten
Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere
jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer
des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls
Aktiengattung, Zeitpunkt oder Zeitraum auf den sich die Depotbestätigung
bezieht, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des
oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen,
insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des
österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionären die Ausübung ihrer
Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die
Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem
AktG, insbesondere die §§ 111, 113, 114, 117 und 120 AktG, zwingend
erforderlich. Die personenbezogenen Daten von Aktionären werden im Zuge der
Hauptversammlung insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet: Organisation der
Hauptversammlungen, Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an
Hauptversammlungen, für die Ausübung von Aktionärsrechten im Rahmen von
Hauptversammlungen, Feststellung des Abstimmungsverhaltens, Anlegen eines
Anmeldeverzeichnisses, Anlegen eines Teilnahmeverzeichnisses, Anlegen eines
Vollmachtsverzeichnisses, Erstellen eines Hauptversammlungsprotokolls, Erfüllung
von Compliance-Pflichten einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und
Meldepflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c)
DSGVO und Artikel 6 (1) f) DSGVO.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die VIENNA INSURANCE GROUP AG
Wiener Versicherung Gruppe, Schottenring 30, 1010 Wien. Die Gesellschaft bedient
sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer
Dienstleistungsunternehmen, wie insbesondere das Zählservice, Notar,
Rechtsberater, besonderer Stimmrechtsvertreter und IT-Dienstleister. Diese
erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die
Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten
die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Soweit rechtlich
notwendig, hat die Gesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine
datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.
Die besonderen Stimmrechtsvertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder,
der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht können
in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht
nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name,
Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Gesellschaft ist zudem gesetzlich
verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das
Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch
einzureichen (§ 120 Abs. 4 AktG).
Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten
Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die
Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind,
und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern.
Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem
Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht
sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären
gegen die Gesellschaft oder umgekehrt von der Gesellschaft gegen Aktionäre
erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und
Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit
Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten
während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis
zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Die Dauer der Verjährung richtet
sich insbesondere nach den Bestimmungen des Allgemeinen Bürgerlichen
Gesetzbuches.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene
Daten von Ihnen verarbeiten. Wenn dies der Fall ist, können Sie Auskunft über
die Daten selbst, den Zweck, die Kategorien, die Empfänger, die Herkunft und die
Speicherdauer der zu Ihrer Person von uns verarbeiteten Daten verlangen.
Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, die unrichtig oder unvollständig
sind, so können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen. Sie
können auch die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen. Bitte
beachten Sie aber, dass dies nur auf unrichtige, unvollständige oder
unrechtmäßig verarbeitete Daten zutrifft. Ist unklar, ob die zu Ihrer Person
verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig
verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen. Auch können Sie Ihre
Einwilligung jederzeit und ohne Grund widerrufen, um die Weiterverwendung Ihrer
personenbezogenen Daten, die auf Grundlage einer Einwilligungserklärung erhoben
und verwendet werden, zu verhindern.
Sie können die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten, sofern wir diese von
Ihnen selbst erhalten haben, in einem von uns bestimmten, maschinenlesbaren
Format erhalten oder uns mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von
Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dieser Empfänger uns dies aus
technischer Sicht ermöglicht und der Datenübertragung weder ein unvertretbarer
Aufwand, noch gesetzliche oder sonstige Verschwiegenheitspflichten oder
Vertraulichkeitserwägungen von unserer Seite oder von dritten Personen entgegen
stehen.
Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der
Verantwortlichen oder eines Dritten verarbeiten, steht Ihnen überdies ein
Widerspruchsrecht zu.
Bei all Ihren Anliegen ersuchen wir Sie, sich an die untenstehend ausgewiesenen
Kontaktdaten zu wenden. Um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten
nicht in falsche Hände geraten, ersuchen wir Sie, bei Übermittlung Ihres
Anliegens einen Identitätsnachweis, z.B. eine Ausweiskopie, beizufügen.
Kontakt für datenschutzrechtliche Anliegen
VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe
z. H. des Datenschutzbeauftragten
Schottenring 30
1010 Wien
Österreich
datenschutz@vig.com
Zudem steht Ihnen das Recht auf Beschwerdeerhebung bei der österreichischen
Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, (dsb@dsb.gv.at
[dsb@dsb.gv.at]) offen.
Der Vorstand
Wien, im August 2020
Rückfragehinweis:
VIENNA INSURANCE GROUP AG
Wiener Versicherung Gruppe
1010 Wien, Schottenring 30
Nina Higatzberger-Schwarz
Leiterin Investor Relations
Tel.: +43 (0)50 390-21920
Fax: +43 (0)50 390 99-21920
E-Mail: nina.higatzberger@vig.com
Ende der Mitteilung euro adhoc
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Anhänge zur Meldung:
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http://resources.euroadhoc.com/documents/59/12/10545835/0/200819_-_Einberufung_HV_VIG_final.pdfEmittent: Vienna Insurance Group AG Wiener Versicherung Gruppe
Schottenring 30
A-1010 Wien
Telefon: +43(0)50 390-22000
FAX: +43(0)50 390 99-22000
Email: investor.relations@vig.com
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ISIN: AT0000908504
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