Büroorganisation: Sichere Buchführungsprozesse
DATEV-Lösungen für die Online-Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Nürnberg (ots)
Die Nürnberger DATEV eG bietet für Unternehmen ein modular aufgebautes System von Online-Anwendungen rund um das Belegwesen an.
Mittelpunkt ist dabei der "Arbeitsplatz online" in dem alle Programmkomponenten zusammengefasst sind, die den Unternehmer bei seinen täglichen Geschäftsvorgängen unterstützen. Darunter finden sich Anwendungen zur Belegverwaltung, zur Kassen- und Rechnungsbuchführung, zur Lohndatenerfassung sowie zur Anzeige der Buchführungs- und Lohnauswertungen. Zudem optimiert das Gesamtsystem das Zusammenspiel mit der Steuerberatungskanzlei, die für ihre Aufgaben auf die erfassten Daten zugreifen kann.
Über den "Arbeitsplatz online" lassen sich die Buchführungsdaten mit dem Steuerberater austauschen, ohne dass ein Papierbeleg das Unternehmen verlassen muss. Damit entfallen beispielsweise Rückfragen nach Belegen, die gerade zum Buchen in der Steuerberatungskanzlei sind. Umgekehrt kann die Kanzlei dem Unternehmer diverse Auswertungen wie die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Summen- und Saldenliste, oder die Offene-Posten-Liste im Arbeitsplatz online elektronisch bereitstellen. Die Aufstellungen geben ihm einen aktuellen Überblick über seine Erlössituation sowie über Vermögens- und Schuldverhältnisse.
Gebündelte Anwendungsvielfalt
Wichtig für die Aktualität dieser Auswertungen ist eine zeitnahe - tägliche oder wöchentliche - Bereitstellung der Buchführungsbelege. Auf dem herkömmlichen Papierweg ist dies nur schwer zu realisieren. Mit der Anwendung "Belegverwaltung online" lassen sich die Belege per Fax oder Scanner digitalisieren und im DATEV-Rechenzentrum ablegen. Ergänzend kann auf Basis der gespeicherten Belegbilder ein Rechnungseingangs- oder Rechnungsausgangsbuch geführt werden, das als Grundlage für die Finanzbuchführung dient. Dabei wird gleichzeitig ein verschlagwortetes Belegarchiv erzeugt, in dem sich Belege später rasch über Suchkriterien wie Betrag, Datum, Geschäftspartner oder Leistung im System wiederfinden lassen.
Analog verläuft die Kassenbuchführung mit dem Modul "Kassenbuch online". Bereits während der Erfassung überprüft die Internet-Anwendung die Eingaben (Kassenminus, Chronologie). Über die Komponente "Rechnungsschreibung online" lassen sich Rechnungen und Gutschriften schnell und einfach anfertigen. Das Rechnungsausgangsbuch wird parallel in einer weiteren Anwendung automatisch erzeugt.
Durchgängiger Datenfluss bis hin zur Zahlung
Genauso einfach lassen sich Zahlungen im "Arbeitsplatz online" aus den Rechnungsbüchern generieren. Im Menüpunkt "Rechnungen bezahlen" erstellt das System per Mausklick Überweisungen und Lastschriften. Diese werden mittels der Anwendung "Zahlungsverkehr online" über das DATEV-Rechenzentrum an die Bank übertragen. Dies vermeidet eine doppelte Erfassung der Daten und minimiert somit Arbeitsaufwand und mögliche Fehler.
Informationen über alle Unternehmenskonten, die im DATEV-Rechenzentrum gespeichert sind, bietet das Modul "Bankinfo online". Es gibt dem Unternehmer auf einer Internet-Seite Überblick über seine Bankkonten, auch wenn diese bei unterschiedlichen Instituten geführt werden. Zudem werden die Bankkontoumsätze im Rechenzentrum der DATEV sicher archiviert.
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