21.11.2023 – 10:16

Vimcar

Steuererklärung: Anforderungen an das Fahrtenbuch steigen

Berlin (ots)

Ein Auto für alles. Für viele Selbstständige ist das ganz normal. Sie fahren einen Firmenwagen, den sie auch privat nutzen. Ärger mit dem Finanzamt ist jedoch vorprogrammiert, wenn das Fahrtenbuch nicht korrekt geführt wird. Im schlimmsten Fall werden die Aufzeichnungen nicht anerkannt, warnen Steuerexperten.

Selbstständige und Freiberufler, die mit ihrem Firmenwagen auch privat unterwegs sind, müssen die private Nutzung versteuern. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie mit dem Fahrzeug nur zum Einkaufen oder zweimal im Jahr in den Urlaub fahren. Es gibt zwei Möglichkeiten: Das Führen eines Fahrtenbuchs oder die pauschale Versteuerung nach der 1-Prozent-Regelung. Bei der Pauschalversteuerung wird der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs als Berechnungsgrundlage herangezogen. Gerade bei teureren Modellen und Sonderausstattungen kommt schnell ein hoher Betrag zusammen, der Monat für Monat versteuert werden muss. Die meisten Firmenwagenfahrer stehen daher mit einem Fahrtenbuch steuerlich besser da, auch wenn dies deutlich aufwendiger ist.

So reicht es beispielsweise nicht aus, bei dienstlichen Fahrten nur Start- und Zielort mit dem jeweiligem Kilometerstand zu notieren. Auch der Grund der Dienstfahrt muss angegeben werden, und selbst bei Umwegen erwarten einige Finanzämter eine stichhaltige Begründung.

"Die Anforderungen der Finanzverwaltung steigen immer weiter. Jedes Jahr gibt es neue Gesetze, die dafür sorgen, dass man noch mehr dokumentieren oder offenlegen muss. Selbständige und Unternehmen können dieser steigenden Bürokratisierung nur mit Technologie und smarten Lösungen begegnen, die dafür sorgen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden", sagt Melchior Neumann, Mitgründer der Kontist Steuerberatung.

Zeitsparend und rechtssicher: Das elektronische Fahrtenbuch

Elektronische oder digitale Fahrtenbücher sind eine solche Lösung. Das Fahrtenbuch des Anbieters Vimcar beispielsweise zeichnet jede Fahrt automatisch auf. Das funktioniert über ein OBD2-System. Sobald der OBD2-Stecker mit dem Fahrzeug vernetzt und mit dem Benutzerkonto verbunden ist, werden Start- und Zieladresse per GPS erfasst und die gefahrene Strecke gemessen. Die Daten werden in der Fahrtenbuch-App auf dem Smartphone oder Tablet gespeichert. Hier müssen sie entweder als Dienstfahrt oder als Privatfahrt gekennzeichnet werden. Mit Unterkategorien wie Kundengespräch oder Tanken können Dienstfahrten noch genauer bezeichnet werden.Vergessene Einträge oder falsche Kilometerstände gehören damit der Vergangenheit an. Das smarte Fahrtenbuch zeichnet aber nicht nur alle Fahrten lückenlos auf, sondern ist auch manipulationssicher und wird daher vom Finanzamt anerkannt.

"Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar ist ein vorbildliches Beispiel, was Technologie schaffen kann: Die gesetzlich vorgeschriebene Aufgabe, ein Fahrtenbuch zu führen, ist trotz steigender bürokratischer Anforderungen durch Technologie nicht schwerer, sondern leichter geworden", so Steuerexperte Neumann.

Von der 1-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch

Dank Smartphone und App wird die Fahrtenbuch-Variante auch für diejenigen interessant, die sich bisher aus Zeitgründen für die Pauschalversteuerung entschieden haben. Der Wechsel von der 1-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch ist allerdings nur zum Jahresanfang möglich. Wer also 2024 mit dem Fahrtenbuch Steuern sparen will, muss ab dem 1. Januar alle Fahrten dokumentieren. Zusammen mit der Steuererklärung wird das Fahrtenbuch dann beim Finanzamt eingereicht. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch geht das ganz einfach. Mit einem Klick wird ein rechtssicheres PDF erstellt, das direkt verschickt werden kann.

Über Vimcar

Anfang 2023 führte die Investition des US-Investors Battery Ventures zur Fusion von Avrios und Vimcar, den beiden Anbietern für digitale Flottenmanagement-Lösungen. Zusammen bieten Avrios und Vimcar eine all-in-one-Lösung, die den gesamten Mobilitätsalltag von Unternehmen digitalisiert und optimiert. Während Vimcar vor allem für die eigene digitale Fahrtenbuch-Lösung bekannt ist und über weitere Funktionen wie Routenplanung und Diebstahlwarnung verfügt, bietet das Leistungsspektrum von Avrios Services wie automatisches Compliance-Controlling, ein Umwelt-Dashboard und eine Corporate Carsharing-Software. Zusammen beschäftigen sie über 200 Mitarbeitende und verwalten mehr als 250.000 Fahrzeuge. Zu ihrer Kundschaft gehören in der DACH-Region unter anderem die Deutsche Bahn, DB Schenker, Zalando, Kyocera, Flaschenpost, Allianz, Free Now, Knauf, Koziol, Nippon Seiki, Tee Gschwendner und das Bayerische Rote Kreuz. Der Hauptsitz der fusionierten Unternehmen ist in Berlin, ein weiterer Standort befindet sich in Zürich.

Über Shiftmove

SHIFTMOVE ist der europäische Pionier für Mobility Operations. Hervorgegangen aus dem Zusammenschluss der beiden Marktführer Avrios und Vimcar, ermöglicht SHIFTMOVE Unternehmen, die Vorteile eines ganzheitlichen betrieblichen Mobilitätsmanagements zu nutzen. SHIFTMOVE hat es sich zur Aufgabe gemacht, alle Mobilitätsbedürfnisse von Mitarbeitenden, Gütern und Werkzeugen in einer einfach zu verwaltenden, cloudbasierten Softwareplattform zu integrieren. Sie schafft die Basis, um, betriebliche Mobilität von einem reinen Kostenfaktor in einen Werttreiber für die gesamte Organisation zu verwandeln.

SHIFTMOVE hat seinen Hauptsitz in Berlin, mit Büros in Zürich, Breslau und Mailand. Stand heute hat das Unternehmen 250 Mitarbeitende. Hauptinvestor von SHIFTMOVE ist Battery Ventures.

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