Bestellung für Dritte - Bevollmächtigung beachten!
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Bei Bestellungen für und bei Beauftragung durch einen Dritten ist ein besonderes Augenmerk auf das Erfassen von Personendaten und das Vorliegen von Vollmachten zu richten.
Wer die "Musik" bestellt, muss auch bezahlen
Bremer Inkasso GmbH: Bestellender haftet im Zweifel für die Bezahlung
Bremen, April/Mai 2020. Unternehmen leben von der Durchführung von Lieferungen und dem Erbringen von Leistungen. Auf die Rechnungstellung folgt im Idealfall die Bezahlung, und der Geschäftsvorgang ist beendet. Leider aber sieht der Arbeitsalltag oft weniger reibungslos aus. Mängel werden eingewandt, der Empfang der Ware wird bestritten, und nicht weniger häufig wird behauptet, man habe das gar nicht bestellt; vielmehr habe ein anderer die Bestellung aufgegeben. "Vertrauen in andere ist gut, sollte aber im Geschäftsleben Sorgfalt und Genauigkeit bei der Annahme und Abwicklung von Aufträgen nicht ersetzen", so Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH, "denn nicht selten ist der Ursprung später auftretender Probleme bereits bei der Auftragsannahme zu finden."
Nachfolgend beantwortet Drumann Fragen rund um das Thema Bestellung für einen Dritten und gibt Tipps, worauf bereits bei der Annahme von Aufträgen für Dritte zu achten ist.
Der Bestellende erteilt den Auftrag für einen Dritten - wer muss zahlen?
"Wenn die Bestellung als Bote oder Stellvertreter für einen Dritten aufgegeben wird, besteht die Forderung gegen den Dritten, und an diesen ist dann auch die Rechnung auszustellen. Idealerweise wird daraufhin auch die Rechnung durch den Dritten bezahlt. Als Auftragnehmer sollte man sich aber nicht scheuen, die Bevollmächtigung, auch bei langjährigen Kunden, zu prüfen bzw. sich diese vorlegen zu lassen (und zu kopieren), die relevanten Daten sowohl des Bestellenden als auch die des Dritten abzufragen und ganz besondere Sorgfalt bei der Dokumentation walten zu lassen, wenn sich Bestell- und Rechnungsadresse unterscheiden."
Was ist, wenn der Dritte die Zahlung verweigert, weil er nicht bestellt hat?
"Es kommt, wie angedeutet, auf die Vollmacht an. War der Bestellende bevollmächtigt, die Bestellung zu tätigen, muss er das nachweisen können. Kann er dies z. B. durch ein Schriftstück, so muss der Dritte auch bezahlen. War der Bestellende aber nicht berechtigt/bevollmächtigt, für einen Dritten den Auftrag zu erteilen, bzw. kann er die Bevollmächtigung nicht nachweisen, so hat er als Bestellender die Ware oder Leistung zu bezahlen, genauer, haftet er nach §179 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) als vollmachtloser Vertreter auf Erfüllung oder Schadensersatz."
Der Rechnungsempfänger soll nachträglich ausgetauscht werden. Geht das?
"Stellt ein Unternehmer eine Rechnung auf den Vertragspartner aus und teilt dieser ihm nach Erhalt der Rechnung mit, dass sie aber auf einen Dritten ausgestellt werden soll, ist der Unternehmer streng genommen nicht dazu verpflichtet, dem nachzukommen. Schließlich wurde die Bestellung ja nicht im Namen des Dritten erteilt. Kommt der Unternehmer dem Wunsch gleichwohl nach, (idealerweise wird ein Begleitschreiben beigefügt, in dem darauf hingewiesen wird, dass die Rechnung wunschgemäß neu ausgestellt wurde) und zahlt der Dritte dann nicht, kann sich der Unternehmer wieder an seinen Vertragspartner wenden."
Ein Firmenmitarbeiter ohne Befugnis bestellt Ware. Muss er zahlen?
"Bestellt ein Mitarbeiter Ware, ohne dazu befugt zu sein (Vertreter ohne Vertretungsmacht), ist die Wirksamkeit des Vertragsabschlusses von der Genehmigung der Firma, für die er bestellt, abhängig. Solange eine Genehmigung nicht vorliegt, ist der Vertrag schwebend unwirksam. Die Genehmigung kann im Übrigen auch vom Auftragnehmer/Vertragspartner beim Vertretenen angefordert werden. Erfolgt von diesem keine Genehmigung, kann der Auftragnehmer vom Mitarbeiter (ohne Vertretungsmacht) gemäß § 179 BGB Erfüllung des Vertrages oder Schadensersatz verlangen.
