FibuNet webBI verschafft DRK Volunta Mehrwert im Controlling
Kaltenkirchen (ots)
Die DRK in Hessen Volunta gGmbH ist der Träger von Freiwilligendiensten des Deutschen Roten Kreuzes in Hessen. Mit rund 3.500 Freiwilligen ist sie Hessens größter Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ)-Träger. Als gemeinnützige GmbH ist Volunta zu ordnungsgemäßer Buchhaltung verpflichtet. Besondere Anforderungen bestehen dabei hinsichtlich Auskunftspflicht und Transparenz der im Betrieb entstandenen Aufwendungen und Erlöse. Im Rahmen der rechtlichen Verselbständigung wurde FibuNet als Buchhaltungssoftware eingeführt und das Rechnungswesen jetzt um die leistungsfähige Controlling-Komponente FibuNet webBI erweitert. Dies hatte zum Ziel, Transparenz und Auskunftsfähigkeit bei Volunta deutlich zu erhöhen.
Die FibuNet-Buchhaltungssoftware wurde als Basis-System im Rahmen der rechtlichen Verselbständigung von Volunta durch den FibuNet-Vertriebspartner E/M/C Organisationsberatung und Datensysteme GmbH aus Kassel eingeführt und ist mit den Kernmodulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung im Einsatz. Der Nutzungsumfang erstreckt sich auf derzeit acht User. Volunta wird seit inzwischen rund 10 Jahren von der E/M/C erfolgreich betreut.
Anforderungen eines typischen mittelständischen Unternehmens
Die DRK in Hessen Volunta gGmbH verfügt über die typische Größe und Strukturen eines regionalisierten, mittelständischen Unternehmens. Rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an verschiedenen Standorten in ganz Hessen tätig, unter anderem an vier Niederlassungen mit 23 Beratungscentern sowie an einem Dienstleistungszentrum. In der laufenden Betreuung befinden sich permanent rund 3.500 junge Menschen, die an rund 1.000 Einsatzstellen in Hessen ihr Freiwilliges Soziales Jahr absolvieren. Jedes Jahr entsendet Volunta rund 170 Freiwillige im entwicklungspolitischen Dienst "weltwärts" und im internationalen Jugendfreiwilligendienst (IJFD) ins Ausland. Betreut werden zudem Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Au-pair Programm, im Volunteering und im Schüleraustausch.
In der FibuNet-Finanzbuchhaltung gebuchte und direkt auf Kostenstellen bzw. Kostenträger verteilte Erlöse resultieren aus Fakturierungen an die Einsatzstellen, bei denen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihren Freiwilligendienst leisten sowie aus staatlichen Zuschüssen. Die Einzelkosten werden mit den Aufwandsbuchungen in der FibuNet-Software direkt auf Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten verteilt.
Komplexe Kostenverteilungen
Die rund 200 im Rechnungswesen von Volunta eingerichteten Kostenstellen sind hierarchisch gegliedert. Die Kostenstellengliederung spiegelt im Geschäftsbereich "Freiwilliges Engagement" die geschäftlichen bzw. regionalen Verantwortungsbereiche wieder, in denen die Kosten und Erlöse jeweils entstehen. Neben dem Bereich "Freiwilliges Engagement" gibt es die Bereiche "Marketing und Vertrieb", "Verwaltung und Finanzen", "Akademie" sowie die Geschäftsführung. Die Produkte bzw. Dienstleistungsarten, wie das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ) oder das Freiwillige Ökologische Jahr, wurden in FibuNet als Kostenträger eingerichtet.
Im Berichtswesen werden Kostenarten einzeln oder kombiniert nach Gruppen von Kostenstellen und Kostenträgern ausgewertet. In einem komplexen Umlageverfahren werden die Kosten je nach Betrachtungsebene in Abhängigkeit bestimmter Kostenstellen-/Kostenträgerkombinationen verteilt. Die daraus resultierenden Berichtsdaten stehen für vergleichende Analysen als Ist-Daten, Budget-Daten und Forecast-Daten zur Verfügung.
Eine wichtige Anforderung ist eine transparente und gut nachvollziehbare innerbetriebliche Leistungsverrechnung, um die Erfolgsbeiträge einzelner Einheiten schnell und zeitnah aufzeigen zu können. Ebenso wird ein hoher Wert auf ein zügiges Erklären aufgetretener Ist-/Budget-Abweichungen gelegt.
