Bauchgefühl reicht nicht mehr: Wie Janine Lamprecht Zollprozesse datenbasiert bewertet
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Herrenberg (ots)
Waren werden abgewickelt, Zollanmeldungen laufen, akute Störungen bleiben aus – für viele Unternehmen wirkt die Lage damit zunächst stabil. Doch internationale Warenströme, steigende regulatorische Anforderungen und wachsende Datenmengen setzen diese vermeintliche Sicherheit zunehmend unter Druck. Janine Lamprecht, Geschäftsführerin der Grenzlotsen GmbH, zeigt, warum Bauchgefühl im Zoll-Audit nicht mehr ausreicht – und wie Unternehmen ihre Prozesse stattdessen datenbasiert und belastbar bewerten.
In vielen Unternehmen reicht es bereits aus, dass im Tagesgeschäft keine offensichtlichen Probleme auftreten, damit Zollprozesse als „funktionierend“ gelten. Solange Abläufe reibungslos wirken, entsteht schnell der Eindruck von Stabilität und damit auch von Kontrolle. Genau hier liegt jedoch das Risiko. Denn häufig fehlt eine klare, datenbasierte Grundlage, um Zollprozesse belastbar zu bewerten. Stattdessen dominieren Einschätzungen, die sich auf Erfahrung oder Gewohnheit stützen – ein Ansatz, der der zunehmenden Komplexität internationaler Warenströme und regulatorischer Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Die Folge: Unternehmen treffen Entscheidungen ohne belastbare Grundlage. Sie erkennen weder ineffiziente Abläufe noch versteckte Kosten oder Risiken. Ohne strukturierte Bewertung bleibt der tatsächliche Zustand der Zollorganisation unscharf und Schwachstellen werden oft erst sichtbar, wenn sie bereits konkrete Auswirkungen haben. „Wer seine Zollprozesse nur nach Gefühl bewertet, erkennt Risiken, versteckte Kosten und Prozesslücken oft erst dann, wenn es bereits zu spät ist – nämlich dann, wenn eine Zollprüfung sie sichtbar macht“, warnt Janine Lamprecht, Geschäftsführerin der Grenzlotsen GmbH.
„Der effektivste Weg, Zollprozesse wirklich zu steuern, beginnt damit, relevante Sachverhalte messbar zu machen und in nachvollziehbare Daten zu übersetzen“, fügt sie hinzu. Erst auf dieser Grundlage lässt sich erkennen, welche Prozesse zuverlässig funktionieren, wo unnötige Aufwände entstehen und an welchen Stellen konkreter Handlungsbedarf besteht. Ohne belastbare Daten bleiben zentrale Entscheidungen über Ressourcen, Systeme und Kompetenzen zwangsläufig unscharf. Genau hier setzt die Grenzlotsen GmbH an. Das Unternehmen unterstützt Firmen dabei, ihre Zollprozesse anhand klar definierter Kriterien und konkreter Daten zu bewerten – etwa aus Import- und Exportvorgängen, Zollanmeldungen, ERP-Systemen und der Stammdatenqualität. Ergänzt wird dies durch die Einordnung von Prozessreife, Ressourcenbedarf und vorhandenen Kompetenzen. So entsteht aus Einzelbeobachtungen eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Welche Daten wirklich ausgewertet werden müssen
Eine belastbare Bewertung von Zollprozessen beginnt mit der richtigen Datengrundlage. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass relevante Informationen zwar vorhanden sind, aber nicht in einer Form ausgewertet werden, die fundierte Entscheidungen ermöglicht.
Im Zentrum stehen dabei Import- und Exportdaten, da sie die tatsächlichen Warenbewegungen abbilden und sichtbar machen, welche zollrelevanten Vorgänge regelmäßig entstehen. Ergänzend liefern Zollanmeldedaten – etwa aus dem System ATLAS – konkrete Einblicke in die tatsächlich gemeldeten Ein- und Ausfuhren.
Eine ebenso zentrale Rolle spielen ERP-Daten, die Informationen zu Waren, Geschäftspartnern und Umsätzen bündeln. Besonders relevant sind hier Kreditorendaten für Beschaffungsprozesse sowie Debitorendaten, die Rückschlüsse auf Kundenstrukturen und Drittlandsgeschäfte ermöglichen. Gerade Umsätze mit Staaten außerhalb der Europäischen Union erfordern besondere Aufmerksamkeit, da sie zusätzliche zoll- und außenwirtschaftsrechtliche Anforderungen auslösen können.
Entscheidend ist außerdem die Qualität der Stammdaten. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben zu Artikeln, Lieferanten oder Kunden führen nicht nur zu falschen Zollanmeldungen, sondern auch zu erhöhtem Korrekturaufwand und Compliance-Risiken – also Verstößen gegen rechtliche oder interne Vorgaben. Eine besondere Rolle spielt dabei die Artikelanlage, da hier festgelegt wird, welche zollrelevanten Informationen dauerhaft im System verfügbar sind. Diese bilden die Grundlage für zentrale Prozesse wie die Tarifierung – also die Einordnung in die passende Zolltarifnummer – sowie für Ursprungsermittlung und Exportkontrolle.
„In fast jedem Audit stellen wir fest, dass Unternehmen die relevanten Daten grundsätzlich besitzen; sie werden nur nicht strukturiert erfasst oder nach belastbaren Kriterien ausgewertet“, so Janine Lamprecht.
