Stabile Prozesse im Unternehmen: So gelingt es, Zeitfresser® und Geldfresser® zu entlarven
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Mannheim (ots)
Katja Holzhey ist Unternehmensberaterin, Business-Mentorin und Autorin des Buchs "Unternehmerfreiheit - powered by Katja Holzhey®". In ihrem Mentoring-Programm arbeitet sie gemeinsam mit Geschäftsführern daran, Zeitfresser® und Geldfresser® in den Unternehmensabläufen gezielt zu eliminieren, um die Gewinnmarge ihrer Kunden maßgeblich zu steigern. Hier erfahren Sie, wie es Unternehmern möglich ist, durch Prozessoptimierung Ihre Unternehmerfreiheit zurückzugewinnen.
Ineffiziente Prozesse sind Gift für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Kommt es in den Abläufen häufig zu Problemen oder Ungereimtheiten, kostet dies nicht nur Zeit und Geld, sondern schadet schlimmstenfalls dem Vertrauen der Kundschaft. Dadurch fällt es immer schwerer, in den schwarzen Zahlen zu bleiben und sich gegen die Konkurrenz zu behaupten. "Laufen die internen Abläufe nicht rund, kosten Zeitfresser® und Geldfresser® ein Unternehmen schnell ein kleines Vermögen", warnt Katja Holzhey. "Prozesse sollten deshalb regelmäßig kritisch überprüft und bei Bedarf überarbeitet und angepasst werden."
Dies hat mehrere Vorteile: So können nicht nur potenziell kostspielige Probleme im Keim erstickt werden, sondern das Unternehmen spart zusätzlich auch Zeit, die für wichtigere Dinge, wie die Auftragserfüllung und den damit einhergehende Mehrwert auf Kundenseite, aufgewendet werden kann. Gezielte Prozessoptimierung sieht die Expertin, die als Unternehmensberaterin und Mentorin schon tausende Unternehmer praxisorientiert bei der Eliminierung von Zeitfressern® und Geldfressern® unterstützen konnte, somit als Schlüssel zu mehr Freiheit für Unternehmer. Wie Unternehmer für stabilere, effizientere Geschäftsprozesse sorgen und sich so ihre Unternehmerfreiheit schrittweise zurückholen, hat die Expertin im Folgenden zusammengefasst.
Prozessoptimierung beginnt damit, klare Verhältnisse zu schaffen
Ein berühmtes Sprichwort besagt, Zeit sei Geld. Tatsächlich ist dem jedoch nur bedingt so: Anders als beim Geld stehen jedem Unternehmen täglich dieselben 24 Stunden zur Verfügung, die es möglichst effektiv zu nutzen gilt. Leider geht oft sehr viel Zeit durch ineffiziente Abläufe verloren - liegen zum Beispiel keine Checklisten für etablierte Prozesse vor, müssen neue Mitarbeiter oder Aushilfen mühsam angelernt werden. Mehr Produktivität kann also nur erreicht werden, wenn Rollen, Prozesse und die benötigten Qualifikationen klar definiert werden. Wird von vornherein darauf geachtet, dass selbst Neuzugänge schnell mit den Abläufen vertraut werden und sich optimal integrieren können, ist dadurch langfristig gewährleistet, dass Prozesse ohne ständigen Input von Geschäftsführern funktionieren.
Innovation und standardisierte Prozesse voneinander entkoppeln
Bei der Anpassung laufender Prozesse ist jedoch Vorsicht geboten. Versucht ein Unternehmen, innovative Neuerungen unvorbereitet einzuführen, sorgt diese Umstellung unter den Beschäftigten für Verwirrung. Dadurch verschlimmert sich die Lage möglicherweise sogar noch, wenn unausgereifte Ideen in Konflikt mit den definierten Abläufen geraten.
Vermeiden lässt sich dies, indem bei den Abläufen von vornherein strikt zwischen Prozess- und Innovationsebene differenziert wird. Während auf der Prozessebene etablierte und standardisierte Abläufe stattfinden, sollten neue Ideen zunächst auf der Innovationsebene vom Reißbrett bis zum Proof of Concept geführt werden. Erst wenn ein Konzept ausreichend optimiert ist, um reibungslos zu funktionieren, sollte es auf Prozessebene etabliert werden.
Das Hin-und-Her innerhalb des Unternehmens minimieren
Zu den größten Zeitfressern® auf Prozessebene zählen Such-, Liege- und Wartezeiten. Dies sind Zeiten, in denen nicht aktiv an Kundenaufträgen gearbeitet werden kann - sie sorgen also dafür, dass Aufträge länger als nötig dauern. Sie entstehen beispielsweise, wenn einzelne Schritte im Prozess auf Freigabe warten müssen oder bestimmte Dokumente beziehungsweise Dateien benötigt werden, um fortzufahren. Prozessverbesserungen sollten demnach primär darauf ausgelegt sein, die Zeit zu verringern, die für das Hin-und-Her innerhalb des Unternehmens aufgewendet werden muss.
Dabei ist es von zentraler Bedeutung, die interne Kommunikation zu optimieren und klare Standards für Prozesse einzuführen. So sollten unter anderem Rollen und Verantwortungsbereiche eindeutig definiert und ein Freigabesystem sowie Systeme zur effizienten Daten- und Dokumentensteuerung geschaffen werden, um reibungslose interne Abläufe zu garantieren.
Skalierbare und effiziente Abläufe durch Analyse und Prozessoptimierung
Damit gezielte Optimierungen überhaupt möglich sind, wird jedoch zudem ein Instrument benötigt, das Verbesserungen sichtbar macht. Diese Rolle nehmen Kennzahlen und Performanceindikatoren ein, die für Transparenz sorgen. Nur wenn Erfolge gemessen und mit zuvor definierten Zielsetzungen abgeglichen werden können, sind Maßnahmen zur Prozessoptimierung zielführend umsetzbar.
Zu diesem Zweck kann es hilfreich sein, eine Prozessaufnahme durchzuführen, bei der Zeitfresser® und Geldfresser® in bestehenden Abläufen identifiziert werden. Ist bekannt, wo Ressourcen verschwendet werden, kann dies gezielt behoben werden. Auf diese Weise entstehen skalierbare und eindeutige Prozesse, die jeder qualifizierte Mitarbeiter gleichermaßen hochwertig und effizient ausführen kann. Dadurch ist es möglich, die Gewinnmarge erheblich zu steigern und in einigen Fällen mehr als zu verdoppeln.
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Pressekontakt:
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