15.05.2024 – 09:00

d.vinci HR-Systems GmbH

d.vinci Software-Neuerung: Effektive Bindung mit dem neuen Onboarding-Mitarbeiterportal

Hamburg, Mai 2024 - d.vinci, HR-Softwareentwickler und HR-Experte aus Hamburg, released eine große Neuerung in seiner Onboarding-Software: Das neue Mitarbeiterportal, welches von Anfang an für einen starken ersten Eindruck sorgt und die Bindung zwischen Unternehmen und Onboardees fördert.

Nach einem umfassenden Entwicklungsprozess mit akribischen Tests und stetigen Verbesserungen wird das neue Portal nun veröffentlicht. Alle d.vinci Kunden, die das Onboarding bereits nutzen, werden umgestellt und alle, die Interesse an der Onboarding-Software haben, bekommen diese ab sofort mit dem neuen Portal.

Was ist das neue d.vinci Mitarbeiterportal?

Das neue Mitarbeiterportal fungiert als der virtuelle Buddy der Onboardees und kann individuell gestaltet werden. Es vermittelt von Anfang an ein Zugehörigkeitsgefühl und Sicherheit.

Auf neue Mitarbeitende prasseln beim Start in einem neuen Unternehmen sehr viele Eindrücke ein. Gerade der erste Tag ist oft geprägt von Reizüberflutung: viele Namen und Gesichter, ungewohnte Regelungen, andere Aufgaben. Häufig haben neue Mitarbeitende auch schon einen längeren Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag überbrückt. Das sorgt dafür, dass die Erwartungen und die Neugier steigen. Arbeitgeber können hier viel falsch machen und sich nicht mehr melden - oder aber sich genau diese Zeit zu Nutze machen.

Die Neugierde der neuen Teammitglieder sollte genutzt werden, um sie frühzeitig in die Unternehmenswelt eintauchen zu lassen und auf dem Laufenden zu halten. Die neue Onboarding-App stellt die Schnittstelle zwischen Personalabteilung, dem Kollegium und den Onboardees dar.

Personaler:innen können über interne Gepflogenheiten und den Eingang wichtiger Dokumente informieren. Im Gegenzug können neue Mitarbeitende zum Beispiel vorab Informationen teilen und Fragen stellen. Dadurch entsteht ein interaktiver Kontakt, der deutlich mehr Bindung erzeugt als gelegentliche E-Mail-Korrespondenz.

Vorab-Livetest des Mitarbeiterportals

Im Februar 2024 hat d.vinci das Mitarbeiterportal auch Proband:innen gezeigt, die für eine Research zur Frage „Welche Unterschiede siehst zwischen einem Onboarding mit und ohne Portal?“ zu Gast waren.

Die Proband:innen waren sich einig: Das neue Mitarbeiterportal vermittelt Wertschätzung und das Gefühl, direkt dazuzugehören.

Besonders bemerkenswert war, dass bei allen Proband:innen nahezu die identischen Werte vermittelt wurden: Wertschätzung, Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl. Werte, die essenziell für einen guten Grundstein langer Zusammenarbeit sind und einen positiven Einfluss auf die Motivation haben. Genau das Vermitteln und Erleben dieser Werte ist viel wertvoller als eine reine Checkliste und unbezahlbar im weiteren Prozess.

Auch bei näherer Betrachtung des Portals bleibt der positive erste Eindruck. Das Design wirkt einladend, der Aufbau der Seite ist verständlich und intuitiv vor allem der Countdown (Tage bis zum 1. Arbeitstag) gefiel den Proband:innen.

Insgesamt kommt das Mitarbeiterportal sehr gut an und die Proband:innen würden sich freuen, solch eine Onboarding-App bei ihrem neuen Arbeitgeber im Preboarding zu erhalten, gerade im Vergleich zu den Erfahrungen bei anderen Unternehmen ohne solch ein Portal. Ein paar Zitate:

• „Ich fühle mich zugehörig.“
• „Man fühlt sich ganz anders angenommen. Sie strecken einem die Hand entgegen: Schön, dass du da bist.“
• „Das würde meine Motivation schon steigern.“

Vorteile für Unternehmen und Onboardees

Wir alle wissen, wie überwältigend es sein kann, einen neuen Job anzutreten. Genau dafür wurde das Portal entwickelt.

Vorteile für Unternehmen:

• Schnellere Produktivität der Onboardees: Durch das frühzeitige Teilen von Informationen und das Knüpfen erster Kontakte, haben die Onboardees sofort ihren Kopf frei und können schneller produktiv sein.
• Grundlage für eine starke Bindung: Das Mitarbeiterportal bildet den Grundstein, um weit vor dem 1. Arbeitstag, eine Beziehung aufzubauen.
• Potential für mehr Mitarbeiterempfehlungen: Das neue Portal bildet ein Aushängeschild im Onboarding, denn die Phase der Einarbeitung ist ein sehr wichtiger Teil im Prozess. Durch das Portal können Unternehmen in diesem Bereich punkten und die Onboardees werden positiv von ihrer Onboarding Experience berichten.
• Echter Wettbewerbsvorteil: Nur wenige Unternehmen nutzen bisher eine Onboarding-Software bzw. ein Mitarbeiterportal für ihre Onboardees. So haben Unternehmen die Möglichkeit, im Recruitingprozess vom ersten Kontakt an zu punkten.
• Individualität für jeden Onboardee: Jedes Unternehmen entscheidet, welche Informationen die Onboardees sehen, und steuert die Veröffentlichung von Artikeln ganz individuell. Es ist außerdem möglich, sowohl per „Du“ als auch per „Sie“ anzusprechen.

Vorteile für die Onboardees:

• Zugehörigkeit & Wertschätzung: Durch das Portal fühlen sich Onboardees direkt als wichtiger Teil des Unternehmens.
• Motivation: Mit dem Portal reichen Unternehmen ihren Onboardees die Hand – diese werden im Gegenzug motivierter starten.
• Empathie: Unternehmen zeigen den neuen Mitarbeitenden, dass sie sich in sie hineinversetzen, indem Fragen, die möglicherweise aufkommen, durch das Portal direkt beantwortet werden.
• Sicherheit: Onboardees wissen, was auf sie zukommt und auch an wen sie sich wenden können.
• Transparenz durch Artikel (z.B. zu Werten und Gepflogenheiten) und das Teilen des internen Fortschritts. Zudem wissen die Onboardees durch das Portal immer, wie sie die Organisation erreichen können.
• Preboarding mit Modernität & Spaß: Moderne Gestaltung des Portals mit Animationen, leichter Bedienung und kleinen Spielereien.
• Einfacher Zugriff: Das neue Mitarbeiterportal ist als App direkt griffbereit auf dem Desktop bzw. Startbildschirm der Onboardees.

Zu all den aufgelisteten Vorteilen, muss zeitgleich aber auch gesagt werden: Ein neues Mitarbeiterportal kann umfangreich befüllt sein und das Preboarding ideal begleiten – damit allerdings ein rundum gelungenes Onboarding stattfinden kann, muss auch die Zeit danach funktionieren. Beispielsweise sollte am ersten Arbeitstag das Kollegium Bescheid wissen und eine Onboarding-Software hilft enorm, die ersten Wochen zu strukturieren und Onboardees gut ankommen zu lassen. Das neue Mitarbeiterportal legt aber genau dafür den Grundstein: Nämlich indem es von Anfang an Wertschätzung, Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl vermittelt und das Unternehmen erlebbar macht.

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