Drees & Sommer Workspace Benchmark Report 2023: Das Büro als Mitarbeitermagnet
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Stuttgart (ots)
Lange Zeit war das Büro der zentrale Ort der Wissensarbeit. Heute ist mobiles Arbeiten für viele Arbeitnehmer:innen zur Norm geworden. Mitarbeitende schätzen die Flexibilität und die verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Schattenseite sind Leerstände in Büros, ungenutzte Arbeitsplätze und Schreibtische. Im diesjährigen Drees & Sommer Workspace Benchmark Report geben mehr als die Hälfte der Befragten die Auslastung ihrer Arbeitsplätze mit 50 Prozent oder weniger an, 63 Prozent erwarten zukünftig eine Flächenreduktion. Bei der Flächenkonsolidierung treibt viele Unternehmen die Frage um: Wie schaffe ich ein Büro, das wie ein Mitarbeitermagnet funktioniert?
Im August dieses Jahres arbeiteten laut einer Erhebung des ifo Instituts [1] 25 Prozent der Beschäftigten in Deutschland mindestens teilweise von Zuhause aus - in manchen Tätigkeitsfeldern des Dienstleistungssektors sind es sogar 70 Prozent [2]. Dass mobiles Arbeiten ein fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben wird, darüber sind sich 98 Prozent der Befragten des Drees & Sommer Workspace Benchmark Report 2023 einig. 63 Prozent gehen davon aus, dass der Flächenbedarf pro Arbeitsplatz sinken wird, die Mehrheit darunter erwartet eine Flächenreduktion von 21 bis 30 Prozent. 82 Prozent nutzen bereits ein Desk-Sharing-Prinzip im Unternehmen - das sind 16 Prozent mehr als in der Vorjahres-Umfrage und ein deutlicher Anstieg zu 2021, wo die Nutzung lediglich bei 52 Prozent lag.
Tausche Fläche gegen Qualität
Ungenutzte Büroflächen sind teuer - zahlreiche Unternehmen haben deshalb bereits reagiert: "Beispielsweise werden zwei oder mehr separate B-Lagen aufgegeben und an einer kleineren A-Lage zusammengeführt, um einen attraktiveren Standort zu schaffen", weiß Sven Mylius, Associate Partner und Experte für New Work-Konzepte bei der Drees & Sommer SE. Die diesjährigen Umfrageergebnisse bekräftigen die Relevanz des Büros als moderne Arbeitsumgebung, die nicht nur funktional gestaltet ist, sondern vor allem soziale Begegnungen und kollaboratives Arbeiten unterstützt. Anlässe für den Gang ins Büro sind insbesondere die direkte Kommunikation mit Kund:innen und Kolleg:innen, formelle und informelle Besprechungen sowie Teamarbeit.
Menschen gehen wegen Menschen ins Büro
Wie sich bereits in den Umfrageergebnissen des vergangenen Jahres herauskristallisiert hat, nutzen Mitarbeitende, die zwei bis drei Tage pro Woche mobil arbeiten können, diese Möglichkeit auch. Mitarbeitende, die diese Möglichkeit an vier bis fünf Tagen pro Woche haben, arbeiten in der Regel jedoch trotzdem nur an drei Tagen pro Woche mobil - sie gehen also freiwillig ins Büro. "Eine gute Balance zwischen persönlichem Austausch im Büro und der Flexibilität von Remote Work ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Zeit selbst einzuteilen und dort zu arbeiten, wo sie am produktivsten sind. Das erfordert Räumlichkeiten, die bei unterschiedlichen Tätigkeiten unterstützen sowie eine Führung, die auf Offenheit, Vertrauen und Kommunikation basiert", erklärt Arbeitswelten-Experte Sven Mylius.
