22.01.2025 – 15:22

IDD GmbH - Institut für Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz für Arztpraxen: Dietmar Niehaus verrät, wie der sichere Weg zur digitalen Patientenakte gelingt

Bremen (ots)

Der Stichtag für die Einführung der digitalen Patientenakte rückt näher – höchste Zeit für Arztpraxen, ihre Datenschutzmaßnahmen den neuen Anforderungen anzupassen. Mit einem neuen Datenschutzpaket in Zusammenarbeit mit der ArztData Gruppe hat Dietmar Niehaus von der IDD GmbH eine Lösung für Arztpraxen geschaffen, die in diesem Bereich kein Risiko eingehen wollen. Wie dieses Paket aufgebaut ist und wie es sich mühelos in den Praxisalltag integrieren lässt, erfahren Sie hier.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Einführung der digitalen Patientenakte in Arztpraxen verpflichtend – ein Meilenstein für die Digitalisierung im Gesundheitswesen. Diese Neuerung bringt viele Vorteile mit sich, darunter effizientere Arbeitsabläufe und eine verbesserte Patientenversorgung. Doch sie birgt auch erhebliche Herausforderungen – insbesondere im Bereich des Datenschutzes. Für Arztpraxen bedeutet dies eine gesteigerte Verantwortung: Die sichere Verwaltung personenbezogener Informationen ist nicht nur ethisch geboten, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Datenschutzverstöße können schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen – von empfindlichen Geldstrafen bis hin zu einem nachhaltigen Vertrauensverlust bei Patienten. „Wer jetzt nicht handelt, riskiert nicht nur eine Abmahnung – er spielt mit der Existenz seiner Praxis“, warnt Dietmar Niehaus vom Institut für Datenschutz und Datensicherheit. „Ein einziger Datenschutzverstoß kann genügen, um das Vertrauen von Patienten und Partnern unwiederbringlich zu verlieren.“

„Datenschutz ist kein einmaliger Aufwand, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der immer wieder optimiert werden muss“, betont Dietmar Niehaus weiter. „Das ist natürlich erst einmal sehr aufwendig. Unser Ziel ist es, Arztpraxen an dieser Stelle zu entlasten, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die Versorgung ihrer Patienten.“ Mit diesem Anspruch hat er gemeinsam mit der ArztData Gruppe ein digitales Datenschutzpaket entwickelt, das alle relevanten Bereiche abdeckt – auch die komplexen Anforderungen rund um die digitale Patientenakte. Das Angebot umfasst alle notwendigen Schritte: von der Erstellung individueller Datenschutzkonzepte über praxisnahe Schulungen des Teams bis hin zur dauerhaften Begleitung durch einen externen Datenschutzbeauftragten – und das alles online. Der Aufwand für die Praxis ist minimal: Nur ein bis zwei Stunden pro Monat sind notwendig, da der gesamte Prozess ortsunabhängig und effizient gestaltet ist. Als Gründer der IDD GmbH bringt Dietmar Niehaus über 17 Jahre Erfahrung im Datenschutz mit und unterstützt heute mehr als 70 Unternehmen im Gesundheitswesen mit praxiserprobten Lösungen und umfassender Expertise.

Einwilligung, Auskunft, Löschung: Diese Rechte müssen Praxen für die digitale Patientenakte sicherstellen

In erster Linie ist es jetzt wichtig, dass sich Arztpraxen beeilen und sicherstellen, dass ihre Prozesse den Anforderungen der digitalen Patientenakte entsprechen – schließlich ist das neue Jahr und damit auch die Einführung der digitalen Patientenakte nicht mehr weit. Die Anforderungen ergeben sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und erfordern ein systematisches Vorgehen, um den Schutz sensibler Gesundheitsdaten sicherzustellen. Wichtig an dieser Stelle: Eine Einwilligung seitens der Patienten ist aufgrund aktueller Änderungen nicht mehr nötig. So schreibt das Gesetz mittlerweile das Führen der digitalen Patientenakte vor – auch ohne Einwilligung. Umso wichtiger ist es, hier in Sachen Datenschutz höchste Sicherheit zu gewährleisten. „Eine Datenschutzpanne hier ist nicht nur ein rechtliches Problem, sondern ein Vertrauensbruch, den Patienten kaum verzeihen“, warnt Dietmar Niehaus. Ebenso müssen Praxen sicherstellen, dass Patienten jederzeit ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung wahrnehmen können.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die detaillierte Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse: Dies geschieht in einem Verfahrensverzeichnis, das alle relevanten Informationen umfasst – von den Zwecken der Datenverarbeitung über eingesetzte Systeme bis hin zu externen Dienstleistern. Gerade Letztere spielen eine entscheidende Rolle, da Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) erforderlich sind, um den datenschutzkonformen Umgang mit Patientendaten sicherzustellen. Hierbei besteht oft Unsicherheit: „Ohne einen rechtssicheren Vertrag steht jede Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern auf wackeligen Füßen – und das kann fatale Folgen haben“, so Dietmar Niehaus.

