30.10.2024 – 10:01

HRS - Hotel Reservation Service

PRESSEMITTEILUNG: HRS präsentiert neue Plattform für Meetings

HRS setzt neue Maßstäbe im Meeting-Management:

KI-Plattform liefert maximale Datentransparenz und Effizienz.

Neues Meetings-as-a-Service Angebot verbindet innovative Rechnungs- und Zahlungs-technologie und ermöglicht einen nahtlosen End-to-End Prozess von der Beschaffung bis zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung

Köln, Deutschland – 30. Oktober 2024 – HRS, hat heute eine wegweisende Lösung für das Management von einfachen Meetings vorgestellt. Das Meetings-as-a-Service-Angebot basiert auf der firmeneigenen HRS CONNECT-Plattform, die sowohl Unternehmen als auch Hotelanbietern eine neue, KI-gestützte Automatisierung bietet, um die Transparenz bei der Datenverarbeitung zu verbessern. Unternehmen erhalten durch diesen Service eine bisher unerreichte Kontrolle über ihre Meeting-Programme, indem Einkauf, Instant Pricing, virtuelle Zahlungen und Mehrwertsteuer-Rückerstattung in einem nahtlosen End-to-End-Prozess integriert werden.

PRESSEMITTEILUNG

HRS setzt neue Maßstäbe im Meeting-Management:

KI-Plattform liefert maximale Datentransparenz und Effizienz.

Neues Meetings-as-a-Service Angebot verbindet innovative Rechnungs- und Zahlungs-technologie und ermöglicht einen nahtlosen End-to-End Prozess von der Beschaffung bis zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung

Köln, Deutschland – 30. Oktober 2024 – HRS, das weltweit führende Technologieunternehmen für Corporate Lodging, hat heute eine wegweisende Lösung für das Management von einfachen Meetings vorgestellt. Das Meetings-as-a-Service-Angebot basiert auf der firmeneigenen HRS CONNECT-Plattform, die sowohl Unternehmen als auch Hotelanbietern eine neue, KI-gestützte Automatisierung bietet, um die Transparenz bei der Datenverarbeitung zu verbessern. Unternehmen erhalten durch diesen Service eine bisher unerreichte Kontrolle über ihre Meeting-Programme, indem Einkauf, Instant Pricing, virtuelle Zahlungen und Mehrwertsteuer-Rückerstattung in einem nahtlosen End-to-End-Prozess integriert werden. HRS präsentiert die neue Lösung nächste Woche am Stand Nr. 9 auf der Europe Conference der Global Business Travel Association, die vom 4. bis 6. November in Kopenhagen stattfindet.

Angesichts der steigenden Nachfrage nach einfachen Meetings und der bereits laufenden Sourcing-Aktivitäten für 2025 kommt die globale Einführung dieser Lösung durch HRS genau zur richtigen Zeit. Erst kürzlich wies Amadeus darauf hin, dass 40 Prozent der für 2025 getätigten Hotelbuchungen seiner Kunden auf das Meetings Segment entfallen. Auch bei den Kunden von HRS ist ein starker Anstieg der gebuchten Meetings zu verzeichnen: Im dritten Quartal 2024 stiegen die Buchungen um 39 Prozent, was zugleich zu einem deutlichen Zuwachs an damit verbundenen Übernachtungen führte. Angesichts dieser steigenden Ausgaben verschafft HRS’ Meetings-as-a-Service Beschaffungs- und Travel Managern eine umfassende 360-Grad-Übersicht auf die regionale oder globale Leistung ihrer Meeting-Programme.

Die Herausforderung: Überholte Strukturen und

ineffiziente Prozesse bei einfachen Meetings

Trotz technologischer Fortschritte fehlt es vielen Unternehmen an einer zentralen Lösung für Richtlinien und Abläufe, die mit der Beschaffung, Buchung und Bezahlung einfacher Meetings verbunden sind. Laut einer Umfrage von Business Travel News im Mai 2024 gaben fast die Hälfte der Planer (46 Prozent) an, keinen klar definierten Prozess für den Einkauf und die Abwicklung von Meetings zu nutzen. Zahlreiche Studien aus den letzten Jahren zeigen, dass viele Unternehmen keine umfassenden Daten zu ihren Meetings erfassen, wodurch mögliche Optimierungen zur Kostensenkung und Leistungssteigerung ungenutzt bleiben. Der Mangel an zentralisierter Kontrolle und einheitlichen Vertragsbedingungen erhöht zudem das Risiko von Compliance-Verstößen.

HRS verbessert das Management einfacher Meetings durch herausragende Datentransparenz

Die KI-gesteuerte HRS CONNECT-Plattform ist das Herzstück der Meetings-as-a-Service-Lösung. Sie bietet Planern, Beschaffungsleitern und administrativen Fachkräften – unabhängig von ihrer Erfahrung – mehr Sicherheit. Integrierte, richtlinienbasierte Regeln beschleunigen die Entscheidungsfindung und erleichtern den Genehmigungsprozess.

