28.09.2023 – 12:36

news aktuell GmbH

BLOGPOST: Pressemitteilungen erfolgreich verbreiten

Sie haben Neuigkeiten zu Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten oder Dienstleistungen oder zu einem Event? Sie haben dazu eine Pressemitteilung verfasst und möchten, dass die Medien und die Öffentlichkeit darüber erfahren? Dann kommt es nun auf die optimale Verbreitung an. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Ihre Pressemitteilung erfolgreich veröffentlichen und somit eine möglichst hohe Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit bei Ihren Zielgruppen erreichen.

Inhalt

Warum verbreite ich eine Pressemitteilung?

Über welche Kanäle verbreite ich eine Pressemitteilung?

Wann verbreite ich eine Pressemitteilung?

Pressemitteilung mit news aktuell verbreiten

Checkliste Pressemitteilung verbreiten

Warum verbreite ich eine Pressemitteilung?

Nur, wenn Sie klar die Zielsetzung Ihrer Meldung definieren, können Sie entsprechend die relevanten Zielgruppen bestimmen. Deshalb sollten Sie sich vorab die folgenden Fragen stellen und so konkret wie möglich beantworten:

• Was ist das Ziel meiner Pressemitteilung? Will ich Aufmerksamkeit, Reichweite und mehr Bekanntheit, oder den Umsatz unserer Produkte und Services steigern, oder neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf uns aufmerksam machen?
• Wer sind meine Zielgruppen bzw. wer interessiert sich für das Thema? Pressemitteilungen haben immer zwei Zielgruppen: die Medienschaffenden und die Rezipientinnen und Rezipienten der Medien. Je genauer Sie Ihre Zielgruppen definieren, desto zielgruppengerechter können Sie Ihre Pressemitteilung verfassen und desto maßgeschneiderter Ihren Presseverteiler erstellen.
• Ist der Anlass bzw. das Thema auch wirklich relevant für die Medien? Erfüllt es mindestens einen der Nachrichtenfaktoren?

Können Sie die letzte Frage mit "ja" beantworten? Dann ist schonmal die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Verbreitung Ihrer Pressemitteilung an die Zielgruppe "Medien" erfüllt. Darüber hinaus sollte sich Ihre Meldung unbedingt an den üblichen Aufbau und Sprachstil einer Pressemitteilung halten, um von den Journalistinnen und Journalisten wahrgenommen zu werden.

Über welche Kanäle verbreite ich eine Pressemitteilung?

Sind Ziel sowie Zielgruppen und Inhalt Ihrer Meldung geklärt und der Text nach den journalistischen Anforderungen verfasst, geht es an die Verbreitung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Wege der Distribution, die wir im Folgenden genauer erklären.

E-Mail-Verteiler und Verbreitung via E-Mail

Einer der gängigsten Verbreitungswege ist nach wie vor die E-Mail. Für den Versand der Pressemitteilung achten Sie unbedingt darauf, einen möglichst maßgeschneiderten und aktuellen Verteiler zu erstellen. Senden Sie Ihre Meldung nicht ziellos an möglichst viele Empfängerinnen und Empfänger. Zu oft versendete irrelevante Inhalte können dazu führen, dass die Journalisten und Journalistinnen Ihre Meldungen irgendwann ignorieren, und zwar auch dann, wenn sie tatsächlich mal relevant für sie wären. Überprüfen Sie deshalb vor jeder Verbreitung, ob die Verteilerkontakte wirklich für die jeweilige Meldungsthematik relevant sind.

Beim Versand Ihrer Pressemitteilung via E-Mail sollten Sie die folgenden Regeln beachten:

