Alexander Heinrich von HeiProTec: Wie Datenmüll und redundante Speicherungen Ihr Unternehmen ausbremsen
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Alfter (ots)
Das Speichern großer Mengen von Daten ist eine der zentralen Herausforderungen von Unternehmen in sämtlichen Branchen. Alexander Heinrich, IT-Experte sowie Gründer und Geschäftsführer von HeiProTec, unterstützt Firmen deshalb bei der Entwicklung effizienter Speicherstrategien. Warum es so wichtig ist, sich mit der Speicherung von Unternehmensdaten auseinanderzusetzen, was man in diesem Zusammenhang unter Redundanz versteht und warum gerade diese Form der Speichernachlässigkeit zu großen Problemen im Betrieb führen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.
Immer mehr Unternehmen investieren hohe Summen, um die Digitalisierung voranzutreiben - die Vorteile liegen auf der Hand: Arbeitsabläufe lassen sich effizienter regeln, die Kommunikation und Absprachen werden durch entsprechende Tools vereinfacht und der Zugriff auf Unternehmensdaten ist jederzeit von überall möglich. Doch es gibt auch einige Herausforderungen, die im Zusammenhang mit der Digitalisierung bewältigt werden müssen. So sammeln sich in vielen Firmen zunehmend regelrechte Datenberge an. Viele Informationen liegen zusätzlich oder ausschließlich digital vor und werden gespeichert. Während bei analogen Daten meist übersichtliche Strukturen etabliert waren, etwa die Sortierung nach Jahreszahlen oder Abteilungen, fällt es vielen Unternehmen schwer, ihre digitalen Daten ähnlich strukturiert zu verwalten. "Viele Betriebe haben zu Beginn unterschätzt, wie wichtig es ist, Daten von Anfang an ordentlich in ein System einzupflegen. Jetzt, einige Zeit später, haben sie den Überblick über unzählige gespeicherte Dokumente verloren. Besonders schwierig wird es, wenn dieselben Informationen mehrfach im System hinterlegt sind", erklärt Alexander Heinrich, Geschäftsführer von HeiProTec.
"Solche sogenannten Redundanzen können ein Unternehmen regelrecht lahmlegen. Deshalb ist der erste Schritt jeder ordentlichen Datenverwaltung die Implementierung eines Systems, bei dem Mehrfachspeicherungen vermieden werden", führt der IT-Experte weiter aus. Mit seinem Unternehmen HeiProTec unterstützt er vor allem kleine und mittlere Firmen bei allen Angelegenheiten rund um die IT. Dabei bietet er eine attraktive Flatrate an, die auch Wartungs- und Serviceleistungen umfasst. Auf diese Weise bleiben die Kosten für Kunden stets planbar, sie erhalten eine umfassende Unterstützung bei ihren IT-Anwendungen und können sich so auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Häufig kommen die Kunden dabei auf Alexander Heinrich zu, weil sie ihrer Datenberge nicht mehr Herr werden.
Deshalb schaden ineffiziente Datenmanagementpraktiken dem Unternehmen
Von ineffizienten Datenmanagementpraktiken ist immer dann die Rede, wenn Mitarbeiter unnötige Zeit mit der Datenpflege verbringen müssen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn Daten mehrfach gespeichert wurden, also Redundanzen vorliegen. Solche Redundanzen verursachen höhere Kosten, weil die Mehrfachspeicherung Speicherplatz in Anspruch nimmt, der eigentlich nicht gebraucht wird. Sowohl Cloud-Speicherdienste als auch physische Speichermedien sind mit Kosten verbunden. Diese Kosten steigen signifikant an, wenn viele Daten unnötig vervielfältigt werden.
Darüber hinaus müssen sich die Mitarbeiter regelmäßig mit den Vervielfältigungen auseinandersetzen. Das kann im Rahmen der Datenpflege sein, wobei überflüssige Informationen aufgesucht und gelöscht werden. Frustrierender ist jedoch die Beeinträchtigung des laufenden Betriebs, weil Mitarbeiter nach der aktuellsten Version eines Dokuments oder einer Information suchen müssen. Schlimmstenfalls verursachen solche Inkonsistenzen, also dieselben Daten in verschiedenen Versionen, Fehler oder falsche Entscheidungen und stören so den reibungslosen Ablauf.
Mit dieser Vorgehensweise kann Datenmüll reduziert werden
Es gibt verschiedene Strategien, um Datenmüll den Kampf anzusagen: Die Grundlage sollte ein effizientes Datenmanagement-System mit Tools und Praktiken sein, die dabei helfen, Daten zu organisieren und Redundanzen zu vermeiden. Außerdem beinhalten gute Programme Versionierungssysteme, die sicherstellen, dass alle Nutzer auf die neueste Dateiversion zugreifen.
Darüber hinaus sollte auch die sorgsame Datenpflege zu einer Routine im Unternehmen werden. Durch die Einrichtung von Standards zur regelmäßigen Überprüfung und Bereinigung alter oder unnötiger Daten - manuell oder durch spezialisierte Softwarelösungen - wird sichergestellt, dass Redundanzen zeitnah entdeckt werden, bevor sie Schaden anrichten können.
Wie so häufig bei IT-Lösungen sollten zudem die Mitarbeiter auf die Problematik aufmerksam gemacht werden. Durch regelmäßige Mitarbeiterschulungen zu Best Practices im Datenmanagement wird das Bewusstsein für die Probleme durch Datenredundanz geschärft. Dadurch werden die Mitarbeiter dazu befähigt, effizienter mit Daten umzugehen und diese zu verwalten.
Möchten Sie Ihre IT-Infrastruktur in die Hände eines Experten geben und sich künftig nur noch Ihren eigentlichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen widmen? Dann kontaktieren Sie Alexander Heinrich von HeiProTec und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!
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