Transparenzregister ab Juli verschärft: So erfüllen Unternehmen jetzt ihre Meldepflicht

Viel Zeit bleibt nicht mehr. Spätestens bis 30. Juni dieses Jahres müssen neben GmbHs auch eG, SCE und PartG ihre "wirtschaftlich Berechtigten" an das Transparenzregister melden. Mit der Neuregelung setzt Deutschland eine EU-Geldwäscherichtlinie um. Mehr Transparenz über Unternehmen und ihre wirtschaftlich Berechtigten soll dabei helfen, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung noch stärker zu bekämpfen.

Wirtschaftlich Berechtigte in diesem Sinne sind die Personen, die die Kontrolle über ein Unternehmen ausüben, etwa weil sie über 25 Prozent der Kapitalanteile oder Stimmrechte verfügen. Wird das Unternehmen indirekt kontrolliert, beispielsweise durch Sonderstimmrechte, Stimmbindungsverträge oder stille Beteiligungen, muss die Person, die diese mittelbare Kontrolle ausübt, ans Transparenzregister gemeldet werden. Lässt sich kein wirtschaftlich Berechtigter feststellen, müssen als sog. fiktive wirtschaftliche Berechtigte die Geschäftsführer oder Vorstände eingetragen werden.

Erfüllen Unternehmen ihre Meldepflicht nicht rechtzeitig, drohen in vielen Fällen bereits jetzt, spätestens jedoch im nächsten Jahr hohe Bußgelder. Diese können bei schwerwiegenden, vorsätzlichen Verstößen bis zu EUR 1 Million betragen. Zusätzlich werden die Namen aller Unternehmen, gegen die ein rechtskräftiges Bußgeld verhängt wurde, für fünf Jahre auf der Internet-Seite des Bundesverwaltungsamtes veröffentlicht ("Name-and Shame-Verfahren") - ein einzigartiger Vorgang in der deutschen Rechtslandschaft.

Was oft unbekannt ist: Handels- und Transparenzregister sind nicht dasselbe, ein Eintrag im Handelsregister reicht nun nicht mehr aus. Eine etwas längere Übergangsfrist bleibt nur noch wenigen Unternehmen, OHGs und in wenigen Ausnahmefällen KGs haben noch bis Ende des Jahres Zeit, um eine ordnungsgemäße Meldung vorzubereiten.

Mit einer einmaligen Meldung ist es zudem nicht getan. Damit das Register stets richtig ist und bleibt, hat der Gesetzgeber umfangreiche Nachforschungs-, Dokumentierungs- und Aktualisierungspflichten für die Unternehmen erlassen.

Softwaregestützte Transparenzregistermeldung mit YSolutions

Jeder Vertretungsberechtigte eines Unternehmens kann die Mitteilungen selbst vornehmen ( transparenzregister.de). Er muss aber auch jede Änderung im Kreis der wirtschaftlich Berechtigten, selbst jede Wohnsitzänderung, ans Register melden und die Aktualität der Eintragungen überwachen - für viele Betroffene eine lästige Pflicht. Professionelle Hilfe ist nicht leicht zu finden. Notare sind, anders als oftmals bei Meldungen zum Handelsregister, nicht zuständig. Auch für viele Anwälte erscheint es unattraktiv, sich in die im Geldwäschegesetz geregelte Materie einzuarbeiten. Steuerberater schließlich sorgen sich, die Grenze zur für sie unzulässigen Rechtsberatung zu überschreiten.

In diese Lücke will der Transparenzregister-Service von YSolutions stoßen. YSolutions ist eine Einheit der Anwalts- und Steuerberaterkanzlei YPOG, die sich auf softwarebasierte Rechtsdienstleistungen spezialisiert hat. Unter transparenzregistermeldung.de hat YSolutions einen softwaregestützten Service zur Erfassung, Dokumentation und Übermittlung der wirtschaftlich Berechtigten ans Transparenzregister aufgebaut. Für die Mehrheit der einfach strukturierten GmbHs wird ein Komplettservice zum Festpreis angeboten. Dies schließt auch ein Monitoring und die Dokumentation ein, die erforderlich sind, um die gesetzlichen Pflichten dauerhaft zu erfüllen.

Sämtliche Daten werden in einem eigenen Kundenportal gespeichert. Eine Dokumentation mit Zeitstempel sorgt dafür, dass die ans Transparenzregister gemeldeten Informationen und Rechercheschritte nachvollzogen werden können. Eine softwaregestützte Wiedervorlage erinnert an nötige Aktualisierungen. Für den CEO von YPOG, Dr. Hariolf Wenzler, wird so nicht nur eine Lücke im Rechtsmarkt geschlossen: "Das Ziel des Gesetzgebers, durch mehr Transparenz im Unternehmensbereich Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Korruption zu erschweren, ist absolut begrüßenswert. Wir wollen hierfür auch einen Beitrag leisten, indem wir helfen, dass möglichst viele Unternehmen schnell im Transparenzregister zu finden sind."

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