In Zukunft immer wichtiger: Health and Wellbeing
Zudem gewinnt das Thema Gesundheit und Wohlbefinden (englisch "Health and Wellbeing") an Relevanz. Arbeitnehmende suchen ein Arbeitsumfeld, das ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden fördert - angefangen bei der Flexibilität des Arbeitsmodells, über Architektur und Gestaltung der Räumlichkeiten bis hin zu Führung, Kommunikation und Unternehmenskultur. Diese Themen sind eng miteinander verknüpft und bilden die Grundlage für ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld. 82 Prozent der Befragten erachten das Thema Health and Wellbeing zukünftig als wichtig bis sehr wichtig.
Gleichzeitig setzen die Unternehmen das Thema noch nicht ausreichend in ihrer Führung und Strategie um. Es bedarf konkreter Zahlen, um dem Topmanagement die Bedeutung von Health and Wellbeing aufzuzeigen. Beispielsweise lassen sich mittels eines Health and Wellbeing Scorings weiche Faktoren wie Gesundheit und Wohlbefinden messen und Maßnahmen zur Steigerung von Health and Wellbeing mit wirtschaftlichen Kennzahlen wie Produktivität, Fluktuation oder Mitarbeitendenbindung hinterlegen.
Junge Generation fordert Flexibilität, Ausstattung und Kultur
"Eine der bemerkenswertesten Veränderungen in der Arbeitswelt ist die Integration der nächsten Generation in das Arbeitsleben. Sie bringt eine einzigartige Perspektive und eine Reihe bestimmter Erwartungen an Arbeitgeber und Bürokonzepte mit", berichtet Sven Mylius. Dazu zählen neben mehr Flexibilität und Desk-Sharing auch die Identifikation mit dem Büro, Diversität und Teambuilding. 38 Prozent der Befragten nehmen durch die neue Generation bereits eine Veränderung in ihren Bürokonzepten wahr oder erwarten diese für die Zukunft. "Unternehmen, die auf Flexibilität, räumliche Ausstattung und Kultur Wert legen, zählen zu den Vorreitern und schaffen sich eine hohe Arbeitgeberattraktivität bei jungen und zukünftigen Mitarbeitenden", resümiert Mylius.
Bewusstsein für New Work wächst
Insgesamt wächst das Bewusstsein für die Veränderung der Arbeitswelt. 91 Prozent der Teilnehmenden halten es für sehr relevant, eine Strategie für den zukünftigen Umgang mit New Work Spaces zu haben. Von diesen Teilnehmenden haben 45 Prozent bereits eine fertige Strategie entwickelt, die in ihre Unternehmensstrategie passt. "Auch wenn andere Orte das Büro als Arbeitsort ergänzen, bleibt es zukunftsfähig. Dabei kommt es nicht auf die Größe der Fläche, sondern in erster Linie auf deren Qualität und Lage an. Das Büro der Zukunft ist ein Mitarbeitermagnet durch Mehrwert, Freiwilligkeit und intrinsische Motivation", fasst Sven Mylius zusammen. "Eine attraktive, bedarfsgerechte, technisch optimierte und gesunde Arbeitsumgebung fördert die Bindung der Mitarbeitenden an das Büro und damit an das Unternehmen."
Über den Workspace Benchmark Report 2023:
In einer anonymen Umfrage wurden im August und September 2023 insgesamt 181 Personen aus verschiedenen Unternehmen und rund 20 unterschiedlichen Branchen befragt. 37 Prozent davon stammen aus Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitenden, 31 Prozent aus dem Mittelstand mit 201 bis 1.500 Mitarbeitenden und die übrigen 32 Prozent repräsentieren kleine Firmen mit 50 bis 200 Mitarbeitenden. 80 Prozent der Teilnehmenden arbeiten in den Branchen Automotive, Industrie, Information and Communication Technology (ICT), öffentliche Verwaltung und Property Companies. Der Workspace Benchmark Report steht hier zum Download bereit: https://www.dreso.com/de/workspace-benchmark-report
[1] https://www.ifo.de/DocDL/sd-2023-10-alipour-homeoffice.pdf
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