Bislang eingesetzte Controlling-Lösung stößt an Grenzen
Bei der Erstellung und Auswertung von Berichten entsprechend der genannten Anforderungen stieß die bislang eingesetzte Controlling-Lösung an ihre Grenzen. So war das Aufsetzen neuer Berichte oder das Einpflegen struktureller Änderungen nur mit hohen externen Beratungsaufwänden realisierbar. Die Umsetzung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung war in Teilen schwer nachvollziehbar. Die Gründe für Abweichungen zwischen Ist und Budget sowie die Verteilung von Gemeinkosten blieben intransparent und reduzierten die Aussagefähigkeit des Berichtswesens.
Die komplexe Handhabung in der Erzeugung und Auswertung führte zu geringer Akzeptanz und Nutzung auf Anwendungsebene und bei den Berichtsempfängern.
Gleitender Übergang auf eine neue Controlling-Lösung
Kurz nach Markteinführung wurde Volunta auf FibuNet webBI aufmerksam. Bereits nach den ersten Vorführungen der Lösung fiel bei Volunta die Entscheidung, die entsprechenden Runtime-Lizenzen zu erwerben. Im Rahmen einer drei Tage dauernden Pilotierung wurden Leistungsfähigkeit und Abdeckungsgrad der Anforderungen mit Schwerpunkt auf innerbetriebliche Leistungsverrechnung intensiv geprüft.
Ausschlaggebend für die Entscheidung zu Gunsten von FibuNet webBI waren der hohe Integrationsgrad mit den FibuNet-Basismodulen und der bereits weit vorentwickelte Lösungsansatz. Ebenso, dass auch Planung und Budgetierung in ein und demselben System erfolgen. Die daraus resultierenden Daten stehen in FibuNet webBI in derselben Datenbank für den unmittelbaren Zugriff und damit für Berichte und Plan-Ist-Analysen zur Verfügung.
Im Rahmen der Pilotierung ließen sich die Echtdaten schnell und
ohne Zusatzaufwand in die vordefinierten Datenwürfel von webBI
einspielen und mittels der Excel-basierten Berichte anzeigen und
auswerten. Insgesamt erstreckte sich die Pilotierung auf folgende
Bereiche:
- Excel-basierte, bereichsübergreifende Modellierung der internen
Leistungsströme unter Nutzung von Verrechnungspreisen
- Verrechnung von Overheadkosten durch Prozentzuteilungen
- Abbildung der Planungs- und Forecast-Prozesse -
Abbildung des Berichtswesens auf Basis von internen Gewinn- und
Verlustrechnungen.Nach der erfolgreichen Umsetzung des Kosten- und Leistungscontrollings soll im November 2016 der Roll-Out erfolgen. Zunächst sollen dem Geschäftsleitungskreis Kostenstellenberichte zur Verfügung gestellt werden, die durch die Anwender selbst abgerufen und vertieft ausgewertet werden können.
Resümee und Ausblick
Eine gute Voraussetzung für hohe Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzern ist die bekannte Oberfläche und Bedienung von Microsoft Excel, der zentralen Technologiekomponente von FibuNet webBI aus dem Hause Jedox. Hinzu kommt, dass sämtliche Komponenten zu 100% für das Web 2.0 optimiert wurden. Anwender können so über das Web-Frontend ortsunabhängig auf ihre zentral hinterlegten Daten zugreifen und Analyseergebnisse auch konsistent zurückschreiben.
Aufgrund des positiven Projektverlaufs wurde entschieden, die auf FibuNet-Daten begrenzten Runtime-Lizenzen auf universelle Daten-Nutzung zu erweitern. In der nächsten Ausbaustufe wird überlegt, die Jedox/FibuNet-Controlling-Anwendung auch auf andere Bereiche außerhalb des Rechnungswesens auszudehnen und in diesem Zusammenhang Daten aus verschiedensten Quellen einzuspielen.