In Abs. 2 des § 179 BGB wird allerdings eingeschränkt, dass besagter Mitarbeiter, wenn er nicht wusste, dass er keine Vertretungsmacht besitzt, nur den Vertrauensschaden zu ersetzen hat. Damit ist der Schaden gemeint, der dadurch entstanden ist, dass der Auftragnehmer auf die vorhandene Vertretungsmacht des Mitarbeiters vertraute. Aber ein Anspruch an den Mitarbeiter auf Vertragserfüllung besteht dann nicht."
Mieter bestellt für Hauseigentümer den Handwerker. Was gibt es zu beachten?
"Das ist ein Sachverhalt, der nicht selten vorkommt. Die erste Problematik kann sein, dass der Mieter die Reparatur in der gemieteten Wohnung nicht mit dem Vermieter abgesprochen hat und der Vermieter im Nachhinein die Begleichung der Rechnung ablehnt. Ggf. beruft er sich auch auf ein Verschulden des Mieters oder beruft sich auf den Mietvertrag, in dem Kostentragung durch den Mieter vereinbart ist.
Ist bei der Beauftragung schon ersichtlich, dass es sich um eine Reparatur in einem Mietobjekt handelt und dass der Mieter die Leistungen in Auftrag gibt, sollte der Handwerker in jedem Fall Rücksprache mit dem Hauseigentümer halten; jedenfalls dann, wenn der Mieter vorgibt, hier in Vollmacht für den Vermieter zu handeln; mithin die Rechnung auf den Vermieter auszustellen ist. Wenn klar ist, dass der Vermieter die Kosten übernimmt, wäre wünschenswert, dass der Vermieter das kurz z. B. per Mail schriftlich bestätigt. Auf dem Arbeitsschein sollten die jeweiligen Daten von Mieter und Vermieter genau dokumentiert werden. Und wenn telefonische Rücksprache wegen der Kosten gehalten wurde, sollte das ebenso auf dem Arbeitsschein zu finden sein.
Nicht anders verhält es sich, wenn eine Hausverwaltung zwischengeschaltet ist. Der richtige Rechnungsempfänger sollte immer im Vorfeld genau bekannt sein und schriftlich bestätigt werden."
Kann der Bestellende zur Zahlung aufgefordert werden, weil der Dritte einen Mangel einwendet?
"Hat jemand in Vollmacht für einen Dritten einen Auftrag erteilt und wendet sich der Dritte nicht gegen die Rechtmäßigkeit der Bestellung - bestreitet also die Vollmacht des Vertreters nicht -, sondern wendet lediglich Mängel ein, so kann sich der Auftragnehmer jetzt natürlich nicht mehr an den Vertreter wenden, nur weil er die Mängel nicht beheben will.
Generell gilt: Wenn ein Mangel schon vor der Rechnungsstellung geltend gemacht wird, ist es empfehlenswert, diesen erst einmal zu prüfen und ggf. nachzubessern oder ihn zurückzuweisen. Es ist nie ratsam, bei erhobener Mängelrüge einfach die Rechnung an den Vertragspartner zu senden, ohne den Sachverhalt geprüft zu haben. Nach Erledigung kann die Rechnung an den Vertragspartner gehen."
"Im Geschäftsleben sind Respekt und Freundlichkeit unabdingbar. Die Sorge oder gar falsche Scham, dem Auftraggeber durch zu viele Nachfragen, durch die Bitte nach schriftlichen Vollmachten oder gar Abfrage der Personalien zu nahe zu treten, sind hingegen fehl am Platz. Werden wichtige Angaben aber verweigert, mag Vorsicht geboten sein.
Wurde dann doch einmal wider besseres Wissen alle Vorsicht in den Wind geschlagen, und eine offene Forderung ist mit den eigenen Kräften nicht zu realisieren, sollte man auch hier keiner falschen Scham erliegen, sondern sich frühzeitig an einen Rechtsdienstleister, also an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen wenden. Besser spät als nie!"
BREMER INKASSO GmbH Amtlich zugelassenes Inkassounternehmen für den Einzug von Forderungen D-28259 Bremen - Leerkämpe 12 Telefon +49 421 84106 0 Telefax +49 421 84106 21 Internet www.bremer-inkasso.de TÜV-geprüftes Inkasso Vertretungsberechtigter: GF Bernd Drumann Aufsichtsbehörde: Präsidentin des Landgerichts Bremen Reg.-Nr. 3712 E 8/08 Registrierter Bereich: Inkassodienstleistung ohne Einschränkung HRB-Nr.: 16682 - Amtsgericht Bremen USt.-IdNr.: DE 178000987