1. Formulieren Sie eine Betreffzeile, aus der sofort klar wird, wer spricht und um was es geht, im Idealfall beantwortet die Headline Ihrer Pressemitteilung die Wer- und Was-Frage der sogenannten W-Fragen. Auf den Vorsatz "Pressemitteilung" können Sie verzichten, denn es verlängert die Headline bzw. den Mail-Betreff nur unnötig.
2. Nutzen Sie bei Ihnen bekannten Journalistinnen und Journalisten eine personalisierte Anrede, ansonsten verzichten Sie auf die Anrede.
3. Machen Sie es Ihren Empfängerinnen und Empfängern so leicht wie möglich: Kopieren Sie den kompletten Text der Pressemitteilung in die E-Mail. Das macht es ihnen leichter, mit dem Textmaterial via Copy&Paste weiterzuarbeiten.
4. Wenig Attachments: Hängen Sie keine offenen Dateien wie Word oder Excel an, denn diese werden aufgrund ihrer Anfälligkeit von Viren ungern geöffnet, insbesondere, wenn sie von unbekannter Stelle kommen. Wenn überhaupt, hängen Sie nur sinnvolles, weiterführendes Material, etwa Bild- oder Grafik-Dateien, an. Achten Sie darauf, dass diese nicht zu groß sind, manche Postfächer sperren E-Mails schon bei Größen ab 10 MB.
5. Optimalerweise verzichten Sie vollständig auf Anhänge und verlinken stattdessen auf eine externe Download-Seite (z.B. Ihren eigenen Presse-Newsroom-Bereich auf der Website).
6. Falls Sie keine personalisierte E-Mail erstellen, setzen Sie unbedingt alle Empfängerinnen und Empfänger ins BCC-Feld
7. Fordern Sie keine Lesebestätigung an, damit nötigen Sie die Empfängerinnen bzw. Empfänger zum Wegklicken.
8. Vergessen Sie nicht am Ende der Mail Ihre Signatur mit vollständigen, personalisierten Kontaktdaten.

Eigene Webseite

Zusätzlich zur Verbreitung an die Medien empfiehlt es sich, die Pressemitteilung auch auf den eigenen Kanälen zu veröffentlichen. Stellen Sie Ihre Meldungen auf die Unternehmenswebseite, am besten übersichtlich strukturiert in einem eigenen Presse- oder Newsbereich. Bei vielen Meldungen ist eine Such-Funktion sehr hilfreich.

Damit die Journalistinnen und Journalisten den Pressebereich schnell finden, platzieren Sie den Menüpunkt "Presse" oder "News" am besten direkt im Hauptmenü, damit er sofort auffindbar ist, alternativ ist es auch üblich, ihn im Footer der Webseite hervorzuheben.

Auch innerhalb des Pressebereichs machen Sie es den Journalistinnen und Journalisten so einfach wie möglich: Sie sollten auf einen Blick sämtliche relevanten Informationen finden, also nicht nur Pressemitteilungen, sondern auch anderes medienrelevantes Material wie etwa Fotos, Videos oder Fact Sheets und die verantwortlichen Kommunikationsansprechpartner mit ihren individuellen Kontaktdaten. Geben Sie interessierten Medienschaffenden darüber hinaus die Möglichkeit, sich selbst in einen Presseverteiler einzutragen.

Vermeiden sollten Sie hingegen Registrier- bzw. Login-Schranken im Pressebereich Ihrer Webseite, das führt in vielen Fällen zum vorzeitigen Absprung der Journalistinnen und Journalisten.

Optimalerweise bieten Sie für jede Pressemitteilung auch direkt diverse Weiterverarbeitungsmöglichkeiten an: etwa PDF-Downloads, Weiterleitung als E-Mail oder Sharing-Möglichkeiten für Social Media.

Social-Media-Kanäle

Auch Sie selbst sollten Ihre Pressemitteilung über Ihre eigenen Social-Media-Kanäle verbreiten, denn in den sozialen Netzwerken erreichen Sie nicht nur Ihre Kundschaft oder Potenziale, sondern auch viele Medienschaffende und andere Multiplikatoren. Wenn Ihr Post von reichweitenstarken Journalistinnen oder Journalisten geteilt wird, kann das die Glaubwürdigkeit Ihres Contents erhöhen und Sie erhalten über Social möglicherweise noch mehr Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit als über eine Verbreitung in den klassischen Medien.

Achten Sie aber unbedingt darauf, dass Sie Ihr Thema zielgruppengerecht und kanalspezifisch anteasern und nicht Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter oder TikTok über einen Kamm scheren.

Presseportale

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Pressemitteilung zu verbreiten, ist die Platzierung in Presseportalen. Dort können Sie, teilweise kostenfrei, Ihre Meldungen veröffentlichen. Medienschaffende, aber auch alle interessierte Personen, können auf den Portalen - meist nach bestimmten Suchkriterien - Pressemeldungen lesen. Presseportale gibt in unterschiedlichen Professionalisierungsgraden, einige sind branchenspezifisch aufgestellt, andere wiederum haben eine allgemeine thematische Ausrichtung. Presseportale bieten somit eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre Reichweite im Netz zu steigern. Je nach Portal variiert diese natürlich sehr stark. Eines der reichweitenstärksten Portale in Deutschland ist das Presseportal von news aktuell mit rund 15 Mio Visits im Monat. Warum Ihre Pressemitteilungen auf dem Presseportal von news aktuell langfristig reichweitenstark performen, erklären wir im Kapitel "Pressemitteilung mit news aktuell verbreiten".

