Abfallwirtschaft Kaiserslautern ersetzt Papierakten durch DMS/Workflow-Lösung von LORENZ Orga
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Abfallwirtschaft Kaiserslautern ersetzt Papierakten durch DMS/Workflow-Lösung von LORENZ Orga
Kommunale Anstalt von Stadt und Landkreis arbeitet mit einer integrierten Lösung aus Rechnungsworkflow, Finanzbuchhaltung und Beschaffung
Die Zentrale Abfallwirtschaft Kaiserslautern AöR (ZAK) setzt beim Thema DMS/Workflow vollständig auf die Lösungen von Lorenz Orga. Sie folgte damit einer Empfehlung der KommWis GmbH, Tochterunternehmen der kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz. Nicht nur die Technologie kam aus dem Hause Lorenz Orga, sondern das komplette Projekt wurde durch die Frankfurter Spezialisten durchgeführt.
Das Projekt startete im Bereich des Rechnungseingangs, wo es bislang einen rein papierbasierten Workflow bis zur rechnerisch sachlichen Freizeichnung und Kassenanordnung gab. Jens Hirsch, Abteilungsleiter Verwaltung der ZAK: „Hier lassen sich die größten Synergie-Effekte erzielen, denn das ganze Unternehmen profitiert davon, nicht nur einzelne Arbeitsbereiche. Schließlich betrifft eine Rechnung das ganze Haus, von der Beschaffung bis zur Buchung.“
Lorenz Orga schuf bei der ZAK eine integrierte Lösung mit Datenübertragung in Echtzeit aus 2Charta FlowManager Invoice, dem ZAK eigenen Beschaffungssystem namens WEBAB und dem Rechnungswesen FibuNet. Ca. 6.800 Rechnungen (2021) gehen pro Jahr ein. Das Papieraufkommen hat die ZAK bereits stark reduziert; alle rd. 280 Stammlieferanten wurden angeschrieben und gebeten, auf digitale Rechnungsstellung umzustellen. Für Rechnungen, die per E-Mail als PDF eingehen, gibt es ein zentrales E-Mail Postfach. Auch Belege im XRechnung-Format kann das Unternehmen mit der neuen Lösung verarbeiten – wenngleich erst wenige Lieferanten solche übermitteln.
Es entstand ein eng verzahntes Konstrukt dreier Softwareprodukte, wie es nur in wenigen öffentlichen Einrichtungen existiert. „Die Rechnungsbearbeitungslösung ist mittlerweile im gesamten Unternehmen ausgerollt und läuft rund“, wie Jens Hirsch berichtet. „Umlaufzeiten verkürzen sich, Skontofristen werden eingehalten und es herrscht zu jedem Zeitpunkt Transparenz darüber, wo sich eine Rechnung gerade befindet.“
Elektronische Personalakte
Parallel hat die kommunale Anstalt ihren Personalbereich mit der „2Charta Personal eAkte“ von Lorenz Orga ausgestattet. Das DMS splittet die Akten nach „Akte“, „Vorgang“ (entspricht dem Registerblatt in der Papierakte) und „Dokument“ auf. Nach diesem entstand eine Personalakten-Registerstruktur, nach der jetzt gearbeitet wird. Dabei wurden bereits auch alle Bestandsakten gescannt.
Arbeitsbereich für Arbeitsbereich wird 2Charta ECM Office ÖV seitdem weiter ausgerollt, als nächstes ist die Stabsstelle Recht/Vergabe an der Reihe, nach und nach folgend die sonstigen Bereiche. „Wir suchen uns immer Bereiche heraus, in denen die Beschäftigten die notwendige Motivation für das Thema Digitalisierung mitbringen. Man braucht „Fahnenträger“, damit der Technologieumschwung gelingt“, weiß Jens Hirsch. Ziel ist es, weiter in die Vorgangsbearbeitung einzusteigen, sprich digitale Posteingangsfächer zu etablieren, um auch hier vom Papier wegzukommen. Am Ende werden bei der ZAK so mehr oder weniger alle 141 Beschäftigten ihre allgemeine Schriftverwaltung künftig weitestgehend papierlos mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem 2Charta ECM Office ÖV gestalten.
LORENZ Orga-Systeme GmbH
Die LORENZ Orga-Systeme GmbH bietet praxisgerechte Lösungen auf den Gebieten Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow. Das Unternehmen verfügt über 40 Jahre Erfahrung auf dem Sektor Bürokommunikation. Die Kunden reichen vom mittelständischen Unternehmen über öffentliche Verwaltungen und Banken bis zu Großunternehmen. Zum Produktportfolio gehören maßgeschneiderte Archivierungs-, Dokumenten-Management- und Workflow-Projekte auf Basis von 2Charta, „Ready-to-Use“ Lösungen für die verwaltungsübergreifende Dokumentenablage via Aktenplan, Bürokommunikationslösungen für alle Bereiche der Wirtschaft und Speziallösungen für Dokumenten-Management und Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung – z.B. KFZ-Zulassungsstellen, Baugenehmigung, Einwohnerwesen, Finanzwesen usw.
LORENZ Orga-Systeme GmbH Christian Koch Eschborner Landstraße 75 60489 Frankfurt am Main tel. 069 78 991-900 fax 069 78 991-110 info@lorenz-orga.de www.lorenz-orga.de