Aufgepasst bei Bestellung für Dritte! Unbedingt auch Daten des Bestellers erfassen.
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Eine Bestellung für Dritte ist nicht unüblich, wird aber zu oft
stiefmütterlich behandelt. Alle Daten sorgfältig aufnehemen!
Im Geschäftsalltag ist es gang und gäbe, dass Aufträge für Lieferungen oder für die Erbringung von Leistungen erteilt werden. Läuft alles glatt, wird wie bestellt geliefert oder wie bestellt geleistet und bezahlt. So weit so gut! „Nur leider ist so ein reibungsloser Verlauf nicht die Regel, wenngleich, zum Glück, auch nicht die Ausnahme“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH. „Schwierig wird es, wenn der Empfang der Ware bestritten wird oder die Behauptung im Raum steht, die Ware gar nicht bestellt zu haben. Um für den Fall solcher Fälle nicht das Nachsehen zu haben, sind Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit allen relevanten Informationen und Daten bereits bei der Annahme und Abwicklung von Aufträgen unabdingbar! Dies gilt insbesondere bei Bestellungen für Dritte“, so Drumann nachdrücklich und erläutert, worauf besonderes Augenmerk zu legen ist.
Genauigkeit bei der Datenerfassung
„Generell sollten bei jeder Bestellung die Antworten auf die Fragen‚ wer?, wann?, was?‘ im Detail zu finden sein. Hier ist insbesondere die Beantwortung der Frage, wer (und ggf. für wen) etwas bestellt hat, ernst zu nehmen. Auch die vermeintlich bereits bekannten Daten zum Auftraggeber sollten noch einmal überprüft werden, denn z. B. wird nicht jeder Inhaberwechsel ‚laut‘ vollzogen, nicht jede Firmierung inkl. Rechtsform hat ewig Bestand und auch nicht jeder Firmensitz ist in Stein gemeißelt. Von natürlichen Personen, mit denen man Geschäfte macht, sollten stets Vor- und Zuname festgehalten werden. Es geht, auch oder gerade bei alten Kunden, um die sorgfältige Erfassung aktueller Daten.“
Bei Bestellung für Dritte Vollmacht prüfen
„Wird eine Bestellung von einem Stellvertreter für einen Dritten aufgegeben, besteht die Forderung gegen den Dritten und die Rechnung ist auch an diesen auszustellen und von ihm zu bezahlen. Voraussetzung dafür ist aber, dass der Stellvertreter mit Vollmacht oder sonstiger Vertretungsmacht (z. B. als Geschäftsführer oder Betreuer) handelt. Daher ist es besonders wichtig, die Vertretungsmacht des Bestellers zu überprüfen. Bei angeblicher Vollmacht lässt man sich am besten eine Vollmachtsurkunde vorlegen (eine Kopie davon gehört dann in die Unterlagen) und auch alle wichtigen Daten zum Bestellenden und Dritten sorgfältig zu dokumentieren. Sollte sich die Rechnungs- von der Bestelladresse unterscheiden, ist besondere Sorgfalt und Aufmerksamkeit geboten.
Sollte der Dritte die Rechnung nicht zahlen, weil er sagt, er habe ja schließlich nichts bestellt, der Besteller kann aber beispielsweise nachweisen, dass er zu der Bestellung bevollmächtigt war, so muss der Dritte zahlen. Handelte der Stellvertreter für den Dritten jedoch ohne Berechtigung, kann also eine Vertretungsmacht nicht nachweisen, so haftet er gemäß §179 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) als vollmachtloser Vertreter auf Erfüllung oder Schadensersatz.“
Beispiel, wie es in der Praxis oft läuft — aber nicht laufen sollte
„Da wohl kaum ein Firmenchef z. B. sein Büromaterial selbst bestellt oder benötigtes Baumaterial selbst vom Großhändler abholt, sind Bestellungen für Dritte aus dem Geschäftsalltag nicht wegzudenken. Aber gerade im zuletzt genannten Bereich heißt es nur allzu oft ‚wir haben keine Ware bekommen‘ oder ‚von uns wurde keine Ware bestellt‘. Begünstigt wird dieser Umstand u. a. durch die durchaus üblichen so genannten ‚Bestellungen auf Zuruf‘. Ein Mitarbeiter der Baufirma wird mal eben losgeschickt, um noch fehlendes Material nachzukaufen und verweist dann den Verkäufer darauf, dass das Material für die Firma XY ist und die Rechnung dorthin gehen soll. Das wäre auch alles kein Problem, wenn sich der Verkäufer versichern würde, dass der Abholer auch wirklich Mitarbeiter der Firma XY und zusätzlich auch berechtigt ist, für die Firma Material zu holen. Aber leider geschieht es nur allzu oft, dass der Abholer nicht einmal seinen Personalausweis zeigen muss, der Abholschein (wenn überhaupt) unleserlich unterschrieben wird, es sogar Verkäufern zur Bestätigung der Aussagen des Abholers ausreicht, dass dieser mit einem Wagen der Firma XY vorfährt.
Weigert sich dann der Chef der Firma XY mit dem Hinweis, er hätte nichts bestellt, die Rechnung zu bezahlen, fehlt dem Verkäufer so jeglicher Nachweis für die rechtmäßige Rechnungstellung. Und da er auch keinerlei Daten zu dem Abholer erhoben hat, wird er große Schwierigkeiten haben, seine Forderung zu realisieren.“
Warenbestellung durch Mitarbeiter — Vertretungsmacht gegeben?
