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Reisekostenabrechnungen sind aufwendig und teuer
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Köln (ots)
Studie von HRS und GBTA Foundation deckt vermeidbare Kosten auf +++ Pro Reisekostenabrechnung fallen durchschnittlich 20 Minuten Arbeitszeit an +++ Je Abrechnung entstehen Prozesskosten von durchschnittlich 53 Euro +++ Einsparungen von bis zu 50 Prozent durch digitale Lösungen möglich
Reisekostenabrechnungen zählen heute zu den großen Kostenverursachern und Zeitfressern in Unternehmen. Zu dieser Erkenntnis kommt eine aktuelle Studie der GBTA Foundation und HRS, bei der weltweit über 500 Reiseverantwortliche aus Unternehmen befragt wurden. Demnach nimmt jede Reisekostenabrechnung für eine Geschäftsreise mit Übernachtung im Unternehmen durchschnittlich 20 Minuten Zeit in Anspruch und verursacht Prozesskosten von 53 Euro. Zudem sind die Abrechnungen fehleranfällig: Etwa jede fünfte Abrechnung ist falsch und es fallen somit noch einmal 18 Minuten und 47 Euro für die Korrektur an.
Bezogen auf Deutschland, wo laut VDR Geschäftsreiseanalyse im vergangenen Jahr 175,8 Millionen Geschäftsreisen erfolgten, ergeben sich damit alleine hierzulande Prozesskosten in Milliardenhöhe - und ein erheblicher Zeitaufwand für reisende Mitarbeiter. Das Tückische an diesen Zahlen ist, dass sie als indirekte Kosten oft nicht erkannt werden. "Auf der Suche nach Einsparpotenzialen schauen die meisten Unternehmen nur auf die direkten Kosten, also etwa die Preise für Bahnticket, Flug oder Hotelübernachtung. Dabei bietet eine Prozessoptimierung in der Reisekostenabrechnung erheblich mehr Einsparpotenzial. Schlüssel hierfür ist ein automatisierter und digitalisierter Prozess, der manuelle Eingaben und das Anheften von Belegen überflüssig macht", sagt Tobias Ragge, Geschäftsführer von HRS. So konnte ein Kunde von HRS durch digitale Abrechnungsprozesse Kosten von rund 50 Prozent einsparen.
Europa setzt noch auf Papier - Nordamerika bereits digital
Gerade in Europa ist die Einreichung von Papier-Quittungen bei 81 Prozent der Abrechnungen noch weit verbreitet. Mobile Belege, etwa mit dem Smartphone abfotografierte Quittungen, die in Nordamerika mit 61 Prozent von der Mehrheit der Unternehmen unterstützt werden, sind in Europa noch eine Nische (16%). Gescannte Quittungen, mit 84 Prozent ein Standard in Nordamerika, werden in Europa nur bei vier von zehn Unternehmen eingesetzt. Auch bei elektronischen Quittungen, wie etwa via E-Mail, liegt Europa mit 33 Prozent weit hinter Nordamerika (62%), Lateinamerika (56%) und Asien-Pazifik (41%).
Aufholbedarf bei zentraler Bezahlung von Hotelübernachtungen
Professionell gehen die meisten Unternehmen hingegen mit der Buchung von Flügen um: Bezahlmethoden, die direkt über das Unternehmen laufen (z.B. Unternehmens-Kreditkarte), kommen hierbei doppelt so häufig zum Einsatz wie bei Hotelbuchungen. Hier sind Bezahlmethoden gängiger, bei denen der Mitarbeiter in Vorleistung tritt und die Kosten nachträglich vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Mit digitalen Bezahllösungen entfällt die unpopuläre Vorauszahlung und die Daten werden direkt in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingespielt. Durch detaillierte Informationen und eine hohe Datenqualität können Firmen weitere Einsparpotenziale bei ihren Ausgaben identifizieren. Tobias Ragge: "Unternehmer sollten den Hotelaufenthalt holistisch betrachten - von der Buchung über den Check-in, die Bezahlung bis hin zur Abrechnung und Archivierung. In den einzelnen Prozessschritten steckt ein enormes Einsparpotenzial."
Zur Umfrage: Die GBTA Foundation und HRS haben 533 Reiseverantwortliche (Travel Manager) in Unternehmen weltweit (42% Europa, 38% Nordamerika, 12% Lateinamerika und 8% Asien/Pazifik) befragt. Die Befragung fand vom 22. September bis 6. Oktober 2015 statt. Die GBTA Foundation ist die Forschungsorganisation der internationalen Geschäftsreisevereinigung GBTA.
Über die HRS GROUP
Die HRS Group vereint das Hotelportal HRS, das Ferienhausportal HRS Holidays, den Online-Reservierungsservice HOTEL DE sowie das Alpenportal Tiscover. Mehr als 290.000 Hotels in 190 Ländern und über 200.000 Ferienhäuser und -wohnungen in Europa sind bereits an die Portale angeschlossen. In der Zusammenarbeit mit großen Firmenkunden bietet HRS weltweit eine Vielzahl an kostenfreien Tools und Services, die die gesamte Wertschöpfungskette rund um die Hotelbuchung abdecken - vom Hoteleinkauf, über die Abwicklung der Buchungen und innovative Bezahllösungen bis hin zur Übermittlung relevanter Daten zur Analyse der Übernachtungskosten. Deshalb buchen neben Millionen von Privatkunden mehr als 40.000 Firmenkunden über die Portale der HRS Group - darunter Global Player wie Google, Siemens, Hitachi oder Alibaba - sowie Zehntausende kleine und mittelständische Unternehmen.
Die kontinuierlich global expandierende Unternehmensgruppe beschäftigt mehr als 1.500 Mitarbeiter in weltweit 25 Niederlassungen - darunter Shanghai, Tokio, Singapur, Paris, London, Mumbai, São Paulo und New York. Der Hauptsitz der HRS Group befindet sich in Köln.
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