Das Unternehmensprofil als Maßstab für die Zollorganisation
Auf Basis dieser Daten stellt sich die nächste zentrale Frage: Woran lässt sich die eigene Zollorganisation überhaupt sinnvoll messen? Nicht jedes Unternehmen benötigt die gleiche Struktur. Entscheidend ist vielmehr, wie komplex das eigene Geschäftsmodell tatsächlich ist.
Zu den maßgeblichen Faktoren zählen unter anderem Umsatz, Mitarbeiterzahl, internationale Standorte, das Produktportfolio sowie der Umfang von Drittlandsgeschäften. Auch die Art der gehandelten Güter spielt eine zentrale Rolle: Während zivile Produkte meist geringeren Anforderungen unterliegen, können militärische oder sogenannte Dual-Use-Güter – also Güter mit möglicher ziviler und militärischer Verwendung – strengen exportkontrollrechtlichen Vorgaben unterliegen.
Aus dieser Gesamtsituation ergibt sich, welche Ressourcen eine Zollorganisation tatsächlich benötigt – von personellen Kapazitäten über Systeme und Datenzugänge bis hin zu fachlichem Know-how und internen Kontrollen. „Eine belastbare Zollorganisation ist nur dann gegeben, wenn Prozesse, Ressourcen, Systeme und Kompetenzen zum tatsächlichen Unternehmensprofil passen – nicht zu einem gefühlten Bild davon“, betont Janine Lamprecht. Klare Bewertungsskalen helfen dabei, die eigene Komplexität realistisch einzuordnen und den tatsächlichen Bedarf abzuleiten.
Prozessreife messbar machen statt pauschal bewerten
Auf dieser Grundlage geht es im nächsten Schritt darum, die Qualität der bestehenden Prozesse konkret zu bewerten. Pauschale Aussagen wie „der Prozess ist schlecht“ oder „wir haben zu wenig Ressourcen“ greifen dabei zu kurz, solange sie nicht auf klaren Kriterien und nachvollziehbaren Maßstäben beruhen.
„Wir bewerten Zollprozesse nicht pauschal als gut oder schlecht, sondern ordnen sie anhand von Reifegraden, Ergebnisqualität, Unternehmensprofil, verfügbaren Ressourcen und fachlichen Kompetenzen ein“, erklärt die Zollexpertin. Ein Prozess gilt zunächst als grundlegend, wenn er regelmäßig durchgeführt wird und zu einem wiederkehrenden Ergebnis führt.
Mit zunehmender Reife wird der Ablauf dokumentiert und für andere nachvollziehbar beschrieben. In einem weiteren Schritt sind relevante Schnittstellen eingebunden – etwa Einkauf, Vertrieb, Logistik, IT oder Geschäftsführung. Die höchste Stufe ist erreicht, wenn der Prozess in ein Qualitätsmanagementsystem integriert ist und damit verbindlich überwacht und weiterentwickelt wird.
Statt einzelne Abläufe isoliert zu betrachten, entsteht so ein ganzheitliches Bild der Prozessqualität. Unternehmen erkennen nicht nur, ob Aufgaben grundsätzlich erledigt werden, sondern auch, wie zuverlässig, nachvollziehbar und abgestimmt die einzelnen Schritte tatsächlich sind. Genau diese Differenzierung ist entscheidend, um Schwachstellen gezielt zu beheben und die Zollorganisation nachhaltig weiterzuentwickeln.
Datenbasierte Bewertung als Grundlage für eine zukunftsfähige Zollorganisation
Wer Zollprozesse weiterhin nach Gefühl bewertet, riskiert Fehlentscheidungen – wer sie datenbasiert analysiert, schafft die Grundlage für eine klare und belastbare Steuerung. Unternehmen erkennen so, ob ihre Zollorganisation tatsächlich zum eigenen Risikoprofil, zum Warenvolumen und zur internationalen Geschäftstätigkeit passt.
Auf dieser Basis lassen sich gezielt Maßnahmen ableiten – etwa in Bezug auf Personal, Systeme, Schulungen oder die Qualität von Stammdaten und Prozessen. Risiken werden früher sichtbar, bevor sie bei Prüfungen oder Beanstandungen zutage treten, und auch versteckte Kosten durch ineffiziente Abläufe oder fehlerhafte Daten können konkret beziffert werden.
„Unternehmen müssen ihre Zollorganisation nicht im Blindflug weiterentwickeln – wer Daten konsequent nutzt, kann Risiken früh erkennen, Ressourcen gezielt einsetzen und fundierte Entscheidungen treffen. Genau dabei unterstützen wir unsere Kunden: aus Unsicherheit Klarheit zu machen und aus komplexen Strukturen ein steuerbares System zu entwickeln“, erklärt Janine Lamprecht abschließend.
Sie möchten Klarheit darüber gewinnen, wie gut Ihre Zollprozesse wirklich aufgestellt sind und wo Risiken oder Optimierungspotenziale liegen? Dann sichern Sie sich jetzt ein unverbindliches Erstgespräch mit Janine Lamprecht und der Grenzlotsen GmbH!
Pressekontakt:
Grenzlotsen GmbH
Spitalgasse 15
71083 Herrenberg
E-Mail: info@grenzlotsen.de
Web: https://www.grenzlotsen.de
Ruben Schäfer
redaktion@dcfverlag.de
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