Meldepflicht bei Datenschutzpannen: Was Praxen innerhalb von 72 Stunden tun müssen

Auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) fordern Praxen heraus: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, sichere Backups und die Optimierung der IT-Infrastruktur müssen gewährleistet sein. Gleichzeitig gilt es, die physischen Sicherheitsvorkehrungen zu überprüfen, etwa durch Zutrittskontrollen. Regelmäßige Schulungen des Praxispersonals sind ebenfalls unerlässlich. „Jede Sicherheitsmaßnahme ist nur so stark wie die Menschen, die sie umsetzen“, betont Dietmar Niehaus. Hier unterstützt sein Datenschutzpaket durch verständliche Schulungsangebote und Leitlinien, die den Umgang mit sensiblen Daten regeln.

Besonders kontrovers ist das Thema Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Sie ist laut Gesetz nur bei einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Patienten erforderlich. Dietmar Niehaus sieht hierin oft eine unnötige Panikmache: „Eine DSFA signalisiert, dass ein hohes Risiko besteht – das sehe ich in den meisten Arztpraxen schlicht nicht. Wer korrekt vorgeht, kann sich diesen zusätzlichen Aufwand meist sparen.“ Sollte es doch einmal zu einem Vorfall kommen, müssen Praxen die Meldepflicht von Datenschutzverletzungen beachten. Innerhalb von 72 Stunden müssen Vorfälle der Aufsichtsbehörde gemeldet und die Betroffenen informiert werden. Auch hier ist Vorsorge besser als Nachsorge: Durch ein strukturiertes Datenschutzmanagement lassen sich solche Risiken weitgehend minimieren.

Dietmar Niehaus’ Datenschutzpaket: Eine Lösung, die Praxisalltag und Compliance verbindet

Dietmar Niehaus hat mit seinem neuen Datenschutzpaket eine Lösung geschaffen, die Arztpraxen ganzheitlich in Sachen Datenschutz unterstützt – dazu zählt auch die Einführung der digitalen Patientenakte. Das Konzept basiert auf seinen bewährten Methoden aus 17 Jahren Datenschutzarbeit und wird für Arztpraxen nun auch vollständig online angeboten. „Wir haben die Erfahrung aus unzähligen Vor-Ort-Terminen genommen und sie in ein effizientes Online-Format überführt. So sparen die Praxen Zeit und Kosten, ohne an Sicherheit oder Qualität einzubüßen“, erklärt Dietmar Niehaus.

Das Datenschutzpaket funktioniert nach einem klar strukturierten Jahresplan: Jeden Monat wird ein spezifisches Datenschutzthema in einem Online-Termin behandelt – von der Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse über den Umgang mit Patienteneinwilligungen bis hin zur technischen Absicherung. Nach zwölf Monaten werden alle Themen erneut aktualisiert und überprüft, um sicherzustellen, dass die Praxis stets auf dem neuesten Stand bleibt. Zusätzlich gibt es zweimal im Monat offene Termine, in denen Fragen zu allen Datenschutzthemen gestellt werden können. „Das erlaubt uns, schnell auf individuelle Probleme einzugehen – sei es ein plötzliches Auskunftsersuchen oder eine unerwartete Datenschutzpanne“, so der Experte.

Keine Ausreden mehr: Finanzielle Förderung macht Datenschutz erschwinglich

Das Paket enthält alle notwendigen Bausteine für einen rechtskonformen Datenschutz: Es werden Verfahrensbeschreibungen erstellt, Verträge mit Dienstleistern bereitgestellt und interne Leitlinien entwickelt. Schulungen für die Mitarbeiter sind ebenfalls enthalten, um das Team optimal auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Besonders entlastend: Das Paket beinhaltet auch die Bereitstellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten und eines Vertreters, die in kritischen Situationen wie Datenschutzvorfällen oder Prüfungen zur Seite stehen. „Viele Arztpraxen scheuen sich vor dem Thema Datenschutz, weil sie denken, dass es ein Bürokratiemonster ist. Unser Ziel ist es, diesen Aufwand auf ein bis zwei Stunden im Monat zu reduzieren, sodass ihn auch problemlos eine Arzthelferin übernehmen kann“, betont der Experte.

Gerade mit Blick auf den Stichtag am 1. Januar 2025 kommt das Angebot also zur richtigen Zeit. „Die digitale Patientenakte bringt viele Vorteile – jedoch nur, wenn der Datenschutz von Anfang an stimmt. Sonst wird sie schnell zum rechtlichen und organisatorischen Albtraum“, warnt Dietmar Niehaus abschließend.

Sie möchten Ihre Arztpraxis optimal auf die Anforderungen der digitalen Patientenakte vorbereiten und die Anforderungen an den Datenschutz effizient umsetzen? Dann melden Sie sich jetzt bei Dietmar Niehaus vom Institut für Datenschutz und Datensicherheit und vereinbaren Sie einen Termin!

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