Konsequente Digitalisierung bei Geflügelhof Schönecke mit FibuNet und FILERO
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Kaltenkirchen (ots)
Die digitale Transformation ist in vollem Gange und führt in der gesamten Unternehmenswelt zu fundamentalen Veränderungen. Wie in vielen Unternehmen geht es vor diesem Hintergrund auch bei Geflügelhof Schönecke GmbH um die Frage, wie die Digitalisierung positiv genutzt werden kann, um das bestehende Geschäftsmodell zu optimieren und erfolgreich auf die Zukunft auszurichten. Die anstehenden Systemwechsel in den Bereichen Buchhaltung und Archivierung waren Anlass, die Abläufe in der Führung und Verwaltung des Unternehmens grundlegend zu überdenken und weitgehend zu automatisieren. Das integrierte Lösungspaket der FibuNet GmbH und der LIB-IT DMS GmbH leistet hier einen entscheidenden Beitrag. Es besteht aus der FibuNet-Buchhaltungssoftware, dem Rechnungsbearbeitungs-Modul FibuNet webIC und dem Enterprise Information Management-System FILERO.
Seit über 100 Jahren fährt Familie Schönecke aus dem niedersächsischen Neu Wulmstorf mit Eiern und Geflügel zum Markt - heute zu 14 Standorten in Niedersachsen, Hamburg und Schleswig-Holstein. Das Geschäftsmodell des mittelständischen Betriebes Geflügelhof Schönecke GmbH umfasst schwerpunktmäßig den Handel von erlesenem Geflügelfleisch und in Freilandhaltung erzeugten Eiern an den Großhandel und Endverbraucher. In eigenen Filialbetrieben werden zusätzlich hochwertige Wurst- und Schinkenspezialitäten, hausgemachte Feinkostsalate und kalte wie warme Speisen angeboten. Ein Teil der Produktpalette wird auch über einen eigenen Onlineshop vertrieben.
Um sich gegenüber den heutigen und zukünftigen Herausforderungen behaupten zu können, ist es erforderlich, auch technologisch auf neuestem Stand zu bleiben und die internen Abläufe ständig zu optimieren. Das bis Anfang 2017 eingesetzte Buchhaltungsprogramm Sage Office Line konnte den mit dem Unternehmenswachstum und der gestiegenen Komplexität verbundenen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Insbesondere relevante Informationen für die Unternehmenssteuerung konnten entweder gar nicht oder nur mit einem hohen Arbeitsaufwand beschafft werden. Ebenso gestaltete sich die elektronische Ablage von Rechnungen, Belegen und Lieferscheinen mit ELOoffice unangemessen arbeits- und zeitaufwändig. Beides führte Anfang 2017 zu der Entscheidung, die bestehenden Systeme zu ersetzen.
Im Auswahlprozess konnten FibuNet und LIB-IT mit einer integrierten und praxiserprobten Gesamtlösung für die Modernisierung von Buchhaltung und Verwaltung überzeugen, mit der sich die Chance für eine weitgehende Automatisierung der Prozesse in der kaufmännischen Verwaltung bot. Im Rahmen des Gesamtkonzeptes fungiert dabei das webbasierte Enterprise Informationssystem FILERO der LIB-IT DMS GmbH als systemführende Integrationsplattform. Die fertig vorentwickelte Integrationsschnittstelle mit der FibuNet-Finanzbuchhaltung und dem Rechnungsbearbeitungsmodul FibuNet webIC ermöglicht es, dass Geschäftsvorfälle mit allen Stammdaten, Verträgen sowie Korrespondenz zentral in FILERO angelegt werden und die damit verbundenen, kaufmännischen Prozesse weitgehend automatisiert und übergreifend bearbeitet werden können.
Vollintegriertes Zusammenspiel der Systeme erhöht Genauigkeit und Effizienz
Stammdaten von Geschäftspartnern - wie Debitoren, Kreditoren, Zulieferern oder verbundenen Unternehmen - werden bei Geflügelhof Schönecke zukünftig nur noch in FILERO erfasst und stehen in vor- und nachgelagerten Systemen, beispielsweise der FibuNet-Finanzbuchhaltung, unmittelbar zur Bearbeitung in Prozessen und Geschäftsabläufen zur Verfügung.
Über die ebenfalls fertig vorentwickelte Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem iFood werden sämtliche mit iFood generierte Ausgangsrechnungen sowie alle dort erfassten warenbezogenen Eingangsrechnungen zur Verbuchung automatisch in die FibuNet-Finanzbuchhaltung überspielt und alle damit verbundenen Belege und Dokumente in FILERO archiviert.
