Mannheim (ots)

Der Vertrieb ist das Herz eines jeden Unternehmens - je effizienter die Prozesse dort ablaufen, desto handlungsfähiger ist der Betrieb. Sind die Strukturen jedoch veraltet, können auch die übrigen Abteilungen keine Bestleistungen mehr erzielen. Julian Kissel von der Aliru GmbH, die sich auf hocheffiziente Dynamics 365-Lösungen spezialisiert hat, kennt die Anzeichen für einen Vertrieb, der modernisiert werden sollte. Welche Hinweise die Angebotserstellung gibt, warum CRM-Systeme gleich für mehrere Probleme die Lösung sind und wie die Terminkoordinierung für Betriebe zum Bremsklotz werden kann, verrät er hier.

Egal ob Produktionsbetriebe oder Dienstleistungsunternehmen - ohne einen effizienten Vertrieb können Firmen langfristig nicht ihr ganzes Potenzial entfalten. Im Vertrieb werden schließlich aus Interessenten Kunden und aus Anfragen Abschlüsse - sofern die Abläufe und Strukturen dort auf dem neuesten Stand sind und wie Zahnräder perfekt ineinander greifen. Im Umkehrschluss gehen mit veralteten Vertriebsprozessen unweigerlich hohe Verluste einher - denn immer dann, wenn das konkurrierende Unternehmen eine effizientere Lösung anbietet und Kunden sich deshalb für den Mitbewerber entscheiden, gehen Umsätze verloren. Je nachdem, wie ausgeprägt das Problem ist, geht es hier schnell um Beträge im sechs- oder gar siebenstelligen Bereich. "Viele Unternehmen unterschätzen, dass sie ihre Vertriebsprozesse kontinuierlich im Blick behalten und regelmäßig auf den aktuellsten Stand bringen müssen. Ein Vertrieb, der heute up to date ist, kann morgen schon veraltet sein, wenn es neue Entwicklungen am Markt gibt", erklärt Julian Kissel.

"Um hier nicht unnötige Verluste hinnehmen zu müssen, sollten einige Aspekte des Vertriebs besonders im Fokus stehen. Dazu gehört zum Beispiel die Datenverwaltung, aber auch die Angebotserstellung. Wer hier wachsam bleibt, profitiert langfristig von einem reibungslos funktionierenden Vertrieb", führt der Experte weiter aus. Mit seiner Aliru GmbH unterstützt er Unternehmen vor allem bezüglich der Verwendung von CRM-Systemen. Sowohl die Implementierung neuer und leistungsstarker Customer-Relationship-Management-Systeme als auch die Optimierung bereits bestehender Systeme gehören dabei unter anderem zu seinen Aufgaben. Damit ermöglicht er seinen Kunden Einsparungen im bis zu siebenstelligen Bereich. Grundsätzlich überprüft Julian Kissel auch die Aktualität der verwendeten Programme. Vier Probleme treten dabei besonders häufig auf.

Problem 1: Vorhandene Systeme sind nicht miteinander verknüpft

Im Vertrieb müssen verschiedene Informationen gespeichert werden, unter anderem Daten über Kunden, Artikel oder Bestellungen. Nutzen Betriebe hierfür allerdings mehrere Systeme parallel, entstehen Probleme. Daten müssen dann mehrfach abgespeichert werden, was einerseits unnötig viele Ressourcen der Mitarbeiter beansprucht, andererseits aber auch zu Fehlern in der Abwicklung führen kann. Werden die Adressen von Käufern beispielsweise sowohl bei den Kundendaten als auch bei der jeweiligen Bestellung hinterlegt, reicht eine fehlerhafte Eingabe, um zu weitreichenden Konsequenzen zu führen. Zur Zeitersparnis und für mehr Kongruenz sollten daher Verknüpfungen geschaffen werden, wo immer es möglich ist.

Problem 2: Das Potenzial eines CRM-Systems wird nicht ausgenutzt

Weitere Probleme gehen mit einem nicht ausreichend genutzten CRM-System einher. Noch schlimmer ist es, wenn ein Unternehmen ganz auf dieses digitale Tool verzichtet: Dann werden Kundendaten nämlich nicht zentral verwaltet, was zu einem hohen administrativen Aufwand führt. Außerdem verlieren Unternehmen so schnell den Überblick über ihre Kundendaten - und das beeinträchtigt die Kundenbeziehungen.

Ein effizientes CRM-System gehört für größere Unternehmen deshalb zu den Basics für einen umsatzstarken Vertrieb. Es ermöglicht eine klare und zentrale Datenverwaltung sowie bessere Kundenbeziehungen durch personalisierte Kommunikation und maßgeschneiderte Dienstleistungen. Hierbei empfiehlt sich in der Regel die Verwendung von Dynamics 365, das zur Microsoft-Gruppe gehört. Es performt sowohl in kleinen Unternehmen als auch in Weltkonzernen überzeugend und trägt so zu effizienten Leistungen im Vertrieb bei.

Problem 3: Angebote werden immer noch manuell erstellt

Die Digitalisierung ist aus den Unternehmen nicht mehr wegzudenken - zurecht, denn sie geht mit hohen Zeitersparnissen und Erleichterungen bei den Prozessen durch Automatisierung einher. Dementsprechend auffällig sind Betriebe, in denen die Angebote immer noch mühsam und aufwendig von Hand erstellt werden.

Auch hier zeigt sich der Vorteil eines CRM-Systems, denn durch gezielte Anpassungen und Konfigurationen lassen sich persönliche Angebote dort automatisch generieren. Das führt nicht nur für die Mitarbeiter zu Erleichterungen, sondern auch Kunden halten ihr Angebot bereits kurz nach einer Anfrage in ihren Händen.

Problem 4: Termine müssen manuell koordiniert werden

Die Terminkoordinierung in vielen Vertrieben ist ebenfalls verbesserungswürdig. Je mehr Kunden ein Unternehmen dabei verwalten muss, desto schwieriger wird es, individuelle Vereinbarungen zuverlässig einzuhalten.

Abhilfe schafft auch in diesem Fall das CRM-System mit integrierter Kalenderfunktion. Es erlaubt entsprechende Eintragungen, gleicht diese automatisch mit externen Kalendern ab und sorgt so für reibungslose und zuverlässige Absprachen. Letztlich wird so nicht nur die Effizienz im Betrieb gesteigert, sondern auch die Kundenkommunikation und Kundenbeziehungen verbessern sich nachhaltig.

Möchten Sie aus Ihrem Vertrieb das ganze Potenzial herausholen und dadurch Ihre Betriebskosten deutlich reduzieren? Dann vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit Julian Kissel von der Aliru GmbH und erzählen Sie dem Experten von Ihrem Unternehmen!

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