Zeitliche Entlastung bei höherer Produktivität - Michael Wohlfart erklärt, wie Steuerkanzleien effizienter werden
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Speyer (ots)
Als Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH unterstützen Michael Wohlfart und Bastian Schoder Steuerkanzleien dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Indem sie gezielt die Abläufe sowie den Mandantenstamm unter die Lupe nehmen und Anpassungen vornehmen, sorgen sie dafür, dass weniger Zeit verloren geht und Kanzleimitarbeiter effektiv entlastet werden. Hier erfahren Sie, welche Maßnahmen für eine maximale Effizienz vonnöten sind.
Die Leistungen von Steuerkanzleien sind aktuell so gefragt wie selten zuvor. Viele Kanzleien sind jedoch hoffnungslos überlastet und kommen schon mit den Anliegen ihrer bestehenden Mandanten kaum noch hinterher. An neue Mandate ist deshalb nicht einmal zu denken, wenn keine zusätzlichen Kapazitäten geschaffen werden. Die Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH, Michael Wohlfart und Bastian Schoder, sind jedoch der Ansicht, dass es sich dabei nicht nur um ein Personalproblem handelt - sondern vor allem um eines der Effizienz. "Gezielte Optimierung ist in Kanzleien in verschiedenen Bereichen möglich: bei der Mandantenstruktur, im Onboarding wie auch bei den internen Prozessen", sagt Michael Wohlfart. "Es besteht also Potenzial für eine erhebliche Zeitersparnis bei gleichbleibender oder sogar höherer Produktivität." Um dieses Potenzial zu realisieren und die Performance nachhaltig zu steigern, rät er Kanzleien dazu, Strukturen und Prozesse zu standardisieren und Fachkräfte gezielt zu entlasten. Im Folgenden gibt er fünf Tipps, wie Steuerkanzleien merkbar effizienter arbeiten.
1. Mandantenstruktur optimieren
Schätzungsweise sind 20 Prozent der Mandanten in den meisten Kanzleien für 80 Prozent des Ärgers verantwortlich: Sie halten sich nicht an Absprachen, reichen wichtige Dokumente verspätet oder erst nach Aufforderung ein oder passen schlichtweg fachlich nicht in den Mandantenstamm. Dies stresst nicht nur Mitarbeiter, sondern bremst auch alle weiteren Arbeitsabläufe aus.
Kanzleien müssen sich also unausweichlich damit abfinden, es nicht jedem recht machen zu können. Stattdessen gilt es, den eigenen Mandantenstamm explizit zu analysieren, mögliche Störquellen zu identifizieren und sich von unpassenden Mandanten zu trennen. So werden Störfaktoren zielgerichtet entfernt, was nicht nur den Stress innerhalb der Kanzlei reduziert, sondern auch für zufriedene Mitarbeiter sorgt. Darüber hinaus werden so schnellere Bearbeitungszeiten möglich, was die Effizienz der Kanzlei messbar erhöht.
2. Aufgaben effektiv delegieren
Großes Optimierungspotenzial verbirgt sich auch in Aufgaben, die nur wenig Fachwissen erfordern. Diese werden oft noch von Steuerfachkräften ausgeführt, was sie bindet und zu hohen Opportunitätskosten führt. Um Steuerfachkräfte für fachlich anspruchsvollere Aufgabenbereiche zu befreien, könnten zum Beispiel vorbereitende Tätigkeiten wie das Organisieren von Dokumenten an Bürokaufleute delegiert werden. Es gilt demnach, diese leicht erlernbaren oder fachfremden Aufgaben zu identifizieren und an geeignetes Personal auszulagern.
3. Einheitliche Prozesse schaffen und einfordern
Oftmals geht in Kanzleien viel Zeit verloren, weil Mitarbeiter bei Unklarheiten improvisieren müssen. Werden hingegen verbindliche Standards für die Bearbeitung gängiger Aufgaben geschaffen, sorgt dies bereits für höhere Effizienz. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass Mitarbeiter Aufgaben eines erkrankten oder beurlaubten Kollegen möglichst reibungslos übernehmen können. Dies ist im letzteren Fall zum Beispiel mithilfe eindeutiger Übergaberegelungen und dazugehöriger Checklisten möglich.
In den externen Abläufen und in der Zusammenarbeit mit Mandanten sollte ebenso auf Standards bestanden werden, um Komplikationen zu vermeiden und den Überblick zu behalten. So sollten unbedingt einheitliche Schnittstellen geschaffen und die Mandanten auf die korrekten Kanäle für ihre Anliegen hingewiesen werden.
4. Mitarbeiter proaktiv beschulen, anstatt auf Rückfragen zu warten
Da sich sowohl das Steuerrecht als auch die internen Prozesse im ständigen Wandel befinden, ist es außerdem von tragender Bedeutung, alle Beschäftigten auf dem aktuellen Wissensstand zu halten. Dies gelingt am besten, indem systematische Prozesse für die Beschulung von Mitarbeitern und eine digitale Wissensbasis geschaffen werden. Beispielsweise können häufige Fragen oder wichtige Neuerungen in Schulungsvideos behandelt werden.
Als zentrale Anlaufstelle dafür ist eine kanzleieigene Lernplattform bestens geeignet. Diese bietet zudem den Vorteil, dass Mitarbeiter auch während der Einarbeitungsphase erheblich besser betreut werden können. So könnten Musterfälle und andere Übungsaufgaben ihnen dabei helfen, sich praxisnah die nötigen Kompetenzen zu erschließen.
5. Mandanten über Neuerungen und Sonderthemen informieren
Stehen wichtige Neuerungen - wie aktuell die Inflationsausgleichsprämie oder die Grundsteuerreform - an, informieren viele Steuerkanzleien ihre Mandanten zu spät oder gar nicht darüber, was dies konkret für sie bedeutet. Im schlimmsten Falle büßen sie dadurch Vertrauen ein, während Rückfragen zu offiziellen Informationen und zeitintensive Einzelgespräche fast schon vorprogrammiert sind.
Eine mögliche Lösung bieten beispielsweise Live-Webinare, die im Nachgang zusätzlich auch als Aufzeichnung bereitgestellt werden können. Indem Informationen an ganze Gruppen von Mandanten ausgespielt werden, können offene Fragen im Plenum geklärt werden. Auf diese Weise müssen Informationen nur einmal wiederholt werden - dutzende Beratungsstunden können so auf ein Minimum reduziert werden. Alternativ oder zusätzlich dazu könnten die relevanten Informationen und Antworten auf häufige Fragen auch in kurzen Infovideos zusammengefasst werden. Diese können den Mandanten anschließend entweder auf Nachfrage oder über eine Plattform mit Mitgliederbereich zugespielt werden, sodass mehr Zeit für individuelle Fragen und Anliegen frei wird.
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Pressekontakt:
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Ruben Schäfer
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