Native Advertising

Bei einer herkömmlichen Verbreitung Ihrer Pressemitteilung an Medien entscheiden Journalistinnen und Journalisten, ob Ihre Mitteilung in der Berichterstattung aufgenommen wird, oder eben auch nicht. Eine garantierte Veröffentlichung im redaktionellen Umfeld bieten hingegen sogenannte Native Ads. Das sind als Anzeige gekennzeichnete Inhalte, die an Design, Stil und Inhalten des jeweiligen Mediums angepasst sind.

Optimalerweise ergänzen Native Als den traditionellen Versand einer Pressemitteilung, denn der Wert und das Vertrauen in unabhängige Berichterstattung lässt sich durch Anzeigen nicht ersetzen. Aber gerade die Kombination beider Formate bietet Potenzial für langfristige Reichweite und Sichtbarkeit. Wie Sie diese Format am besten für Ihre Kommunikationsarbeit nutzen können, lesen Sie in diesem Blogbeitrag zu Native Advertising.

Wann verbreite ich eine Pressemitteilung?

Gibt es den richtigen Zeitpunkt für die Verbreitung Ihrer Pressemitteilung? Nein, aber es gibt besseres und schlechteres Timing. Eine große Rolle spielt der Faktor Aktualität. Achten Sie darauf, dass Sie die Pressemitteilung zu Ihrem Kommunikationsanlass möglichst zeitnah verbreiten, damit der Nachrichtenfaktor „Aktualität“ für die Medien gegeben ist. Geben Sie den Redaktionen genügend Vorlauf für die gewünschte Berichterstattung. Wenn Sie z.B. über eine geplante Veranstaltung berichten, sollten Sie die Pressemitteilung einige Tage bis Wochen vor dem Event an die Medien schicken, damit sie genügend Zeit haben, sie in ihre Themenplanung einzubeziehen. Denken Sie beim Timing dabei unbedingt die Redaktionsschlüsse und Erscheinungstermine Ihrer wichtigsten Medien mit.

Pressemitteilungen, die zu aktuellen Themen Bezug nehmen oder aktuelle Trends aufgreifen, haben zudem mehr Chancen, von den Redaktionen wahrgenommen zu werden. Denn wird bereits über ein bestimmtes Thema berichtet, interessieren sich Redaktionen und andere potenzielle Zielgruppen verstärkt für alles rund um dieses Feld. Um herauszufinden, welche Themen heute, morgen oder übernächste Woche wichtig werden, sollte jeder Kommunikationsprofi daher optimalerweise täglich die Medienlandschaft scannen, aber auch Social-Media-Kanäle der wichtigsten Player im eigenen Branchenumfeld im Blick haben.

Außerdem empfiehlt es sich, die Themenpläne der Key-Medien zu prüfen. Viele Redaktionen planen schon ein Jahr im Voraus feste Themenspecials zu bestimmten Zeiten, die über die sogenannten Mediadaten bekannt gegeben werden. Die Mediadaten stehen meist auf den Webseiten der Verlage als PDFs zur Verfügung, alternativ kann man sie am besten über die jeweilige Anzeigenabteilung nachfragen.

Den einen perfekten Wochentag oder die eine perfekte Uhrzeit für die Verbreitung von Pressemitteilungen gibt es nicht, wenn überhaupt, günstigere und weniger günstigere Versand-Zeitpunkte. Statistisch gesehen werden die meisten Pressemitteilungen zwischen Dienstag und Donnerstag verbreitet. Das mag durchaus sinnvoll sein, denn am Anfang der Woche sind viele Redaktionen zeitlich in organisatorische Themen eingebunden, am Ende der Woche möglicherweise schon halb im Wochenende.

Generell sind die frühen Vormittagsstunden besser geeignet als der spätere Nachmittag oder Abend. Nach 10 Uhr sind viele Redaktionen bereits in Konferenzen oder planen die Themen des Tages. Für Radiosender und Online-Medien sind die frühen Morgenstunden (3-7 Uhr) am günstigsten, für Finanz- und Wirtschaftsberichterstattung die Verbreitung vor Börsenbeginn (7-9 Uhr). Weniger zeitkritische Meldungen können zudem auch in Mittagspausen, an Sonntagen oder in den Ferienzeiten verbreitet werden, wenn aktuelles Material seltener ist. Und es muss auch nicht immer zur vollen Stunde sein.

