Funktioniert Ihre Payroll?
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Machen Sie den Test mit der B-4it Payroll-Checkliste
Payroll auf Knopfdruck? Das funktioniert nur, wenn Sie Ihre Payroll regelmäßig pflegen, updaten und die unternehmensinternen Prozesse an Neuerungen anpassen. Machen Sie mit unserer Checkliste den Test, ob Ihre Payroll auf dem aktuellen Stand ist – oder ob Sie aktiv werden müssen, um drohende Haftungsrisiken zu vermeiden.
Ein Unternehmen haftet für seine Payroll. Immer. Aus dieser Verantwortung kommt es nicht heraus. Selbst, wenn die Payroll von einem externen Steuerexperten aufgesetzt und geprüft wurde. Ausgerechnet die Digitalisierung wichtiger Payroll-Prozesse führt jedoch oft zu einem immer sorgloser werdenden Umgang mit der Payroll. „Läuft doch alles automatisch“, denken viele Personaler im Zuge der Digitalisierung zahlreicher HR-Prozesse. Aber tut es das wirklich?
Immer wieder gibt es neue Gesetze, die ein Update der Payroll erzwingen. Betriebliche Vereinbarungen sowie – bei international agierenden Unternehmen – internationale Gesetzgebungen müssen mitunter in die Payroll einfließen. Neue Vorgaben für die Kommunikation mit Behörden können eine Anpassung der Payroll nötig machen. Doch selbst, wer seine technischen Hausaufgaben gemacht hat, ist nicht vor Fehlern in seiner Payroll – und somit vor Haftungsansprüchen – geschützt. On top kommt immer auch die Strukturierung der Prozesse im Unternehmen. Die Payroll-Prozesse müssen intern nicht nur kommuniziert, sondern auch verstanden werden.
Carl Weigert, Payroll-Experte beim Münchner HR- und IT-Dienstleister B-4it, hat oft genug erlebt, dass Payroll-Prozesse in Unternehmen zwar verkündet wurden. „Ob sie jedoch bei den Mitarbeitern beziehungsweise bei den Verantwortlichen angekommen sind, hat hinterher niemand mehr überprüft.“ Dass etwas nicht funktioniert, merke man immer erst, wenn das Kind in den Brunnen gefallen sei.
Damit eine Payroll wirklich auf Knopfdruck funktioniere, komme es laut Weigert auf drei Punkte an: „Erstens: Die Payroll eines Unternehmens muss hinsichtlich Gesetzes- und Kommunikationsvorgaben stets auf dem neuesten Stand sein. Zweitens: Sämtliche Payroll-Prozesse – inklusive Ausnahmen und betrieblicher Besonderheiten – müssen technisch korrekt abgebildet werden. Und drittens: Alle relevanten Parteien müssen wissen, was, wann und wie sie mit der Payroll kommunizieren, um den Datenbestand so zu halten, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung am Ende wirklich stimmt.“ Fehlende Ressourcen oder ein Sparen am falschen Ende sorgen jedoch oft dafür, dass mindestens einer der drei Punkte vernachlässigt werde. Komme es dann zu einer Betriebsprüfung, ist die Verwunderung oft groß, wie viele Fehler in der Payroll stecken. Und das kann teuer werden.
Mit der folgenden B-4it-Payroll-Checkliste können Sie schnell und unkompliziert herausfinden, ob Sie in Sachen Payroll aktiv werden müssen:
• Ist Ihre Payroll bereits fit für die ab dem 1. Januar 2023 verpflichtende Verarbeitung der Elektronischen Arbeitnehmerunfähigkeitsbescheinigung?
• Sind Sie über alle Nebenbeschäftigungen Ihrer Mitarbeiter informiert? Und wussten Sie, dass sich durch eine Nebenbeschäftigung die Steuerklasse eines Arbeitnehmers – und damit seine Payroll – ändert?
• Wussten Sie, dass Arbeitnehmer, die in der Schweiz eingesetzt werden, dort steuerpflichtig werden, obwohl sie nicht in der Schweiz angestellt sind? Bildet Ihre Payroll solche Prozesse bereits ab?
• Ist Ihre Payroll auf die Gehaltspfändung – zum Beispiel aufgrund von Schulden oder Unterhaltsrückständen– eines Ihrer Mitarbeiter vorbereitet?
• Ist Ihre Payroll in der Lage, die unterschiedlichen betrieblichen Regelungen zur Kurzarbeit für jeden einzelnen Mitarbeiter – zum Beispiel in Abhängigkeit seiner Zugehörigkeit zum Betrieb – zu verarbeiten?
• Wissen Sie, welche Änderungen Sie in Ihrer Payroll beim ELStAM-Verfahren vornehmen müssen, wenn der Angehörige eines Mitarbeiters verstirbt?
• Bildet Ihre Payroll bereits Mehrfachbeschäftigungen eines Mitarbeiters ab?
• Sind Sie sicher, dass die Freibeträge für all Ihre Mitarbeiter richtig erfasst sind?
Sollte ein Unternehmen auch nur bei einem der Punkte unsicher sein, ob seine Payroll ihn ohne Probleme beherrscht, besteht Handlungsbedarf. „Eine funktionierende Payroll ist für die Compliance eines jedes Unternehmens unerlässlich“, betont Weigert. Und um bei Betriebsprüfungen vor bösen Überraschungen und unerwartet hohen Nachzahlungen gefeit zu sein.
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, lassen Sie Ihre Payroll durch das
B-4it-Team checken und in Zukunft warten. Die Experten an der Schnittstelle zwischen HR und IT verfolgen alle für den HR-Bereich und die Payroll relevanten Gesetzgebungsprozesse und sind in der Lage neue oder bestehende IT-Lösungensoftware unabhängig zu implementieren.
Mehr Informationen zum Thema erhalten Sie von Carl Weigert, Payroll-Experte und Payroll-Trainer beim Münchner Beratungsunternehmen B-4it.
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