Die jährlich rund 7.500 Eingangsrechnungen werden nun bei Schönecke sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Mit der Ausfüllhilfe des Rechnungsbearbeitungsmoduls FibuNet webIC wird ein Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden in einem Vorgang an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet. Nach Genehmigung bzw. Freigabe der laut Rollenkonzept zuständigen Stellen erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen und auf den Bearbeitungsstufen komplettierten Kontierungsvorschlägen in die Finanzbuchhaltung zur Verbuchung. Alle buchungsrelevanten Belege sind GoBD-konform in FILERO archiviert und können nun zur Sichtung bei Buchungsvorgängen oder für Analysen aus FibuNet heraus auf Knopfdruck aufgerufen werden.
Lückenlose Vorgangsbearbeitung durch digitalisierte Prozessabläufe
FILERO ermöglicht die Speicherung und den Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Daten, Dokumente, E-Mails, Akten und sonstigen Inhalte. Vorgänge und Arbeitsabläufe lassen sich in FILERO flexibel abbilden und die archivierten Dateien und Inhalte vorgangsbezogen zuordnen. Die Software protokolliert jede Änderung, stellt Beziehungen zwischen Informationen her und findet die archivierten Dateien und Inhalte dadurch auch in entsprechend angelegten Arbeitsabläufen schnell und vollständig. Diese Vorteile nutzt Geflügelhof Schönecke GmbH bereits für eine optimierte Prozessbearbeitung in den Bereichen Fahrzeugverwaltung, Vertragswesen, Marketing und Verwaltung mobiler Geräte.
Alle kunden- oder lieferantenbezogenen Vorgänge einschließlich komplettem Schrift- und E-Mailverkehr, sämtliche Verträge, Dokumente, Gesprächsnotizen und Rechnungen sind mithilfe von FILERO erstmals auf Knopfdruck "in einem Zugriff" komplett verfügbar.
Durch den vorgangsbezogenen Zugriff auf alle, einem Vorgang zugehörigen Dokumente, Inhalte und Daten können entsprechende Vorgänge nun lückenlos bearbeitet und dokumentiert werden. In Verbindung mit der Anlage von Zielterminen für die Abarbeitung resultieren daraus ganz neue Möglichkeiten in der Steuerung informationsbasierter Vorgänge. Auch für berechtigte, nicht mit einem Vorgang betraute "Außenstehende" wird der Bearbeitungsstand eines Vorgangs jederzeit einsehbar und auf Wunsch kontrollierbar.
Erhöhte Business-Intelligence durch einfachen und vollständigen Zugriff auf relevante Daten
Mengenbezogene Daten, wie Anzahl, Gewicht oder Energiewerte, werden seit Systemeinführung zusammen mit finanzbasierten Buchungen bei Geflügelhof Schönecke nun direkt in der FibuNet-Finanzbuchhaltung erfasst. Diese Daten stehen in der Kostenrechnung für Umlagerechnungen oder in Finanzberichten für Kennzahlenauswertungen im FibuNet-Berichtsdesigner "Online" zur Verfügung,
Die vorgesehene Ergänzung des Rechnungswesens um die Controlling-Komponente FibuNet webBI hat das Ziel, Transparenz und Auskunftsfähigkeit zusätzlich zu erhöhen. Ausschlaggebend für die Entscheidung zu Gunsten von FibuNet webBI waren der hohe Integrationsgrad mit den FibuNet-Basismodulen und der bereits weit vorentwickelte Lösungsansatz. Ebenso, dass auch Planung und Budgetierung in ein und demselben System erfolgen. Die daraus resultierenden Daten stehen in FibuNet webBI in derselben Datenbank für Berichte und Plan-Ist-Analysen zur Verfügung.
Im Rahmen der Nutzung von FILERO als zentrale Integrationsplattform werden die existierenden Anwendungen miteinander verbunden. Alle vorhandenen Daten können zentral zusammengeführt und verwaltet werden. Dabei wird die (Daten-) Struktur eines Unternehmens nachgebildet und die unstrukturierten Daten eines Unternehmens neu strukturiert. Auf diese Weise werden auch nun lose Datensammlungen zu einer echten Informationsquelle.
"Die Einführung von FibuNet und FILERO ist ein Meilenstein in unserer Unternehmensentwicklung" so Henner Schönecke, geschäftsführender Gesellschafter der Geflügelhof Schönecke GmbH. "Durch die damit verbundene, konsequente Digitalisierung konnten wir die Abläufe in Führung und Verwaltung erheblich beschleunigen. Neben dem enormen Effizienzgewinn war dies ein wichtiger Beitrag zur Zukunftssicherung unseres Geschäftsmodells."
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