Pressemitteilung mit news aktuell verbreiten

Nicht nur der Aufbau eines für die Verbreitung benötigten Presseverteilers ist sehr zeit- und ressourcenintensiv, auch die Pflege und Aktualisierung der Pressekontakte kostet viel Arbeit. Daher bietet es sich an, auf externe Dienstleister zurückzugreifen. Die Datenbank und PR-Software zimpel von news aktuell beinhaltet über 612.000 weltweite Datensätze von Kontakten, die von einem Rechercheteam laufend aktualisiert, verifiziert und für die Kommunikation freigegeben werden. In zimpel lassen sich unkompliziert maßgeschneiderte Verteiler erstellen.

Mit dem integriertem Mailingtool verbreiten Sie Ihre Pressemitteilungen in nur wenigen Schritten. Über den HTML-Editor können Sie Ihr Mailing-Layout individuell an Ihre Corporate Identity anpassen. Außerdem stehen Ihnen eine Reihe weiterer Mailing-Features zur Verfügung, z.B. Verlinkung, Datei-Uploads, CTA-Buttons, individualisierte Ansprache, Versandplanung und Mailing-Historie. Nach jedem Versand erhalten Sie einen Versandreport, der über Zustellquoten und Öffnungsraten Auskunft gibt. Optional können Sie Ihre Verteiler natürlich auch in sämtliche gängigen Exportformate exportieren und über Ihre eigenen Mailingtools weiterverarbeiten.

Wenn Ihr Anlass bzw. Ihr Thema für eine breite Öffentlichkeit relevant ist, empfiehlt es sich auch, auf externe Dienstleister zurückzugreifen. Der Vorteil: Da über die Netzwerke professioneller Anbieter unterschiedlichste Ausspielkanäle beliefert werden, erzielen Sie eine sehr hohe Reichweite und Sichtbarkeit. Das Verbreitungsnetzwerk ots von news aktuell spielt Ihre Pressemitteilung via dpa-Ticker direkt in die passenden Ressorts der Redaktionen und veröffentlicht sie zusätzlich in Ihrem eigenen Newsroom auf Presseportal.de. Da das Presseportal von news aktuell zu den reichweitenstärksten PR-Portalen Deutschlands gehört, erhält Ihre Meldung noch mehr Traffic, eine höhere Auffindbarkeit bei Google und damit noch mehr Sichtbarkeit.

Checkliste Pressemitteilung verbreiten

1. Vorarbeit ist das A und O: Klären Sie vor Verfassen einer Pressemitteilung immer, welche Ziele Sie mit der Pressemitteilung verfolgen, wer Ihre genauen Zielgruppen für die Meldung sind und ob sie die Nachrichtenfaktoren erfüllt.
2. Verbreiten Sie Ihre Pressemitteilung so zielgerichtet wie möglich, achten Sie auf maßgeschneiderte und aktuelle Verteiler.
3. Bei der Verbreitung via E-Mail achten Sie auf eine prägnante und kurze Betreffzeile, kopieren Sie den vollständigen Text in die E-Mail, verzichten Sie auf Anhänge und nutzen stattdessen Verlinkungen zu externen Downloadmöglichkeiten von Multimedia-Begleitmaterial. Stellen Sie unter dem Text Kontaktdaten für Rückfragen zur Verfügung.
4. Veröffentlichen Sie Ihre Pressemitteilung auch im Pressebereich Ihrer Website und auf Ihren Social-Media-Kanälen.
5. Generieren Sie noch mehr Reichweite, indem Sie Presseportale und Native Advertising mitdenken.
6. Achten Sie auf das richtige Timing bei der Verbreitung: Kennen Sie die Redaktionsschlüsse und Erscheinungstermine Ihrer wichtigsten Key-Medien.

Autorin: Beatrix Ta

Dieser Beitrag ist ein Original-Post aus dem news aktuell Blog: https://www.newsaktuell.de/blog/pressemitteilungen-erfolgreich-verbreiten/

Im news aktuell-Blog dreht sich alles um die Themen, die uns in der Kommunikationsbranche bewegen: Kommunikation, Pressearbeit sowie aktuelle Trends und Insights zu PR, Journalismus und Medien. In Best Practices und How-Tos teilen unsere Expertinnen und Experten ihr Wissen rund um den Arbeitsalltag von PR-Profis und geben ganz praktische Tipps, wie man alle relevanten Zielgruppen erreicht und maximale Reichweite und Sichtbarkeit erzielt.