"Unsere mit dem Wechsel auf FibuNet webBI gesteckten Erwartungen haben sich voll erfüllt", so Andreas Esser, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der DRK in Hessen Volunta gGmbH. "Dank der vorentwickelten Lösung waren wir schnell in der Lage, unsere funktionalen Anforderungen umzusetzen. Weil die Anwender in der gewohnten Arbeitsumgebung Excel arbeiten können, ist die Akzeptanz bei den Entwicklerinnen und Entwicklern der Auswertungen und Reports hoch und der externe Betreuungsaufwand minimal. Die Nachvollziehbarkeit von Abweichungen hat sich deutlich verbessert, die Transparenz hat sich signifikant erhöht."
Über die DRK in Hessen Volunta gGmbH
Volunta ist der Träger von Freiwilligendiensten des Deutschen Roten Kreuzes in Hessen. Somit ist das Unternehmen Teil der größten humanitären Organisation weltweit und weltanschaulich sowie politisch neutral. Mit rund 3.500 Freiwilligen jährlich ist Volunta Hessens größter Träger.
Unabhängig von Behinderung und Benachteiligung, Qualifikation, kulturellem und sozialem Hintergrund ermöglicht Volunta allen Generationen aktive Teilhabe an bürgerschaftlichem Engagement und macht sich für dessen Anerkennung und Wertschätzung stark.
Als gemeinnütziges Unternehmen vermittelt Volunta geregelte Freiwilligendienste, wie das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ), das Freiwillige Ökologische Jahr (FÖJ), den Bundesfreiwilligendienst (BFD) und den Freiwilligendienst aller Generationen (FDaG) sowie Internationale Jugendfreiwilligendienste (IJFD und weltwärts). Darüber hinaus bietet Volunta freiwilliges Engagement in Kombination mit Schulbesuch, Praktikum oder Au-pair im Ausland an. Mit Aha! fördert und unterstützt Volunta den sozialen Einsatz von Menschen mit Behinderung.
Volunta übernimmt für Freiwillige und Einsatzstellen die komplette Organisation. Dazu gehören unter anderem eine passgenaue Vermittlung, die vollständige Administration und persönliche Betreuung sowie eine ganzheitliche Qualifizierung in der Seminararbeit. Zur Erfüllung dieser Aufgaben unterhält Volunta vier Niederlassungen und 23 regionale Beratungscenter in ganz Hessen.
Über die FibuNet GmbH und die E/M/C Organisationsberatung und Datensysteme GmbH
Das Unternehmen FibuNet steht für die Entwicklung besonders leistungsfähiger und sicherer Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Die gleichnamige, 100% GDPdU- & GoBD zertifizierte Lösung FibuNet bietet dem Anwender auch bei sehr großen Datenmengen ein Höchstmaß an Sicherheit, Schnelligkeit und Funktionalität.
Über 1.400 namhafte Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Golf House Direktversand, Hurtigruten, IG Bau, Intercard AG, Netto Marken-Discount und Pearl Agency.
Laut den gemeinsam mit der Computerwoche und der Trovarit AG erhobenen Kundenzufriedenheitsstudien werden für FibuNet seit Erstteilnahme 2010 durchgehend die mit Abstand zufriedensten Rechnungswesen-Kunden ausgewiesen.
Die E/M/C Organisationsberatung und Datensysteme GmbH wurde 1993 in Kassel als Softwarehaus für mittelständische Unternehmen gegründet und bietet seit 1995 Softwarelösungen für das Sozialwesen an. Zu den Kunden von E/M/C zählen Gliederungen großer Hilfsorganisationen (z. B. ASB, JUH, DRK, BRK und AWO), zahlreiche Einrichtungen von Kirche und Diakonie sowie viele private Unternehmen mit vergleichbarer Tätigkeit.
Zu den Grundsätzen von E/M/C zählt es, auf starke Partnerschaften zu setzen. Denn wenn die Erfahrungen und Kompetenzen erfolgreicher Partner in die Entwicklung neuer und in die Weiterentwicklung bestehender Produkte und Dienstleistungen einfließen, dann ist es vor allem der Kunde, der profitiert. 2011 ist E/M/C zu einem Unternehmen der opta data Gruppe geworden - und damit zum jüngsten Mitglied einer Unternehmensgruppe, die mit über 40 Jahren Erfahrung und mehr als 22.000 Kunden zu einem der marktführenden Dienstleister im deutschen Gesundheitswesen zählt.
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