„Bestellt ein Mitarbeiter z. B. Büromaterial, ohne dazu berechtigt zu sein (Vertreter ohne Vertretungsmacht), so ist der Vertrag so lange schwebend unwirksam, bis die Genehmigung seines Unternehmens zu diesem Vertragsabschluss vorliegt. Die Genehmigung kann der Auftragnehmer von dem Unternehmen anfordern. Erfolgt keine Reaktion bzw. wird die Genehmigung nicht erteilt, so kann der Auftragnehmer von besagtem Mitarbeiter die Erfüllung des Vertrages verlangen oder Schadensersatz fordern (§ 179 BGB).
Der Gesetzgeber hat allerdings in Abs. 2 dieses Paragrafen eine Einschränkung gemacht. War dem Mitarbeiter nicht bekannt, dass er über keine Vertretungsmacht verfügt, handelte er sozusagen in gutem Glauben, zu der Bestellung berechtigt zu sein, besteht seitens des Auftragnehmers kein Anspruch an den Mitarbeiter auf Vertragserfüllung. Letzterer hat er nur für einen so genannten Vertrauensschaden aufzukommen (Schaden, der dadurch entstanden ist, dass der Auftragnehmer darauf vertraute, dass der Mitarbeiter über die Vertretungsmacht verfügt).“
Handwerker durch Mieter beauftragt — Bevollmächtigung prüfen!
„Ein Auftrag erfreut wohl jeden Handwerker, eine gewisse Vorsicht bzw. Sorgfalt sollte jedoch besonders da walten, wo bereits aus der Beauftragung ersichtlich ist, dass es sich um eine (Reparatur-)Leistung in einem Mietshaus handelt. Macht der Mieter dann auch noch deutlich, dass die Rechnung auf den Vermieter ausgestellt werden soll, sollte Letzterer kontaktiert werden und um eine (möglichst schriftliche) Kostenübernahmeerklärung gebeten werden. Das gilt auch, wenn noch eine Hausverwaltung mit im Spiel ist. Bereits noch vor der Reparaturleistung sollte der letztendliche Rechnungsempfänger bekannt und bestätigt sein. Darüber hinaus ist zu empfehlen, alle Daten, auch die vom Mieter, sowie eventuell nötige Rücksprachen über Kosten etc. schriftlich festzuhalten bzw. kurz schriftlich zu skizzieren.“
Vermieter macht beim Handwerker Mangel geltend — muss Mieter jetzt herhalten?
„Hat der Vermieter (siehe Beispiel) dem Handwerker die Kostenübernahme für die vom Mieter in Auftrag gegebene Reparatur bestätigt, wendet aber Mängel ein, so darf der Handwerker sich jetzt nicht einfach an den Mieter wenden, nur weil ihm die Beseitigung der Mängel nicht ‚behagt‘. Der Handwerker ist gut beraten, den Sachverhalt erst einmal zu prüfen, besonders, wenn der Mangel bereits vor der Rechnungsstellung geltend gemacht wurde. Er sollte diesen dann entweder zurückweisen oder ggf. nachbessern und erst dann die Rechnung an den (hier) Vermieter schicken.“
Austausch des Rechnungsempfängers gewünscht — kann man machen, muss aber nicht
„Auch das kommt im Geschäftsalltag ab und an vor: Ein Geschäftspartner, der eine Rechnung erhalten hat, bittet darum, dass sie auf einen Dritten ausgestellt werden möge. Der Unternehmer, der darum gebeten wird, ist nicht dazu verpflichtet, der Bitte nachzukommen, da die Bestellung nicht im Namen des Dritten erteilt wurde. Möchte er aber dem Geschäftspartner den Gefallen tun, sollte er dessen Wunsch auf Neuausstellung der Rechnung schriftlich festhalten und diese Notiz ggf. auch der Rechnung an den Dritten beifügen. Zahlt der Dritte jedoch nicht, so ist der Geschäfts- nun auch wieder der Ansprechpartner.“
Zum Abschluss
„Falsche Scham bei der Abfrage der Personalien, bei der Bitte nach schriftlichen Zusagen oder Vollmachten sind im Geschäftsalltag fehl am Platz, jedoch sollte man es am nötigen Respekt im Umgang miteinander nicht fehlen lassen. Schriftliche sorgfältige Dokumentation aller wichtigen Angaben erleichtert den Forderungseinzug erheblich. Die Alarmglocken sollten aber schrillen, wenn hierfür wesentliche Daten verweigert werden. Rechtsdienstleister können bei der Realisierung von Forderungen unterstützen. Auch bei ihrer Beauftragung ist falsche Scham fehl am Platz.“
BREMER INKASSO GmbH Amtlich zugelassenes Inkassounternehmen für den Einzug von Forderungen D-28259 Bremen • Leerkämpe 12 Telefon +49 421 84106 0 Telefax +49 421 84106 21 Internet www.bremer-inkasso.de TÜV-geprüftes Inkasso Vertretungsberechtigter: GF Bernd Drumann Aufsichtsbehörde: Präsidentin des Landgerichts Bremen Reg.-Nr. 3712 E 8/08 Registrierter Bereich: Inkassodienstleistung ohne Einschränkung HRB-Nr.: 16682 - Amtsgericht Bremen USt.-IdNr.: DE 178000987