Verwaltungskosten senken - Experte verrät 5 Tipps, was Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Prozesse beachten sollten
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Harmstorf (ots)
Papierberge auf dem Schreibtisch, zeitaufwändige Dateneingaben und langwierige Kommunikationswege - die täglichen Herausforderungen in der Verwaltung sind vielfältig und oft ineffizient. Sie binden Ressourcen, die stattdessen für das Kerngeschäft genutzt werden könnten, und erhöhen die Verwaltungskosten.
"Viele Unternehmen sind sich gar nicht bewusst, wie viel Zeit und Geld sie mit ineffizienten Verwaltungsprozessen verschwenden", betont Jürgen Johannes Schimmöller, Experte für Prozessoptimierung. "Dabei gibt es heute eine Vielzahl an digitalen Tools und Technologien, die dazu beitragen können, diese Abläufe erheblich zu beschleunigen und zu vereinfachen. Und das Beste daran: Die Einführung dieser Automatisierungslösungen ist oft viel einfacher und kostengünstiger, als viele denken."
5 Tipps, was Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Prozesse beachten sollten, um ihre Mitarbeiter zu entlasten und Geld sowie Zeit zu sparen, verrät er im folgenden Artikel.
Tipp 1: Wie fange ich an?
Die mit Abstand höchsten Einspareffekte durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen lassen sich bei solchen Tätigkeiten erzielen, die wiederholt ausgeführt werden müssen. Lästige Routineaufgaben also, die täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeführt werden und bei keinem der Mitarbeiter beliebt sind. Genau solche Prozesse sollten Unternehmer also zunächst in den Fokus nehmen und prüfen, ob eine Automatisierung grundsätzlich möglich ist - sie sind die "low hanging fruits" der Geschäftsprozess-Automatisierung.
Darüber hinaus sollten Mitarbeiter aus Marketing, Vertrieb, Auftragssachbearbeitung, Buchhaltung und Controlling miteinbezogen werden - sie wissen am besten darüber Bescheid, welche regelmäßigen Tätigkeiten echte Zeitfresser sind und ihnen durch eine Automatisierung neue Freiräume geben würden. Das Wegfallen solcher oft monotonen Tätigkeiten steigert die Motivation der Mitarbeiter - wieso nicht einfach die frei gewordene Zeit und Kreativität doch besser für andere Dinge einsetzen, die das Unternehmen voranbringen!
Tipp 2: Aufräumen
Bevor es an's Automatisieren geht, sollten zunächst die für eine Automatisierung infrage kommenden Workflows genau hinterfragt werden. Dabei sollte der Verantwortliche jeden Schritt mit einem "Warum?" hinterfragen. Oftmals finden sich in den eigenen Analysen etablierte Prozesse, die vor langer Zeit einmal festgelegt wurden und unter heutigen Rahmenbedingungen deutlich vereinfacht werden könnten. Auch bürokratische Anforderungen sollten auf ein Minimum reduziert werden. Sind beispielsweise vorhandene Genehmigungs- und Freigabeschritte wirklich notwendig oder können diese reduziert werden? Denn jede Stufe verzögert letztlich den Prozess und macht ihn zäher. Durch eine Optimierung werden redundante Aufgaben und unnötige Komplexität vermieden, außerdem sparen optimierte Prozesse Zeit bei der Automatisierung und damit Kosten.
Tipp 3: Papierkram vermeiden
Seien wir ehrlich: Insbesondere die Deutschen haben die Digitalisierung eine ganze Zeit lang verschlafen. Mittlerweile hat zwar auf vielen Ebenen ein Umdenken stattgefunden und Unternehmen investieren massiv in die digitale Transformation. Dennoch findet man bei den Analysen noch immer zahlreiche Bereiche vor, wo papierbasierte Formulare, Anträge, Checklisten oder Protokolle existieren, um Informationen einzusammeln, die dann meistens innerhalb des jeweiligen Prozessweges von Mitarbeitern in Softwaresysteme überführt werden. Existieren in dem eigenen Unternehmen ebenfalls noch papierbasierte Prozesse? Dann sollten diese ebenfalls Schritt für Schritt in die digitale Welt überführt werden, je nach Anwendungsfall zum Beispiel durch webbasierte Online-Formulare für die Kunden oder mobile Apps, die die Mitarbeiter auf dem Tablet im Außendienst einsetzen können.
Tipp 4: Veraltete Softwaresysteme
Oft existieren in Unternehmen veraltete Softwaresysteme, die vor vielen Jahren angeschafft wurden und seitdem im Einsatz sind. In manchen Fällen besteht das Geschäftsmodell der Hersteller solcher Old-School-Software heute nur noch darin, ihren Kunden teils horrend hohe Wartungsgebühren abzuverlangen, da diese Systeme für Neukundengeschäfte nicht mehr wettbewerbsfähig sind. Aber nach dem Motto "Never change a running system" halten viele Unternehmen an diesen veralteten Lösungen fest, obwohl es mittlerweile schlankere, cloudbasierte und deutlich preisgünstigere Lösungen am Markt gibt. Unternehmer sollten mutig sein und ihre Bestandslösungen durchforsten - hier finden sie oftmals ein riesiges Einsparpotenzial vor. Im Zuge einer Umstellung profitieren sie nicht nur von den vielfältigen Möglichkeiten aktueller Softwaregenerationen, sondern schaffen zugleich die Grundlage für eine automatisierte Verarbeitung ihrer Daten.
Tipp 5: Die Mitarbeiter mit auf die Automatisierungs-Reise nehmen
Wenn Unternehmer sich für die Automatisierung ihrer Prozesse entscheiden, treffen sie oft auf Skepsis und eine gewisse Angst bei ihren Mitarbeitern. Diese Angst sollten sie den Mitarbeitern nehmen, denn sie ist völlig unbegründet. Warum? In den kommenden Jahren gehen schrittweise etwa 30 Prozent der heute Beschäftigten in den Ruhestand. Die dann entstehende Lücke lässt sich kaum - so viel steht heute bereits fest - mit qualifiziertem Fachpersonal schließen. Je mehr Prozesse Unternehmer also bis dahin automatisiert haben, desto weniger anfällig ist der Betrieb für den Fachkräftemangel. Darüber hinaus steigert ein hoher Automatisierungsgrad ganz nebenbei den Unternehmenswert und lässt alle Beteiligten gelassener in die Zukunft blicken.
Über Jürgen Johannes Schimmöller:
Jürgen Johannes Schimmöller ist IT-Experte mit über 20 Jahren Erfahrung. Mit der schlau DIGITAL GmbH bringt er Unternehmen auf die digitale Überholspur. Das Team stellt seinen Kunden individuelle Softwarelösungen zur Verfügung, die mobile Nutzungserlebnisse schaffen, den Workflow optimieren und die Produktivität auf ein höheres Niveau bringen. Denn nur wer bei der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse vorne mitspielt, kann neue Produkte effizient und gewinnbringend vermarkten und seine Mitarbeiter bestmöglich unterstützen. Dabei verfügt die schlau DIGITAL GmbH über ein globales Netzwerk von Software-, App- und Webentwicklern an den Standorten Hamburg und Indore (Indien). Mehr Informationen unter: https://schlau-digital.de/
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