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Formular-Management auf dem Vormarsch - MATERNA und ERCIS stellen Studienergebnisse vor
Dortmund (ots)
In Zeiten des Internets gewinnt die Online-Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung zusehends an Bedeutung. Wer seine Geschäfte rund um die Uhr über das Internet abwickelt, erwartet von der öffentlichen Verwaltung auch, dass sie Formulare und Anträge so zur Verfügung stellt, dass jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Die Grundlage hierfür bildet ein Formular-Management-System. Im Auftrag des IT-Dienstleisters MATERNA GmbH hat das ERCIS (European Research Center for Information Systems) den Status Quo zum Thema "Formular-Management in Kommunen" untersucht. An der Online-Befragung haben 37 der bundesweit 100 größten Stadtverwaltungen teilgenommen. Für die überwiegende Mehrheit der Befragten wird Formular-Management künftig immer wichtiger. Stand heute bieten jedoch weit über drei Viertel der Stadtverwaltungen erst einen einfachen, Datei-basierten Download ihrer Formulare an. Die Integration der Daten mit Fachverfahren ist heute noch die Ausnahme.
Die meisten Verwaltungen haben inzwischen die Wichtigkeit des Formular-Managements erkannt. 22 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass das Thema im kommenden Jahr "sehr wichtig" sein wird, weitere 68 Prozent beurteilten es als "ziemlich wichtig". Nur acht Prozent diskutieren es auf breiter Basis. 27 Prozent gaben an, dass sie das Thema gelegentlich ansprechen. 21 Prozent haben Pilotprojekte durchgeführt, während 43 Prozent der Befragten bereits eine Formular-Management-Lösung einsetzen.
Alle Teilnehmer der Untersuchung stellen bereits Formulare im Internet zur Verfügung. 84 Prozent der Angebote sind allerdings noch rein Datei-basiert (einfacher Download). Nur bei 57 Prozent sind es online übertragene Formulare. Diese Kennzahlen zeigt den Bedarf an einem weiteren Ausbau der Transaktionsfähigkeit. Nur durch ein so genanntes intelligentes e-Formular können die enthaltenen Informationen auch medienbruchfrei an nachgelagerte Systeme, wie zum Beispiel Fachverfahren, ERP- oder Vorgangsbearbeitungssysteme, übergeben werden und zur Prozessoptimierung beitragen.
Das größte Ausbaupotenzial des eigenen Serviceangebotes sehen die Verwaltungen für die Zielgruppen Wirtschaft (27 Prozent) und Verwaltung (30 Prozent). Die Befragten sind sich einig, dass noch umfassende Entwicklungsmöglichkeiten bei der Integration in Fachverfahren bestehen, insbesondere in Bezug auf Meldewesen (70 Prozent), Personenstandswesen (60 Prozent), Entsorgung (49 Prozent), Gewerbeangelegenheiten (76 Prozent) und Bauverwaltung (68 Prozent).
Vorteile sehen die Befragten vor allem in steigender Bürgerorientierung, verbesserten Geschäftsprozessen und Zeitersparnis. Kostensenkungspotenziale stehen weniger im Vordergrund und auch der Bürokratieabbau wird kaum als Vorteil genannt. In Bezug auf die digitale Signatur werden hauptsächlich Hemmnisse beim Bürger und bei Einführungs- sowie laufenden Kosten einer IT-Lösung gesehen. Weniger Sorgen bereiten hingegen die Akzeptanz in der Wirtschaft, das benötigte eigene Know-how, die Auswahl der Lösung oder Sicherheitsprobleme.
Projektpartner ERCIS
Das ERCIS ist ein Verbund von Wissenschaftlern, die gemeinsam im Bereich der Anwendungssystementwicklung und Organisationsgestaltung forschen. Dabei werden in einem institutionellen Rahmen Kernkompetenzen der Wirtschaftsinformatik mit Fragestellungen der Informatik, der Betriebswirtschaft und des Rechts verknüpft. Dies schafft eine ganzheitliche Sicht auf die Anwendungssystem- und Organisationsgestaltung. Das Land Nordrhein-Westfalen hat das ERCIS initiiert und an die Wirtschaftsinformatik der Universität Münster vergeben. Die Ausnahmestellung der dortigen Wirtschaftsinformatik und Betriebswirtschaftslehre wird unter anderem durch die jährlichen Universitätsrankings bestätigt. Weitere Informationen: www.ercis.de
Weitere Informationen: MATERNA GmbH E-Mail: Christine.Siepe@Materna.de http://www.materna.de/presse
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