Zu den weiteren Highlights gehören:

• Neue Instant Pricing-Technologie: Diese nutzt historische Preisdaten und Vereinbarungen mit bevorzugten Hotelpartnern, um die Auswahl der optimalen Kombination aus Meeting-Raum und Übernachtungen erheblich zu beschleunigen. Dadurch wird die Effizienz des Buchungsprozesses seitens der Hotelpartner erhöht, und Korrekturen werden reduziert.
• Nahtlose Integration in bestehende technische Ökosysteme: Die Meetings-as-a-Service Lösung lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren und digitalisiert wesentliche Prozesse. So liefert die Technologie beispielsweise automatisierte Rechnungsdaten, die Fehler minimieren und manuelle Arbeit reduzieren. Dies stellt sicher, dass Unternehmen nur für vertraglich vereinbarte Leistungen zahlen, und schafft die Grundlage für eine vollständige Rückerstattung der mehrwertsteuerfähigen Ausgaben.
• Umfangreiche Benchmarking-Möglichkeiten: Unternehmen erhalten einen klaren Überblick über Durchschnittspreise, Konditionen und Bedingungen vergleichbarer Veranstaltungen in ähnlichen Hotels. Darüber hinaus wird HRS’ Meetings-as-a-Service ab Anfang 2025 Zugriff auf die mehrfach ausgezeichnete, ISO-zertifizierte Green Stay Initiative bieten, welche Nachhaltigkeitsdaten automatisch in Procurement-Prozessen und Buchungen integriert, einschließlich der durch die Nutzung von Meeting-Räumen und anderen Dienstleistungen vor Ort verursachten Emissionen.

Meetings-as-a-Service erzielt bereits herausragende Ergebnisse für HRS-Kunden

Wie bereits erwähnt, steigt die Zahl einfacher Meetings seit dem Ende der Pandemie erheblich an. Mehrere Fortune-500-Unternehmen, die HRS-Kunden sind, haben bereits entschiedene Schritte unternommen und die Meetings-as-a-Service-Lösung implementiert, während HRS die Technologie in den vergangenen Monaten weiter optimiert hat. Zu den Ergebnissen gehören:

• Kosteneinsparungen von 28 Prozent über mehrere Länder hinweg.
• Planer sparen mehrere Stunden bei der Planung jedes einzelnen Meetings.
• Bevorzugte Vertragsbedingungen wurden in 96 Prozent der abgeschlossenen Vereinbarungen mit Hotels berücksichtigt.
• Die automatisierte Rechnungsstellung von HRS, unterstützt durch Künstliche Intelligenz, ist branchenführend. Die von HRS bearbeiteten Rechnungen weisen eine 98-prozentige Genauigkeit auf und übertreffen damit deutlich die Ergebnisse anderer Anbieter.
• Unternehmen bevorzugen zunehmend nachhaltige Hotelangebote für ihre Meetings. Die Anzahl der über die Green Stay-Initiative gebuchten Hotels stieg in den ersten drei Quartalen 2024 im Vergleich zum Vorjahr um 15 Prozent.

„Die Einführung modernster, KI-gestützter Technologien im täglichen Management einfacher Firmenmeetings ist längst überfällig“, sagte Luca De Angelis, CEO HRS Workforce and Meetings Solutions. „Unsere Meetings-as-a-Service-Lösung bietet Entscheidern im Procurement, professionellen Planern und administrativen Fachkräften eine rund um die Uhr verfügbare Self-Service-Option, die auf bewährter Plattformtechnologie basiert und sowohl die aktuelle Performance als auch zukünftige Szenarien optimiert. Unsere bestehenden Kunden sind dabei, diese Lösung einzusetzen, und das Interesse wachstumsstarker Branchen wie Pharma/Life Sciences, Automobil und Consulting nimmt stetig zu. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, da das Volumen einfacher Meetings weltweit steigt und der Bedarf an Automatisierung wächst.“

ÜBER HRS

HRS ist ein globales Technologieunternehmen, das auf Basis von künstlicher Intelligenz vollständig digitale Hotel- und Meetingserlebnisse für Unternehmen und ihre Reisenden schafft. Die plattformbasierten Lösungen des Unternehmens revolutionieren das End-to-End-Management von Reisen sowie das Reiseerlebnis für Geschäftsreisen, Meetings und Workforce Management für Fortune-500-Unternehmen weltweit.“ Die mehrfach ausgezeichnete HRS Green Stay Initiative unterstützt nachhaltige Beschaffung und Buchung von Unterkünften in 170+ Ländern. Das Unternehmen verfügt über ein unübertroffenes Netzwerk von Ökosystembeziehungen mit sicheren API-Integrationen zu einer wachsenden Anzahl von Anbietern von Unterkünften und Tagungen, digitalen Zahlungsvermittlern und Online-Buchungslösungen. Weitere Informationen finden Sie unter http://www.hrs.com/enterprise und folgen Sie HRS auf LinkedIn.

MEDIENKONTAKT: Michael Brophy, HRS Global Media Relations, +1 214-356-4326, michael.brophy@hrs.com

HRS GmbH | Breslauer Platz 4, 50668 Köln | Geschäftsführer: Tobias Ragge